غیر منافع بخش اداروں کو مختلف حصول داروں کی طرف سے جانچ پڑتال کے تحت آتے ہیں کیونکہ خیراتی عطیات پر انحصار کی وجہ سے یا ان کے ٹیکس سے مستثنی حیثیت ہے. اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ جب آپ میڈیا، ڈونرز، داخلی آمدنی کی خدمت یا دیگر دلچسپی رکھنے والے مراکز کی نظر ثانی کرتے ہیں تو، آپ کی خریداری کی پالیسیوں کو منسلک کیا جاسکتا ہے، خریداری کی پالیسیوں کو تخلیق کرنا، جو دلچسپی یا شفافیت کی کمی کے کسی ممکنہ تنازعہ سے بچنے کے لۓ ضروری ہے.
ایک سے زیادہ بولڈ
کچھ غیر منافع بخشوں کی ضرورت ہوتی ہے کہ کسی مخصوص ڈالر کی سطح سے اوپر خریداری صرف بولی کے لئے رکھی جاسکتی ہے، اس تنظیم کے ساتھ مختلف کاروباری اداروں کے لئے ایک سے زیادہ بولی وصول ہوتی ہے. یہ اس موقع کو کم کرنے میں مدد ملتی ہے کہ خریداری ایجنٹ، ڈیپارٹمنٹ سر یا ایگزیکٹو ڈائریکٹر کسی دوست، خاندان کے رکن یا کاروباری ایسوسی ایشن کو کسی معاہدے کا اعزاز حاصل کرسکتا ہے جو ذاتی انعام یا باہر سے رشوت پیش کرتا ہے. یہ ایک طویل عرصے سے سپلائر کو ہر سال بڑھانے یا خدمات کو کم کرنے سے روکتا ہے کیونکہ یہ جانتا ہے کہ اس کا کوئی مقابلہ نہیں ہے.
کم بولی بمقابلہ بہترین بولی
آپ کی خریداری کی پالیسی کی ضرورت ہوتی ہے کہ آپ کا ادارہ منصوبوں، خدمات یا سامان پر کم سے کم بولی لگائے، یا آپ کو بہترین بولی لینے کی اجازت دی جائے. ممکنہ بولی ممکن نہیں سب سے سستا ہے، لیکن یہ تنظیم کو بہتر قدر فراہم کرسکتا ہے. مثال کے طور پر، ایک کھیلوں کی مارکیٹنگ فرم کسی بھی فرم کے مقابلے میں کم فیس کے لئے ایک صدقہ کی 10 کلومیٹر سڑک کی دوڑ چلانے کی پیشکش کرسکتا ہے، لیکن اعلی بولڈر ہو سکتا ہے کہ وہ سڑکوں پر چلیں اور زیادہ سے زیادہ تجربات ہوسکتے ہیں اور زیادہ سے زیادہ رابطے حاصل کریں جو اسپانسر شپ خریدیں. کچھ معاملات میں، غیر منافع بخش ایک معاہدے کی اجازت دیتا ہے کہ معاہدے کو سب سے کم بولیڈر کے علاوہ کسی کاروبار میں جانے کی اجازت دی جاسکتی ہے جب تک معاہدہ سب سے کم بولی کی ایک مخصوص فی صد اور خریداری ایجنٹ، محکمہ کے سربراہ یا انتظامیہ کی وجہ سے سب سے کم بولی کا سبب بن سکتا ہے. بہترین بولی نہیں ہے.
پروپوزل کی گذارش
آپ کی خریداری کی پالیسی کے ایک حصے کے طور پر، ایک مخصوص ڈالر کی رقم کے مقابلے میں پراجیکٹ، خدمات یا سامان کے بڑے پیمانے پر پیشکشوں کے لئے ایک درخواست بنائیں اور جاری کریں. ایک آر ایف پی ایک معیاری طریقہ کار کاروبار ہے جس کا استعمال یہ ہے کہ ممکنہ بلڈرز کو ایک معاہدے کے لئے اسی مقصد کی ضروریات سے گفتگو. RFPs غیر منافع بخشیوں سے مدد کرتا ہے کہ سیبوں سے سیب مقابلے میں موازنہ کریں.
مفادات کا تصادم
اطمینان پسند، یا اطمینان پسند کی ظاہری شکل کو روکنے کے لئے، اپنے بورڈ کے اراکین اور مینجمنٹ کے عملے سے پوچھیں اگر ان کے پاس کوئی دوست، خاندان کے ممبران یا کاروباری شراکت دار ہیں جو آپ کی خریداری یا سامان فروخت کرتے ہیں. بہت سے غیر منافع بخش تنظیمیں ایسی پالیسییں ہیں جو تنظیم کو کمپنیوں کے ساتھ کاروباری طور پر منتقل کرنے سے روکنے کے لئے منعقد کرتی ہیں جو اہم حصول داروں کے قریبی تعلقات رکھتے ہیں. بڑے معاہدوں کی منظوری دینے سے پہلے، ممکنہ کاروباری شراکت داروں کے ناموں کو اپنے کلیدی حصول داروں کے ساتھ اشتراک کریں تاکہ اس بات کا یقین کرلیں کہ اگر ان میں سے کسی کو تنازعہ ہے.
شفافیت
چونکہ غیر منافع بخش منافع دیگر کمپنیوں کے منافع میں نہیں ہیں کیونکہ وہ کاروباری معلومات عوام کے ساتھ ظاہر کرنے کے لئے آزادی میں زیادہ ہیں. اپنی خریداری کی پالیسی کو آسانی سے اپنی ویب سائٹ پر عوام کے لئے دستیاب بنائیں. خزانچی کی اپنی رپورٹ میں بورڈ کے اجلاسوں میں ڈائریکٹروں کو دی گئی رپورٹ میں بڑی خریداری کے بارے میں معلومات شامل کریں.
استحکام
آپ کاروباری اداروں کو ترجیح دیتے ہیں جو "سبز" کاروباری طریقوں کا استعمال کرتے ہیں. اس میں کمپنیاں شامل ہیں جن میں عام طور پر بیان کیا گیا ہے اور توانائی اور پانی کے استعمال، ری سائیکل، استعمال نامیاتی اور غیر زہریلا مواد استعمال کرنے یا پیکیجنگ کو کم کرنے کے قابل مظاہرہ کرنے کے قابل مظاہرے ہیں.
