بہت سارے کاروباری ادارے جو ان کی کتابوں میں نقد پر مبنی لے جانے والے اکاؤنٹس کے قابل نہیں ہیں. یہ اس بات کا اندازہ ہے کہ گاہکوں نے فرم کو مسترد کیا اور عام طور پر آمدنی کے بیان میں آمدنی کے طور پر تسلیم کیا جاتا ہے. یہ عمل چیلنج ہوسکتا ہے، اور اکثر پیسہ ملتا ہے کہ کسٹمر اکاؤنٹ میں آسانی سے لاگو نہیں کیا جا سکتا. اس علاقے میں طریقوں کو اس کام کو زیادہ سنجیدگی سے کم اور کم وقت لگانے کے لئے تکنیکوں کی وضاحت کی جاتی ہے.
طریقہ کار 1: جمع فنڈز
تمام چیکوں اور نقد کو جمع کرتے ہیں، یہاں تک کہ اگر وہ صارفین کو اکاؤنٹس وصول کرنے والے نظام میں نشاندہی نہیں کر سکیں. فوری طور پر کریڈٹ کارڈ کی ادائیگی بھی کریں. آپ کو صورتحال کی دستاویز کے لئے نامعلوم چیک سے متعلق ڈپازٹ پرچی میں ایک نوٹ بنا سکتا ہے. ڈپازٹ سلپس کی کاپیاں عام طور پر آن لائن دستیاب ہیں، لیکن جمع اشیاء نہیں ہیں. اشیاء کی کاپیاں بناؤ جو ابھی تک شناخت نہیں کی جاسکتی ہے اور رسید کی تاریخ کی طرف سے انہیں فائل دیتی ہے.
طریقہ کار 2: ریسرچ
سب سے قدیم اشیاء کے ساتھ فائل اٹھاو اور ان سب سے پہلے کام کریں. نظام میں اسی طرح کے نام تلاش کرنے کی کوشش کریں؛ کسٹمر کا نام غلط ہوسکتا ہے. آپ تمام کھلی انوائس تلاش کرسکتے ہیں جو ادائیگی کی رقم یا ادائیگی کے بارے میں ایک خاص تفصیلات سے ملتی ہے. کچھ اکاؤنٹنگ محکموں نے نامعلوم نامعلوم اشیاء پر فائلیں ہیں جو حل کردیئے گئے ہیں تاکہ اگر آپ ایک ہی گاہک سے کسی دوسری چیک وصول کریں تو، آپ کو شناخت کے مسائل کے ساتھ اپنا وقت ضائع کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
طریقہ کار 3: سیلز ڈپارٹمنٹ سے رابطہ کریں
سیلز ڈیپارٹمنٹ کے ملازمین سے رابطہ کریں اور ادائیگی کے بارے میں پوچھتے ہیں جو نظام میں مل کر نہیں ملسکیں. چونکہ وصول کنندگان سیلز کے شعبے کے ساتھ پیدا ہوتے ہیں، فروخت کنندہ لوگ فروخت کرنے کے قابل ہیں اور آپ کو کچھ مفید معلومات فراہم کرنے کے قابل ہوسکتے ہیں.پیسہ فروخت پر ایک نیچے ادائیگی کے لئے ہوسکتا ہے، ابھی تک تسلیم نہیں کیا جاسکتا ہے، اور اگر یہ معاملہ ہے، تو سیلز ڈیپارٹمنٹ سسٹم میں وصول کرنے کی ضرورت ہے. اگر آپ کو معلوم ہوتا ہے کہ فروخت کے شعبے سے منسلک فروخت کے لئے اس فنڈز موصول ہوئی تھیں تو، ڈیپارٹمنٹ ملوث اور اکاؤنٹنگ مینیجر کو مطلع کریں.
طریقہ کار 4: مخصوص اکاؤنٹ
غیر مخصوص شدہ رسید کے لئے استعمال کرنے کے لئے ایک مخصوص عمومی لیجر اکاؤنٹ بنائیں. یہ اکاؤنٹ اکثر کریڈٹ توازن کے ساتھ ذمہ داری کے طور پر پیدا ہوتا ہے. جب آپ نامعلوم نامعلوم ادائیگی وصول کرتے ہیں تو، آپ کو نقد اور کریڈٹ نامعلوم نامعلوم وصول کرنے والے اکاؤنٹ میں ڈیبٹ کرتے ہیں. ایک بار جب آپ پیسے کسٹمر کو پیسہ دینے کے لئے شناخت کرتے ہیں تو، آپ جرنل اندراج کو ریورس کر سکتے ہیں اور رسید قابل ماڈیول میں ڈیٹا درج کرسکتے ہیں. متبادل طور پر، آپ کریڈٹ میمو کو قابل قبول کریڈٹ کریڈٹ اور ذمہ داری کو ختم کرنے کے لۓ استعمال کرسکتے ہیں.
طریقہ کار 5: کسٹمر سے رابطہ کریں
اگر ایک وصول کنندہ قابل فروخت سیلز کے اندر نہیں پایا جاتا ہے، اگلے قدم گاہک سے رابطہ کرنا اور فروخت کے بارے میں تفصیلات حاصل کرنے کی کوشش کرنا ہے. کبھی کبھی ایک چھوٹا سا بزنس مالک اس کے اپنے نام کو فروخت کے لئے استعمال کرسکتا ہے لیکن کاروباری چیک کے ساتھ ادا کرتا ہے، جو کسی اکاؤنٹ سے مل کر نہیں مل سکتا. اگر فون نمبر چیک پر نہیں ہے، تو آپ کو رابطے کی معلومات کو تلاش کرنے کے لئے انٹرنیٹ کا استعمال کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. کسٹمر سے بات کرتے وقت آپ کو ممکن حد تک زیادہ سے زیادہ معلومات دینے کی اجازت دینے کے لۓ چیک یا آپ کے سامنے چیک کی ایک کاپی کرنے کا یقین رکھو.
طریقہ کار 6: نیا وصول کرنے والا
اگر مناسب وقت کے بعد، آپ ابھی بھی آپ کے سسٹم میں کسٹمر کو نہیں ملسکتے، کنٹرولر سے نظام میں نیا وصول کرنے کے لۓ اجازت دیں، صورت حال کے بارے میں ایک نوٹ شامل کریں اور اس نئے اکاؤنٹ کی جانچ پڑتال کریں. چیک کی رقم پر منحصر ہے، مناسب اکاؤنٹ میں فنڈز کو لاگو کرنے کے لئے گھنٹے یا اس سے زیادہ خرچ کرنے کے قابل نہیں ہے. اگر آپ کے پاس بہت سے اشیاء ہیں تو، فروخت کے شعبے کے عملے سے ملاقات کریں تاکہ اس مسئلہ کے پیچھے کیا ہو اور اس کو درست کرنے کی کوشش کریں.
