رسمی بزنس خطوط کسی مخصوص پروٹوکول کی ضرورت ہوتی ہے جس میں کوئی فرق نہیں پڑتا. زیادہ تر معاملات میں، ایک کاروباری خط کافی اور مختصر ہونا چاہئے، عام طور پر ایک صفحے پر موزوں ہونا چاہئے. جب آپ کو واضح، رسمی تحریری طرز کا استعمال کرنا چاہئے، تو کئی صورت حال موجود ہیں جس میں خالی جگہیں استعمال کرتے ہوئے جگہ اور وقت دونوں کو بچانے کے لئے مناسب ہے.
پیش نظارہ اور اعزاز
امید ہے کہ خطے میں سلامتی اور دوسری جگہوں پر دونوں پیش نظارہ اور اعزازات کو مختصر کیا جائے. مثال کے طور پر، "مسٹر جان جان،" کے ساتھ ایک کاروباری خط شروع نہیں کرے گا، "عزیز محترم جان جان." تمام ضمنیات اور اعزازات کے حرفوں کو بھی مختصر طور پر، جیسے "میسر" کے طور پر ایک سے زیادہ مرد وصول کنندگان کے لئے متعدد مرد وصول کنندگان اور "موز" کے لئے.
کمپنی کے نام
خط خط اور دونوں "اندرونی پتہ" کمپنی کے ناموں کو بھیجا جائے گا - جس میں مرسل اور وصول کنندہ کے. کمپنی کا نام کسی بھی حصے کو ختم کرنے کے لئے مناسب نہیں ہوسکتا ہے جب تک کمپنی کے نام کو مختصر طور پر رجسٹرڈ نہیں کیا جائے. مثال کے طور پر، اگر "موٹس، انکارپوریٹڈ" کے طور پر کمپنی رجسٹرڈ ہو تو آپ "انکارپوریٹڈ" کا استعمال کرسکتے ہیں. اندرونی ایڈریس کے بغیر "انکارپوریٹڈ." اسی طرح، "اور" کے لئے "اور" کو تبدیل نہ کریں جب تک کہ یہ کمپنی کے نام کا حصہ نہ ہو.
ایڈریس
ایک لفافے کے سامنے کے برعکس، ریاست کو آپ کے خطوط، ہیڈر یا اندر کے ایڈریس کا حصہ ہونے سے باہر نکالنا چاہئے. مثال کے طور پر، اگر وصول کنندہ کی کمپنی سیئٹل میں ہے، تو اندرونی ایڈریس "سیئٹل، واشنگٹن 98101" پڑھ گی.
عموما استعمال کردہ افادیت
ایک خطوط، جو ایک خط کے اختتامی ہونے کے بعد ایک اضافی بیان ہے، ہمیشہ اس کا نام "پی ایس او" کے ساتھ بیان کیا جاتا ہے. اگر آپ اپنے خط کے ساتھ ساتھ اضافی دستاویزات بھی شامل ہیں تو، ان کو "ملفوظات" لکھ کر دستاویزات کی تعداد، یا اختصاص "Enc." کی طرف سے ان کی نشاندہی کرنے کے قابل ہے. آپ کے دستخط کے نیچے. RSVP ایک قابل قبول اختتام ہے جب آپ وصول کنندہ کو اپنے خط کا جواب دیتے ہیں.
موضوعات اور ٹائپسٹ
ایک کاروباری خط کا موضوع تاریخ کے ذیل میں ظاہر کیا جاسکتا ہے کہ "ریفرنس" کے لئے "دوبارہ" کے ساتھ، اس موضوع کے مختصر بیان کے بعد. اگر کسی اور کے ذریعہ کسی خط پر دستخط کئے جاتے ہیں تو، "مختص" پی ایچ پی " استعمال کیا جا سکتا ہے. مثال کے طور پر، اگر سیکریٹری نے اپنے آجر کے ذریعہ ایک خط لکھا ہے تو، ٹائپ اس خط پر دستخط کرسکتا ہے اور اس کے دستخط کے ساتھ "پی پی." اور اس کے نیچے آجر کا نام شامل کریں. "پی پی." لاطینی جملہ "فی پروپسیڈیم" کے لئے کھڑا ہے. مختصر طور پر "سی سی" روایتی طور پر "کاربن کاپی" کے لئے کھڑا ہے، لیکن اس کا مطلب یہ بھی ہے کہ "پاکی کاپی." کسی بھی صورت میں، یہ اشارہ کرتا ہے کہ ایک خط کا ایک سے زیادہ کاپی بھیجا گیا ہے اور ان لوگوں کو نام دیا جاتا ہے جن کی نقل و اشاعت بھیجا جا چکی ہیں.
