آفس طریقہ کار کو بہتر بنانے کے بارے میں تجاویز

ہم نے تمام افراتفری دفاتروں میں کام کیا ہے - کاغذات اور دیگر سامان اسٹاک میں پھنسے ہوئے ہیں، عملے کو مایوس کر رہے ہیں اور ان کی ذمہ داریوں کے بارے میں یقین نہیں رکھتے ہیں، اور انتظامیہ اس بات سے خوش نہیں ہیں کہ عملے کو کیا کرنا ہے. آپ کیسے دفتر آسانی سے چل سکتے ہیں؟ عملے کی پیروی کرنے کے لئے واضح طریقہ کار ہونے کے بعد سب کچھ اور جگہ میں گرنے میں مدد ملے گی - آپ کو کل وقتی وقت میں ایک صاف دفتر، خوشحالی اور زیادہ محتاج عملہ اور بہتر مینیجرز ملے گا.

آپ کی ضرورت ہو گی

کمپیوٹر
کاغذ
کاپی

پروٹوکول بنائیں

ایک سروے لکھنے اور عملے کے سروے کے ذریعہ واضح طور پر تنظیم کے علاقوں کی تحقیق کریں. عملے سے پوچھیں کہ وہ ان کے بارے میں واضح نہیں ہیں، چاہے وہ ان کی کردار اور ذمہ داری ہے، جو وہ رپورٹ کرتے ہیں، یا کچھ مناسب طریقوں کو مناسب طریقے سے کرتے ہیں.

اس پر مبنی ملازم ہینڈ بک بنائیں جس ملازمین پر وضاحت کی ضرورت ہے. دفتری ماحول کے بارے میں معلومات سمیت معیاری کمپنی کی پالیسیوں میں شامل ہیں. اسٹاف کو جاننے کی ضرورت ہے کہ کاغذات کو بروقت طریقے سے دائر کرنے کی ضرورت ہے، کام چھوڑنے سے پہلے اپنے مکانوں کو سیدھا اور صاف کام کرنے کے لئے اپنا حصہ بنانا.

معیاری آپریٹنگ طریقہ کار بنائیں، یا SOPs. ایس او پی کو لکھا گیا ہدایات ہیں جو وضاحت کرتے ہیں کہ کون، کہاں، کہاں، اور ہر کام کی. ہر کام کے لئے ایک SOP بنائیں جو آپ عملے کو عمل کرنا چاہتے ہیں. اس عمل کے بارے میں خلاصہ پیراگراف شامل کریں، کس طرح یہ کرنے کے بارے میں قدم ہدایات کی طرف سے قدم، اور مزید معلومات کی ضرورت ہے تو وسائل کی ایک فہرست. مستقبل میں ایک تاریخ شامل کریں، 6 سے 12 مہینے دور، جب یہ SOP جائزہ لیں گے اور اپ ڈیٹ کریں گے. اس تنظیم کے شخص کے لئے نام اور رابطے کی تفصیلات شامل کریں جو اس طریقہ کار کے ذمہ دار ہیں - اس طرح عملے کو معلوم ہے کہ مزید معلومات کے لۓ کون سے رابطہ کرنا ہے. ایک نوٹ بکس میں تمام SOP رکھیں اور تمام عملے کو اس تک رسائی حاصل کریں لہذا وہ ایک طریقہ کار نظر آتے ہیں اگر وہ کچھ چیک کرنے کی ضرورت ہے. نئے طریقوں کے لئے نئے SOP لکھیں جس میں پیدا ہو اور انہیں کتاب میں شامل کریں.

ٹرین اسٹاف اور منظم ہو جاؤ

ملازم کے دستی کتاب کو تمام حالیہ ملازمتوں کو جلد ہی ختم ہو جائیں گے اور نو ملازمین کو جب انہیں ملازمت ملے. ملازمت ایسے طریقے سے بہتر بنا سکتے ہیں جو دفتر چلائے جاتے ہیں اگر وہ جانتے ہیں کہ ان کی توقع کیا ہے.

ملازمین کو تربیت دینے والے تمام سوپوں پر تربیت دیں. اس عملے کا فرد ہے جو طریقہ کار ٹرین دوسرے اسٹاف کے ایک یا ایک گروہ میں ذمہ دار ہے. ٹرین اسٹاف ان کے طریقہ کار پر تیار کرنے کے بعد، اس طرح عملے کو واضح کرنے پر واضح ہے کہ اس طریقہ کار کو کیا کرتے ہوئے.

دفتر منظم کرنے کے لئے تمام عملے کی صفائی کا دن رکھو. یہ اکثر نہیں ہونا چاہئے. ملازم ہینڈ بک کو پڑھنے کے بعد اور نئے ایس او پی پر تربیت دی جاۓ، عملے کو اس کے بارے میں واضح خیال ہونا چاہئے.