رضاکاروں غیر منافع بخش تنظیم کی زندگی کا خون ہیں. بہت سے غیر منافع بخش تنظیموں کو مؤثر طریقے سے کسی تنظیم کو چلانے کے لئے کافی عملہ نہیں ہے لہذا رضاکاروں کو فرق بھرنے کے لۓ. تنظیمیں جو پالیسیوں اور طریقہ کار کو ان کے رضاکارانہ پروگرام کے لئے تیار کرتے ہیں اور اس کو نمایاں کرتے ہیں اور رضاکاروں کے کردار اور ذمہ داریوں کی وضاحت کرتے ہیں وہ پہلے طبقے کے رضاکارانہ پروگرام کے ساتھ فوائد کا سامنا کرتے ہیں.
ایک تعارف لکھیں. ایجنسی کا نام، مشن کے بیان اور بنیادی اقدار، اسٹاف کے ارکان کے ایک فہرست اور بورڈ کے ارکان کی ایک فہرست شامل کریں. رضاکاروں کو نہ صرف منصوبوں سے مدد ملتی بلکہ آپ کی تنظیم کے سفیر بھی ہیں. انہیں یہ جاننا ہے کہ ایجنسی کیسے کام کرتا ہے اور انتظامی صلاحیت میں ایجنسی کی نمائندگی کرتا ہے. ان معلومات کو بھی شامل کریں جن پر ایجنسی کام کرتا ہے، اس کی مدد کرنے کے لئے کیا کرتا ہے، اور اس پروگرام کی حمایت کرتا ہے.
ہینڈ بک کے پہلے پیراگراف میں رضاکاروں کو ایجنسی متعارف کرانے اور انہیں خوش آمدید. اگرچہ رضا کار رضاکارانہ عملدرآمد نہیں کیے جاتے ہیں، انہیں روزانہ سے ہی احترام کرنا ہوگا. ان کی قیمت کو تنظیم کے مشن کو مرکزی طور پر تسلیم کرنے کے لئے اس بات کا یقین کریں. ادارے کو اپنی خدمت کے لئے رضاکاروں سے منسلک کرنے کے لئے دو مختصر جملے لکھیں اور انہیں بتائیں کہ یہ مشن کس طرح مرکزی ہیں.
ہینڈ بک کو 8 8/2 انچ انچ -11 انچ انچ کی شکل میں یا ترجیحی طور پر 6 انچ انچ کی طرف سے تشکیل دیں، تاکہ یہ لے جانے کے لۓ آسان ہو اور رضا کار رضاکاروں کو یہ حوالہ لے سکیں. دستی کتاب تین انگوٹی بائنڈر میں بھی رکھا جاسکتا ہے لہذا اپ ڈیٹ آسانی سے شامل کی جا سکتی ہے. سادہ، واضح زبان کا استعمال کرتے ہوئے ایک قدم بہ قدم انداز میں پالیسیوں اور طریقہ کار کو مرتب کریں. پوائنٹس بنانے کیلئے $ 10 الفاظ استعمال نہ کریں. رضاکاروں کو تمام تعلیمی پس منظر سے آتے ہیں، اور آپ کے ہینڈ بک کی زبان کسی بھی تعلیمی سطح پر ہونا چاہئے جو سمجھ سکے.
رضاکارانہ عہدوں کے لئے ملازمت کی تفصیلات بنائیں. کرداروں اور ذمہ داریوں کی وضاحت کریں تاکہ رضاکارانہ اپنی حیثیت کو منتخب کرسکیں جو سب سے بہتر ان کے مفادات کے مطابق ہو. ملازمت کی وضاحت آپ کے ایجنسی کے میچ رضاکاروں کو مناسب رضاکارانہ موقع پر مدد کرے گی. لوگ مختلف وجوہات کے لئے رضاکارانہ طور پر، اور ان کی مختلف مہارتیں ہیں. ایک اچھی ملازمت کی وضاحت رضاکاروں کو ان کے اور آپ کے تنظیم کے لئے صحیح موقع منتخب کرنے کی اجازت دے گی. سائن ان کی شیٹ، رجسٹریشن فارم، وغیرہ کے نمونہ کاپی شامل کریں. ایجنسیوں کو رضاکارانہ گھنٹوں کے لئے ڈیٹا بیس سے باخبر رکھنے کی ضرورت ہے: وقت کی چادروں کو ٹریکنگ کے گھنٹے آسان بنانے میں مدد ملتی ہے.
رضاکاروں کے لئے دستیاب ابتدائی اور اضافی تربیت کی اقسام کی وضاحت کریں. واقفیت کی تاریخوں کی فہرست اور ان کی اپنی مہارت کو کیسے اپ ڈیٹ کرسکتے ہیں یا نیا جان سکتے ہیں. تربیت اور واقفیت کے لئے تاریخی کیلنڈر تیار کریں. رضاکاروں کو مطلع کریں اگر وہ رازداری کے بیان پر دستخط کرنے کی ضرورت ہے. اگر وہ کرتے ہیں تو، ان کے ساتھ بیان کا جائزہ لیں، کسی بھی سوال کا جواب دیں اور بیان کی وجہ سے وضاحت کریں. رضاکارانہ واقعات کے دوران رضاکارانہ ہتھیاروں کو احتیاط سے جائزہ لیں اور رضاکارانہ سوالات کے بارے میں سوال پوچھیں. (رضاکارانہ واقعات پر سادہ ریفریجریٹشنز ہمیشہ اچھا ہے.)
رضاکاروں کو اسکریننگ کے لئے عمل کی وضاحت کریں. انہیں بتائیں کہ اگر انہیں ایک پس منظر کی جانچ پڑتال کی ضرورت ہو تو، اگر رضاکارانہ پوزیشن میں ان کا انتخاب ہوتا ہے تو وہ خصوصی لائسنس، خطرات، طبی منظوری، ٹی بی ٹیسٹ، بیج اور اسی طرح کے ہیں. اگر وہ ایجنسی کے لئے ڈرائیو کرنے کی توقع رکھتے ہیں تو، ان کی وضاحت کرنے کے لئے انہیں ان قسم کی انشورنس کی ضرورت ہے، یا کسی اضافی انشورنس کو آپ کو اپنی ایجنسی کے لئے رضاکارانہ طور پر کام کرنا ہوگا.کسی بھی ذمہ داری کے مسائل کی وضاحت کریں، اور اگر آپ کے پاس خطرہ رضاکارانہ عہدوں پر دستخط ہو تو اس پر دستخط کرنے کے لئے انتظار کریں. رضاکاروں کو بعض رضاکارانہ مواقع کے خطرات کو جاننا ہوگا. چھوٹ فارم شامل کرنے کے لئے یقینی بنائیں، اور واقفیت کے دوران، ان کے لئے منطق کی وضاحت کریں اور رضاکاروں کو ان فارم پر دستخط کرنے کا اختیار دیں. حادثے کی صورت میں یہ عمل ایجنسی کی حفاظت کرے گا.
وضاحت کریں کہ کس طرح رضاکارانہ انعامات کے لئے اہل ہیں. اگر ایجنسی کو تسلیم شدہ پروگرام ہے، جب یہ منعقد کیا گیا ہے، تو کس طرح ایجنسی رضاکاروں کو تسلیم کرتی ہے، اگر یہ گال ایونٹ، لنچ یا خصوصی ایوارڈز تقریب، اور ایونٹ لباس کوڈ ہے. اگر رضاکارانہ شناختی تقریب رضاکاروں کے لئے خاص موقع ہے، تو اس کی وضاحت کریں تاکہ وہ سمجھ لیں کہ ایجنسی کے عملے کو اس واقعے کے لئے "رضاکاروں" بن جاتا ہے، اور رضاکار مہمان بن جاتے ہیں.
