چاہے آپ ایک مالک ہیں جو آپ کے باس کے لئے ایک رپورٹ لکھتے ہیں، یا کاروباری مالک اپنے عام مینیجر کو رپورٹنگ کرتے ہیں، سب سے بہتر آلہ "کیوں - کس طرح" فریم ورک ہے. آپ اس رپورٹ کو کیوں لکھ رہے ہو؟ قاری جاننے کی کیا ضرورت ہے؟ آپ اپنی سفارشات یا نتائج پیش کرنے کے لئے کس طرح جا رہے ہیں؟ اس ساخت کے بعد آپ کے دستاویز میں ایک منطقی بہاؤ دے گا. یہ آپ کے باس یا ایگزیکٹو کو اچھی طرح سے باخبر کاروباری فیصلے کرنے کے لئے ضروری معلومات فراہم کرے گا.
کیوں پر توجہ مرکوز
سمجھتے ہو کہ آپ رپورٹ کیوں لکھ رہے ہیں. یہ لازمی ہے کہ آپ رپورٹ کے مقصد پر واضح ہو، دوسری صورت میں آپ اپنی تحریر کو غلط ناظرین میں ڈالو یا اہم معلومات کو چھوڑ دیں. اگر ضروری ہو تو سوال پوچھیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں.
کیا معلومات شامل کرنے کا فیصلہ
آپ کی ضرورت کی معلومات جمع کرو، جیسے مالیاتی ڈیٹا، چارٹ اور گرافس. ان لوگوں کے ساتھ انٹرویو جن کی رائے آپ کی رپورٹ سے متعلق ہیں. اس کے بعد، سب سے اہم نقطہ نظر یا پوائنٹس پر فیصلہ کریں جو آپ کو لگتا ہے کہ سامعین کو جاننے کی ضرورت ہے. چند پیراگراف لکھنے کے ذریعے شروع کریں جو خاص پوائنٹس کو نمایاں کریں یا اپنی معلومات کو اشیاء کی بلٹ پوائنٹ کی فہرست میں ڈھانچے.
فیصلہ کریں کہ آپ کی سفارش کیسے کی جائے
رپورٹ کو ایک عنوان دیں. مختصر طور پر تفویض کی تفصیلات یا رپورٹ لکھنے کی وجہ سے بیان کریں. معلومات جمع کرنے کے اپنے طریقے بیان کریں. منطقی طور پر رپورٹ کے جسم کو منظم کریں، مثال کے طور پر بنیادی موضوعات کے مطابق. اس بات کا یقین کرنے کے لئے کافی معلومات شامل کرنے کا یقین رکھو کہ آپ نے اس موضوع کو اچھی طرح سے تحقیق کی ہے. آپ کے نتائج کے مطابق رپورٹ آپ کے اختتام یا سفارش کے ساتھ ختم کریں.
ایک ایگزیکٹو خلاصہ شامل کریں
اپنی رپورٹ کے آغاز پر واپس آو اور ایک پیراگراف یا دو شامل کریں جو اس رپورٹ کے اہم نکات کو جمع کرتی ہے. متبادل طور پر، آپ کے خیالات کو تشکیل دینے کیلئے بلٹ پوائنٹس استعمال کریں. ایگزیکٹو خلاصہ یہ ہوسکتا ہے کہ آپ کے مالک کو پڑھنا پڑنے کا وقت ہو تو اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام معتبر معلومات شامل کریں. مختصر طور پر، رپورٹ کیا ہے؟ اہم نتائج کیا ہیں؟ آپ کیا تجویز کرتے ہیں یا تجویز کرتے ہیں؟ اگے کیا ہوتا ہے؟ اپنے خلاصے میں ترمیم کریں جب تک کہ آپ کو ایک یا دو منٹ کے پڑھنے کے وقت اپنی رپورٹ کے جوہر کو فراہم نہ کریں.
رپورٹ کی شکل
اگر کمپنی سٹائل گائیڈ ہے، تو یقینی بنائیں کہ آپ اس کی پیروی کریں. دوسری صورت میں، رپورٹ کو آسانی سے پڑھا سٹائل میں شکل بناتا ہے، جس کاپی ممکنہ طور پر اسکین کرنا آسان ہے. موضوعات کو علیحدہ کرنے کیلئے واضح عنوانات استعمال کریں؛ یہ آپ کے باس کے لئے رپورٹ میں متعلقہ صفحہ تلاش کرنے کے لئے آسان بنا دیتا ہے. بڑے فونٹ یا بولڈ پرنٹ میں اہم حقائق کو اجاگر کرنے پر غور کریں. رپورٹ کے اختتام پر کسی ضمنیہ میں کسی بھی مالی بیانات، پرنٹ مواد یا دیگر معاون دستاویزات کو منظم کریں.
چیک کریں اور مستحکم کریں
مناسب ہجے اور گرامر کے لئے رپورٹ کی جانچ پڑتال کریں. آن لائن ہجے چیک اور گرامر چیک مددگار ہیں لیکن وہ ہمیشہ سیاق و سباق کی اجازت نہیں دیتے ہیں.اگر ممکن ہو تو، کیا کسی کو غلطی کے لئے بیڈی آنکھ کے ساتھ رپورٹ کا ثبوت دینا ہے. عام طور پر رپورٹ پر تنقید کرنے کے لئے ریڈر ریڈر سے پوچھیں. کیا آپ نے ایک سوچ غیر معمولی چھوڑ دیا ہے؟ کیا آپ نے صنعت اصطلاحات کو مسلسل طور پر استعمال کیا ہے؟ کیا یہ سمجھنے میں آسان ہے؟ اپنے اسٹائل الفاظ کے ساتھ اثر انداز کرنے کی کوشش نہ کریں - اس کی بجائے وضاحت کے لئے کوشش کریں.
