جب آپ کلب کے اجلاس چلاتے ہیں، تو آپ ایک ہی وقت میں تمام کلب کے ارکان سے گفتگو کرتے ہیں، مستقبل کے کلب کی سرگرمیوں کی منصوبہ بندی کرتے ہیں اور اہم فیصلے کرتے ہیں. میٹنگ کو مؤثر طور پر چلانے کے لئے، آپ کو منظم کیا جانا چاہئے اور ایک منصوبہ ہے. میٹنگ کے سہولت کے اجلاس میں پورے اجلاس کو برقرار رکھتا ہے جبکہ میٹنگ کے اجندا پر تمام موضوعات کو حل کرنے کے لۓ.
پیشگی تیار کریں. فیصلہ کریں کہ آپ کے مقاصد میٹنگ کے لئے کیا ہیں اور ان مقاصد کو پورا کرنے کے لئے عمل کی ایک مخصوص منصوبہ تشکیل دیں. ان موضوعات کی ایک فہرست بنائیں جن کو آپ ایڈریس کریں گے اور اس فہرست کی کاپیاں کلب کے ارکان کو تقسیم کرنے کے لۓ بنائیں گے.
مدعو ماحول بنائیں. میٹنگ سے پہلے ریفریجریشنز کی خدمت کریں اور کلب کے ارکان کے طور پر نرم موسیقی کھیلیں میٹنگ کے علاقے میں داخل ہو جائیں. یہ ایسا ماحول پیدا کرے گا جو میٹنگ شروع ہونے سے قبل اراکین کو آرام دہ اور سماجی کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کرتا ہے.
وقت شروع کرو. آپ کو شروع کرنے کی منصوبہ بندی کرنے سے پہلے ایک اعلان پانچ منٹ بنائیں. جب کلب کے اراکین نے بیٹھے ہوئے، میٹنگ اجنڈے کی کاپیاں ہٹائیں. اس سے کلب کے اراکین کو ایجنڈا کا جائزہ لینے کی اجازت دیتی ہے جب آپ شروع کرنے کے لئے تیار ہیں.
نئے کلب کے ارکان متعارف کروائیں. آئس بریک سیشن نئے اراکین متعارف کرانے کا بہترین طریقہ ہے. انہیں بتائیں کہ وہ کہاں بڑھ گئے، جہاں وہ اسکول گئے اور آپ نے اپنے کلب میں شمولیت کا فیصلہ کیا.
گزشتہ اجلاس سے منٹ کا جائزہ لیں. یہ آخری میٹنگ کے دوران لیا گیا ہے کہ اعمال کے کلب کے ارکان کو یاد دلاتا ہے اور نئے اراکین کو موجودہ میٹنگ کے موضوعات کی بہتر تفہیم دیتا ہے.
کام پر رہو ہمیشہ میٹنگ ایجنڈا کی پیروی کریں. اگر کوئی کسی ایسے موضوع پر بحث کرنا چاہتا ہے جو آپ کے اجندا پر نہیں ہے تو، موضوع کو کاغذ کی ایک علیحدہ شیٹ پر لکھیں اور اگلے اجلاس کے دوران اس سے نمٹنے کے لئے.
سوالات اور جوابات کے لئے وقت کی اجازت دیں. کلب کے اراکین کا امکان ہو گا سوالات، لہذا جواب دینے کے لئے تیار رہیں. ان سے پوچھیں کہ ان کے ہاتھ بڑھانے اور ہر رکن پر انفرادی طور پر فون کرنے کے سوالات ہیں. مستقبل کے اجلاسوں کے لئے تجاویز بنانے کے لئے کلب کے ارکان کو فروغ دینا یہ بھی اچھا وقت ہے.
وقت پر ختم ایک خاص اختتام کے وقت سہولت کو ٹریک پر رکھنے میں مدد ملتی ہے. اگر کلب کے اراکین اضافی سوالات یا خدشات رکھتے ہیں، تو اجلاس کے اختتام کے بعد ان سے بات کرنے کے لئے مدعو کریں.
