کاروبار ہر سال سینکڑوں یا ہزاروں فائلوں سے نمٹنے کے لے سکتا ہے. تنظیم ختم ہے کہ سخت، آپ کو کچھ اہم تلاش کرنے کے دوران جب تک پہنچنے پر زور دیا احساس ختم. صحیح دائرہ دار نظام آپ کے کاروبار میں آسانی سے اور مؤثر طریقے سے چلانے میں مدد کرسکتا ہے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
فائلوں
-
فائلوں کو ہینگ کرنا
-
لیب ٹیبز
اپنی فائلوں کا تجزیہ کریں. کیا یہ سب سے بہتر ہے کہ وہ کلائنٹ کے آخری نام کی طرف سے اس منصوبے کی طرف سے ترتیب دے سکیں یا کلوروجی طور پر؟ فائلوں کو تلاش کرتے ہوئے ان خصوصیات کو منتخب کریں جو آپ استعمال کریں گے.
اپنی فائلوں کو واضح طور پر لیبل کریں. پھانسی فولڈر میں زمرے میں چھوٹے فائلیں الگ کریں. مثال کے طور پر، "جولائی 2008" اپنے ہی پھانسی کے فولڈر کو لیبل لیتے ہیں، اور آپ اس مہینے سے تمام معاہدے یا فولڈرز کو پھانسی کے فولڈر میں داخل کرسکتے ہیں.
علیحدہ فائلوں کو مختلف فلنگ کابینہ میں. انتظامی فائلوں کے لئے ایک کابینہ رکھتے ہیں، جیسے سامان کی فراہمی، تنخواہ کی معلومات اور دوبارہ شروع؛ مکمل معاہدے اور ادائیگی اور منصوبے کی معلومات کے ساتھ کلائنٹ فائلوں کے لئے ایک اور کابینہ؛ اور کسی بھی قسم کی آپ کے کاروبار کی ضرورت ہے. واضح طور پر کابینہ لیبل کریں.
اپنے شریک کارکنوں کو پیش کرنے سے قبل اپنے فائلوں کا نظام آزمائیں. یقین رکھو کہ آپ سب کچھ آسانی سے تلاش کرسکتے ہیں اور جس چیز نے آپ کو منظم کیا ہے وہ سمجھتے ہیں. اگر آپ ہر لحاظ سے منظم کیا ہے، لیکن ٹیسٹ سے ظاہر ہوتا ہے کہ حروف تہجی سے زیادہ احساس ہوتا ہے تو، آپ کے نظام کو تبدیل کر دیتا ہے.
ایک مختصر ملاقات کا مطالبہ کریں اور دائرہ دار نظام کی وضاحت کریں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ سب سارے نظام کو کیسے کام کرتا ہے اور نظام کی پیروی کرنے کی اہمیت کو سمجھتا ہے.
فیصلہ کرو جو کون کرے گا. آپ ایک شخص کو دبانے کی نمائندگی کر سکتے ہیں، یا ہر ورکر کو اپنا اپنا کام کرنے دیں. ملازمتوں کو اپنے دفاتر میں دانا کابینہ ہوسکتی ہے، لیکن آپ اب بھی ایک شخص چارج کے ساتھ مثالی طور پر ایک مرکزی دائرہ دار نظام کی ضرورت ہے.
فائل اہم دستاویزات روزانہ. روٹین فائلنگ آپ کو منظم رہنے میں مدد دیتا ہے اور اس سے زیادہ ہونے کی ضرورت سے زیادہ بڑے کام بننے سے باز رہتی ہے. ہر دفتری میں دھن ٹرے کا استعمال کریں، اور اس بات کا یقین کریں کہ ہر کام کے دن کے اختتام پر ٹرے کو چھٹکارا دیا جاتا ہے.
فائل کو چھ چھ 12 ماہ کا اندازہ کریں. آپ کے نظام سے پرانے مواد کو صاف کریں.
