زیادہ تر لوگوں کے لئے مایوسی زندگی کا ایک حصہ ہے. احساس بہت عام ہے کہ بہت سے لوگوں نے جذبات کے بغیر جذبہ نگلیا، آہستہ آہستہ نفرت کی بڑھتی ہوئی پول کو کھانا کھلانا. شاید وہ برداشت کرنے والے پارٹی کے لئے عذر بنا سکتے ہیں، خود کو کہہ رہے ہیں کہ "وہ سب سے اچھا کام کر رہے ہیں." یہ سچ ثابت ہو سکتا ہے، لیکن تھوڑا تعمیری تنقید کسی کو بھی کسی کو تکلیف نہیں دیتا. کاروباری اداروں اور دیگر اداروں جو مایوسی کے خطوط کو جلد ہی حاصل کرتے ہیں احساس کرتے ہیں کہ یہ بہتر بنانے کے لئے کمرے بنانے کے لئے ان کی اپنی دلچسپی میں ہے. جیسا کہ یہ کہا جاتا ہے کہ، "گندی پہیے چکنائی ہو جاتی ہے."
اپنے حقائق کو منظم کریں. اگر وہ شخص یا کمپنی جسے آپ مایوسی کے خط لکھ رہے ہیں تو ان کے کاروبار یا ذاتی طریقوں کو بہتر بنانے میں مدد مل سکتی ہے، اگر آپ واضح طور پر وضاحت نہیں کرتے کہ وہ آپ کو کیسے ناکام رہے ہیں. خط لکھ کر اس سے پہلے، ایسی صورتوں کی ایک فہرست ہے جہاں آپ نے مایوس محسوس کیا، تاریخی حکم میں منظم کیا. اگر آپ کے پاس دیگر ذرائع سے رسمی دستاویزات ہیں، تو آپ کو بھی اپنا خط شروع کرنے سے قبل ان کے پاس بھی کام کرنا ہوگا.
اپنی شکایتیں درج کریں. واضح طور پر وضاحت کریں کہ آپ کی توقعات کیا تھیں اور وہ کیسے ملی تھیں. اگر ضروری ہو تو دیگر ذرائع سے دستاویزات استعمال کریں.
وضاحت کریں کہ شکایتیں آپ کو کیسے محسوس کرتی ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ بار بار کفر کسٹمر سروس کے بارے میں ایک فاسٹ فوڈ کمپنی کے بارے میں لکھ رہے ہیں، تو یہ بتائیں کہ یہ آپ کو محسوس کرتا ہے کہ آپ کے پیسے اور سرپرستی ان کے تنظیم کے اندر قدر نہیں ہے.
رحم کرو.یاد رکھیں کہ آپ کے خط کا مقصد ایک شخص یا تنظیم کو بہتر بنانے میں مدد دینا ہے، ان کو ختم نہ کریں. آپ صرف ایسے طریقوں کی نشاندہی کر رہے ہیں جس میں آپ محسوس کرتے ہیں کہ وہ بہتر انجام دے سکتے ہیں. جب کسی کمپنی کو مایوسی کا خط لکھنا، تو یاد رکھو کہ اس شخص کو خط پڑھنے کا امکان اس شخص سے نہیں ہوگا جس کے ساتھ آپ کو شکایت ہے. غصہ یا گندی نہ ہو؛ خط قسم کی سر، یا کم سے کم، پیشہ ورانہ طور پر.
بہتری کے لئے تجاویز بنائیں. اب اس نے آپ کو مسئلہ کی نشاندہی کی ہے، حل کرنے کی طرف اشارہ کرتے ہوئے.
اپنے مطالبات پیش کریں اگر آپ محسوس کرتے ہیں کہ آپ کو اپنے تجربے کے لئے معاوضے کا حق ہے، تو پوچھنے کے لئے مایوسی کا ایک خط ہے. چاہے آپ مستقبل میں براہ راست رقم کی واپسی یا رعایتی یا مفت سروس کے بارے میں پوچھ رہے ہو، اس بات کا اشارہ کریں کہ آپ کے مطالبات سے ملاقات آپ کو ایک گاہک کے طور پر رکھنے کے لۓ ایک طویل راستہ بن جائیں گے.
خط لکھیں. آپ کی مایوسی کا پیشہ ورانہ پیشکش وصول کنندہ کو بتائے گا کہ آپ سنجیدہ ہیں.
خط کی کاپیاں بنائیں. اگر آپ کا خط ضائع ہوجائے تو، تنازعہ کا مسئلہ بن جاتا ہے، یا مایوس خط کے لمبے سلسلے میں سب سے پہلے بن جاتا ہے، آپ کو اپنے ریکارڈ کے لۓ ایک کاپی ہونا چاہئے. اگر آپ اپنے خط کے ساتھ دیگر دستاویزات بھی شامل ہیں تو، ان دستاویزات کی کاپیاں بنائیں اور کاپیاں بھیجیں. ہمیشہ اپنے آپ کو اصل دستاویزات رکھیں.
