چاہے کلائنٹ کے ساتھ مل کر ایک تجویز پیش کرتے ہیں یا عملے کے ساتھ کام کرنے والے دوپہر کے کھانے کا کام کرتے ہیں، ای میل کے ذریعہ ایک دعوت نامہ بھیجنے کے لئے ایونٹ کو منظم کرنے کا تیز رفتار اور مؤثر طریقہ ہو سکتا ہے.
اپنے ناظرین پر غور کریں. آپ کے ای میل کا سر جسے آپ دوپہر کے کھانے کے اجلاس میں مدعو کر رہے ہیں اسے اپنانے کی ضرورت ہوگی. آرام دہ اور پرسکون ٹون ٹھیک کام کرتا ہے اگر آپ کی دوپہر کے کھانے کے عملے عملے کے ساتھ ہوں اور آپ اس وقت خرچ کریں گے جب حکمت عملی اور دماغ پر غور کررہے ہیں. اگر میٹنگ کا مقصد زیادہ سنجیدہ ہے، تو آپ کو یہ واضح کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کو عملے کے ممبران کے ممبران کے اپنے مباحثے میں. اگر دوپہر کے کھانے کی میٹنگ گاہکوں کے ساتھ ہے، تو آپ کے ساتھ اپنے کام کرنے والے رشتے پر منحصر ہے، آپ کو زیادہ رسمی سر کی ضرورت ہوسکتی ہے.
ایک ریستوراں کا پتہ لگائیں جو آپ کے گروپ کو ایڈجسٹ کرنے میں کامیاب ہوسکتا ہے. مدعووں کی تعداد پر منحصر ہے، آپ شاید ایسی سہولت تلاش کرنا چاہتے ہیں جو ایک نجی کمرہ موجود ہے. گاہکوں کے ساتھ دوپہر کے کھانے کی میٹنگ کی منصوبہ بندی کرتے وقت، یہ کم ہتھیاروں کو تلاش کرنے میں مدد مل سکتی ہے، جہاں شور کی وجہ سے بات چیت نہیں کی جائے گی.
جس کا فیصلہ دوپہر کے کھانے کے اجلاس میں مدعو کیا جاسکتا ہے اور دفتری کیلنڈر سے مشورہ کرتا ہے کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ تمام جماعتیں سوال میں تاریخ پر موجود ہوں گی. اسٹاف دوپہر کے کھانے کے اجلاسوں کے لئے، ایک فوری فون کال کریں تاکہ پوچھیں کہ آیا اس وقت منتخب کردہ دعوتیں دستیاب ہو گی اور پھر ان سے پوچھتے ہیں کہ اس منصوبوں کو حتمی شکل دی جائے گی.
پسند کی ریستوران کو کال کریں اور ایک مقامی باشندے قائم کریں. انہیں بتائیں کہ آپ اس تاریخ کے قریب حاضریوں کی تعداد کو ایڈجسٹ کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. اگر آپ دریافت کرتے ہیں تو آپ اصل میں منصوبہ بندی کے مقابلے میں بہت زیادہ حصہ لیں گے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ ریسٹورانٹ کو جتنی جلدی ممکن ہو اس کو مطلع کریں تاکہ عملے کو اپنی ضروریات کو پورا کر سکیں.
اپنا ای میل تحریر کریں، بشمول ہر شخص کے ای میل ایڈریس بھی شامل ہوں جنہیں آپ مدعو کرنا چاہتے ہیں. ای میل کے سبب کی حیثیت کے لئے موضوع لائن کا استعمال کریں. "اہم" یا "اپنے کیلنڈروں کو نشان زد کریں" جیسے الفاظ میں شامل کریں اور تاریخ شامل کریں. مثال کے طور پر، آپ کی مضمون پڑھ سکتی ہے: "اہم: 2/18/09-RSVP پر کام کرنے کا دوپہر کا کھانا." ایک کلائنٹ کے ساتھ دوپہر کے کھانے کے لئے، یقینا، آپ کو موضوع کی لائن کو چیلنج کرنا ہوگا اور مطالبہ کے بجائے اسے درخواست میں تبدیل کرنی ہوگی.
دوپہر کے کھانے کے اجلاس کی ضرورت کی وضاحت کرنے کے لئے ای میل کے جسم کا استعمال کریں اور شرکاء کو میٹنگ کے دوران لانے یا شریک کرنا چاہیں. لوگوں کو نیچے پن کرنے کے لئے کتنی مشکل پر منحصر ہے، آپ کو یہ ضرورت ہوسکتی ہے کہ وہ RSVP ہو، لہذا آپ ریستوراں کے ساتھ ریستوران کی تعداد کو حتمی شکل دے سکتے ہیں.اگر آپ ایک کلائنٹ دوپہر کا کھانا قائم کر رہے ہیں تو، آپ دوپہر کے کھانے کی میٹنگ کی درخواست کرنا چاہتے ہیں، اور ان ریاستوں کو بتائیں جو آپ ان کے ساتھ بات چیت کرنا چاہتے ہیں.
تجاویز
-
آپ کو آپ کی کمپنی کے کام کرنے والے ماحول پر مبنی ہونا چاہئے، آرام دہ اور پرسکون سے رسمی طور پر. ایک کاپی انتظامی اہلکاروں کو بھیجیں تاکہ دفتری کیلنڈر کو اپ ڈیٹ کیا جا سکے.
