خطے کا یہ بہترین طریقہ ہے کہ ملازمین یا گاہکوں کو پالیسی میں تبدیلی کی اطلاع دی جائے. لوگ علامات اور ای میلز کو نظر انداز کرتے ہیں کیونکہ ہر دن بہت سے اشتہارات اور ای میل کے پیغامات سے بمباری کی جاتی ہے. خطوط، دوسری طرف، نظر انداز کرنے کے لئے زیادہ مشکل ہے کیونکہ وہ فارمیٹیت اور اہم پیغامات سے منسلک ہیں. نوٹیفکیشن حروف لکھنے اور بہت مؤثر کرنے کے لئے آسان ہیں.
آپ کے پرنٹر میں کمپنی کے خط کا نشان لوڈ کریں. زیادہ سے زیادہ کمپنیاں ایسی پالیسییں ہیں جو رسمی مواصلاتی خطوط کی ہڈی پر ہوسکتی ہیں کیونکہ اس کی استحکام اور اختیار کے خیال میں مدد ملتی ہے.
تاریخ ٹائپ کرکے خط کھولیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر خط ایک ہی نوٹس کے بڑے پیمانے پر میلنگ کا حصہ ہو گا تو، نام ٹائپ نہ کریں، یا آپ کے لفظ پروسیسنگ پروگرام میں میل ضم ضمنی کو استعمال کریں تاکہ نام داخل کریں.
ٹائپنگ کرکے خط شروع کریں "محترمہ محترمہ محترمہ (نام)" (نام) "کے بعد ایک کالونی، یا زیادہ عام میلنگ کے لئے" پیارے ویلنٹائن کسٹمر "یا اسی طرح خوشگوار.
مختصر طور پر صورت حال کی وضاحت کرکے خط شروع کریں. اگر آپ برا خبر دینے کے لئے لکھنا چاہتے ہیں تو، جیسے زیادہ کتابوں یا ماضی کے بل بل کے نوٹس میں، اس بات کی وضاحت کریں کہ جو بل کے لئے تھا اور یہ کس طرح دیر سے ہے. اگر آپ پالیسی میں تبدیلی کے بارے میں گاہکوں کو مطلع کرنے کے لئے لکھنا چاہتے ہیں، تو اس مسئلے کی وضاحت کریں جس نے پالیسی میں تبدیلی کی ضرورت کی.
نوٹس واضح طور پر اور مناسب طریقے سے بیان کریں تاکہ وصول کنندہ پیغام کو یاد نہیں کرے گا. پالیسی پر اثر انداز ہو جائے گا جب متعلقہ تاریخ فراہم کریں.
کارروائی کی اطلاع دیں جیسے کسی بھی وقت یا طریقہ کار کے طور پر خط کے وصول کنندہ کو عمل کرنا چاہئے. اگر آپ کے سوالات ہیں تو آپ کے رابطے کی معلومات فراہم کریں.
ملازم یا گاہک کو اپنی توجہ کے لۓ خط کو بند کرکے خط کو بند کریں، اور اپنا نام لکھیں. اپنے نام سے اوپر جگہ میں سائن ان کریں.
تجاویز
-
خط مختصر اور حقیقت کی بات رکھیں. اگر آپ بہت زیادہ گاہکوں یا ملازمین سے معافی مانگتے ہیں تو یہ اس بات کی نشاندہی کرسکتے ہیں کہ وہ نوٹس یا پالیسی میں تبدیلی کے ساتھ بحث کرسکتے ہیں.
