ای میل بھیجنے کے لئے جو ای میل بھیجنے میں بچانے کے لئے ہے، ایک تنظیم شاید "بلک میل" کے طور پر میل بھیجنے کا انتخاب کرسکتا ہے. بلک میل تکنیکی طور پر امریکی پوسٹل سروس کی طرف سے "معیاری میل" کے طور پر بھیجا جاتا ہے. یو ایس پی پی بلک میل پر چھوٹ پیش کرتا ہے کیونکہ بھیجنے والا کچھ کام کرتا ہے جو USPS کی طرف سے ہوتا ہے. تاہم، ہدایات کو احتیاط سے تعاقب کیا جانا چاہئے یا انہیں غیر مشینی سمجھا جائے گا اور واپس آ جائیں گے.
بلک میلنگ عمل
بھیجنے والوں کو معیاری میل کے طور پر درجہ بندی کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں تربیت میں حصہ لینے یا USPS کے رہنما احتیاط سے جائزہ لینے کے لئے حوصلہ افزائی کی جاتی ہیں. واپسی شدہ میل جس پر ضروریات کی مطابقت نہیں رکھتا وہ ہر ٹکڑا کے لئے ایک اضافی لاگو ہوتا ہے جو پہلے طبقاتی میل کے مقابلے میں زیادہ خرچ کرسکتا ہے. پوسٹ آفس کی طرف سے دی گئی اجازت نامہ بھی منسوخ کردی جا سکتی ہے.
ای میل کی تیاری کرنے سے قبل بھیجنے والوں سے پہلے خدمات اور اخراجات کا تعین کرنے کے لئے بھی بھیجنے والوں کو مقامی بلک میل سینٹر سے پہلے بھی جانا چاہئے. مخصوص ہدایات کا تعین کرنے اور مرکز کے پہلے سے ہی مناسب طریقے حاصل کرنے کے لئے یہ ضروری ہے. اجازت سے کم سے کم ایک ہفتے قبل اجازت حاصل کریں، مناسب فارم کو بھریں اور اس بات کا یقین کریں کہ اکاؤنٹ کافی فنڈ ہے.
معیاری میل یا بلک میل 50 لیب کل یا کم از کم 200 ٹکڑے ٹکڑے پر مشتمل ہونا چاہئے. یہ عام طور پر جیسی مواد کا ہونا چاہئے اور اشتہارات کے مقاصد کے لئے بھیجا جانا چاہیے. ان میں نیوز لیٹر، فارم حروف اور مسافر شامل ہیں. تمام دیگر میل، جن میں بل، بیانات، ذاتی مباحثے اور تنخواہ چیک بھی شامل ہیں، انہیں پہلے کلاس میل کے طور پر بھیجا جانا چاہئے.
سیٹ اپ اور ایڈریسنگ میں USPS کی طرف سے مقرر مقررین کو پیروی کرنا چاہئے. ان سب کو ایک اشارہ اور شہر کے محکمہ واپسی کا پتہ ہونا چاہئے. قواعد، بند کرنے والے ٹیبز، اور ویفر سیل بھی قواعد و ضوابط کے مطابق قائم کئے جائیں. اسٹیلز کی اجازت نہیں ہے کیونکہ یہ میل غیر مشینی بنائے گی. ایڈریس لیبل ڈلیوری لائن کے اوپر غیر ایڈریس پرنٹنگ ہونا چاہئے.
لازمی ضروریات اور فارموں کا تعین کریں جو ضرورت ہو اور انہیں بلک میل سینٹر میں اٹھاؤ. میل کو ترتیب دینے کے لئے کنٹینرز، بینڈ اور اسٹیکرز کی ضرورت ہوسکتی ہے.
ایک بار یہ طے کیا گیا ہے کہ بلک میل نے پروسیسنگ معیار سے ملاقات کی ہے، انہیں زپ کوڈ کے مطابق حل کرنا ہوگا. میل کو زپ کوڈ کی پہلی تین نمبروں کے مطابق گروپ ہونا چاہئے. جب ایک ہی گروہ کے 10 یا اس سے زیادہ ٹکڑے ٹکڑے ہوتے ہیں، تو ان کو ایک ہی سمت کا سامنا کرنے والے تمام پتے کے ساتھ مل کر بینڈ کریں. مقامی بلک میل سینٹر کی طرف سے ضروری زیادہ سے زیادہ موٹائی کا نوٹ لیں.
بھیجنے والے کو فنڈز کی دستیابی پر یقین ہونا چاہئے اور بلک میل سینٹر پر جانے سے پہلے پرمٹ نمبر معلوم ہونا چاہئے تاکہ وقت ضائع نہ ہو. میلنگ پروسیسنگ سے پہلے مکمل کرنے کے لئے بھی فارم ہیں. صرف اصل منسلک ہیں اور فوٹو کاپی نہیں ہیں.
