ایک بجٹ اجلاس کیسے مقرر کریں

بجٹ کے اجلاس اہم ہیں کیونکہ وہ آپ کے باس یا اعلی افسران کو پیش کرتے ہیں جہاں آپ کے منصوبے کو بجٹ کے لحاظ سے کھڑا ہے. ملاقات میں آپ اپنے مختص شدہ بجٹ میں ممکنہ اضافہ یا کمی پر تبادلہ خیال کر سکتے ہیں اور آپ کے بجٹ کو ٹریک پر رکھنے کے اخراجات کو کم کرنے کے لئے تجویز کرتے ہیں. بجٹ کے اجلاسوں میں آپ کو آپ کے کیس یا کام کے لئے زیادہ سے زیادہ فنڈ کے لئے آپ کا کیس طلب کرنے کی اجازت دیتا ہے. مجموعی طور پر بجٹ کے اجلاسوں کا تعین ہے کہ محکمہ یا کمپنی مالی طور پر کیا کر رہی ہے، اور پیسے کو کنٹرول کرنے کے لئے اہداف اور حدود مقرر کرتے ہیں اور باقی منافع بخش ہیں. بجٹ کے اجلاس قائم کرنے کے لئے یہ نسبتا آسان ہے.

آپ کی ضرورت ہو گی

کانفرنس یا میٹنگ روم
ای میل سروس

اس بات کا تعین کریں کہ کون سی بجٹ میٹنگ میں شرکت کرنا چاہئے. عام طور پر، آپ کو آپ کی کمپنی کے سی ایف او، فنانس کے وی پی یا کمپنی مینجمنٹ ٹیم پر دوسرے شخص کو مدعو کرنا چاہیے جو فنانس کے ذمہ دار ہیں. اگر آپ بڑی کمپنی کے لئے کام کرتے ہیں تو، آپ کے دفتر میں شخص کو دعوت دیتے ہیں جو پیسے کا انتظام کرتے ہیں، جیسے ایک کنٹرولر یا اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے مینیجر. آپ کو آپ کے مالک، پراجیکٹ مینیجر اور آپ کے منصوبے یا محکمہ سے منسلک کسی بھی سینئر عملے کے ارکان کو بھی مدعو کرنا چاہئے.

ان سبھی کے شیڈولز کو چیک کریں جو آپ میٹنگ میں مدعو کر رہے ہیں. جب عام طور پر شہر میں اور دفتر میں ہونے کا ارادہ ہوتا ہے تو عام طور پر کھولنے کے لئے دیکھو. مائیکروسافٹ آؤٹ لک جیسے کچھ دفتر کے اوزار، آپ شیڈول اور دیگر شریک کارکنوں کی دستیابی کو دیکھنے کی اجازت دیتے ہیں.اگر آپ ہر کسی کے شیڈول تک رسائی نہیں حاصل کر سکتے ہیں، ان کے معاون یا انفرادی افراد سے پوچھیں کہ ان کی آنے والے دستیابی کی طرح کیا نظر آتا ہے.

میٹنگ کے لئے ایک مدت کا انتخاب کریں، جیسے 30 یا 60 منٹ. بجٹ کی معلومات پیش کرنے اور سوالات اور بحث کے وقت کے لئے کمرے کو چھوڑنے کے لئے کافی وقت کی اجازت دیں. اگر آپ سوچتے ہیں کہ یہ آپ بجٹ کی معلومات پیش کرنے کے لئے ایک گھنٹے لگے گا، اضافی وقت کی اجازت دینے کے لئے 90 منٹ کی مدت کا انتخاب کریں.

میٹنگ کے لئے ایک دن اور وقت اٹھاؤ جب سب دستیاب ہے اور اجلاس کی مدت. اگر آپ کی میٹنگ 90 منٹ تک ہو گی تو، سب دستیاب ہونے پر، پہلی 90 منٹ کا وقت سلاٹ منتخب کریں.

ای میل کے ذریعہ میٹنگ کی درخواست نوٹیفکیشن کو بھیجیں اور پوچھیں کہ تمام وصول کنندگان سے یہ پوچھنا ہے کہ وہ میٹنگ کی درخواست قبول کرتے ہیں یا اسے بنانے میں قاصر ہیں. یا، اجلاس میں شخص کو یا اس کے اسسٹنٹ کے اسسٹنٹ کے ذریعہ بکنگ کرکے پرانے طرز عمل کو مقرر کیا. جب آپ کسی شخص یا ای میل کے ذریعہ میٹنگ کی درخواست کرتے ہیں تو، میٹنگ کے ایجنڈا کے اعلی درجے کی جائزہ کو مختصر طور پر پیش کرتے ہیں: بجٹ میں کمی، مالیاتی رپورٹ، بجٹ کی حیثیت اور اسی طرح.

اجلاس کا دوبارہ جائزہ لیں اگر وہاں رہنے کی ضرورت ہے تو وہ شرکت کرنے میں قاصر ہیں. اگلے دستیاب سلاٹ کو منتخب کریں جب میٹنگ کے منصوبہ بندی کے دوران مالی سپروائزر اور دیگر ضروری افراد دستیاب ہیں.

تمام حاضریوں کو یاد رکھیں کہ آنے والی میٹنگ کے بارے میں ہفتے یا صبح. اگر آپ ای میل کے ذریعہ میٹنگ کی درخواست بھیجا تو، سافٹ ویئر خود بخود حاضریوں کو ایک الیکٹرانک نوٹیفکیشن سے یاد کرسکتا ہے.