ایک پیداواری اجلاس محتاط تیاری اور رہنمائی کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ ان معاملات پر توجہ مرکوز کریں جو معاملات پر توجہ مرکوز اور بحث میں مصروف ہوتے ہیں. بہت سے اجلاسوں میں واضح طور پر وضاحت شدہ مقصد نہیں ہے. نتیجہ ان لوگوں کے درمیان احساس ہوسکتا ہے کہ انھوں نے وقت ضائع کر دیا ہے کہ شاید دوسرے طریقے سے بہتر ہوسکتا ہے.
اپنے خیالات کو لکھنے میں ڈالیں. میٹنگ کے مقصد کے بارے میں سوچو. دماغی مضامین جیسے آپ کو کیا بات کرنے کی ضرورت ہے اور آپ کونسی وسائل کی ضرورت ہو گی. اس بارے میں سوچو کہ دوسرے حاضری کس بارے میں بات کریں گے.
حاضریوں کو دینے کے لئے ایک ایجنڈا بنائیں. اگر آپ اصل میں کسی ایجنڈا کو ہر کسی کے ساتھ اشتراک کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں تو، وہ جان لیں گے کہ اجلاس سے کیا امید ہے. ایجنڈا کے سب سے اوپر پر بولڈ خطوط میں اپنا بنیادی مقصد درج کریں.
ملاقات کے آغاز پر ایجنڈا متعارف کروائیں.مختصر طور پر اس کے ذریعے چلیں، اہم موضوعات کو نمایاں کریں. میٹنگ کو شیڈول اس طرح کے طور پر تمام خدشات کی بحث کے لئے کافی وقت یقینی بنانے کے لئے.
