ایک آڈٹ سے کیسے کام کرنا

ایک آڈٹ ایک رسمی طریقہ کار ہے جس کا ایک آڈٹ آفیسر کا خیال ہے کہ کمپنی کس طرح کام کر رہی ہے اور یہ کس طرح بہتر بنا سکتی ہے. مختلف قسم کے آڈٹ موجود ہیں، جیسے کارکردگی اور فنانس، لیکن وہ سب اسی بنیادی طریقہ کار پر عمل کرتے ہیں. یہ طریقہ کار عام طور پر چار اہم حصوں میں ٹوٹ جاتا ہے، بشمول ابتدائی منصوبہ بندی، فیلڈ ورک، رپورٹنگ اور بندش کے ساتھ تعقیب.

کلائنٹ یا ڈیپارٹمنٹ کو آڈیٹ کیا جا رہا ہے ایک ابتدائی نوٹیفیکیشن کا خط لکھیں اور بھیجیں. تفتیش جب آ جائے گی تو، آپ کتنے عرصے سے لے جانے کی توقع کرتے ہیں، تو آڈٹ آفیسر کی تفویض اگر آپ کے پاس نہیں ہے اور اعداد و شمار کے قسم کی ایک چیک لسٹ آپ کو آڈٹ کے دوران نظر آتے ہیں اور ضرورت ہو گی.

کمپنی یا ڈیپارٹمنٹ کے مینیجرز کے ساتھ ایک اجلاس شیڈول. مینیجرز کے ساتھ آڈٹ کے مقاصد اور گنجائش کی وضاحت کریں اور معلوم کریں کہ وسائل دستیاب ہیں. کمپنی یا ڈیپارٹمنٹ کے عملوں کے ساتھ ساتھ گہری معلومات حاصل کریں. مینیجرز کو کسی بھی تشویش کا اظہار کرنے کی اجازت ہے جو ان کے پاس آڈٹ کے بارے میں ہیں یا سوال پوچھیں.

کمپنی یا محکمہ کے بنیادی سروے کو منظم کریں. سروے کا مقصد یہ ہے کہ آپ نے مینیجر میٹنگ میں کیا سیکھا ہے اور آپ کو کمپنی کے مقاصد، آپریشن اور موجودہ کنٹرول کے طریقہ کار کو بہتر بنانے میں مدد ملتی ہے، جیسے مجاز کاری کے طریقہ کار.کمپنی کے ہینڈ بک اور کارکن کے بیانات جیسے مختلف اعداد و شمار اس مرحلے کے دوران مفید ثابت ہوسکتے ہیں.

میٹنگ اور سروے کے ذریعہ حاصل کردہ معلومات پر مبنی بنیادی فیلڈ ورک منصوبہ تیار کریں. فیلڈ ورک کی منصوبہ بندی کی وضاحت کرتی ہے کہ آپ باقی باقی اعداد و شمار کیسے حاصل کرتے ہیں. یہ کمپنی کے کنٹرول کی طاقت جیسے اشیاء پر مبنی مختلف ہوسکتی ہے.

اسٹاف کے ارکان کے ساتھ دستاویزات جمع کرنے کے لئے بات کریں - یہ مخصوص آڈٹ کی قسم پر مبنی ہے جو آپ چل رہے ہیں - اور کمپنی میں کیا ہو رہا ہے اس کا تصور حاصل کریں. پوچھو کہ وہ کیا سوچتے ہیں کہ کمپنی اچھی طرح سے کام کر رہی ہے اور کیا بہتر ہوسکتا ہے اور کیوں.

آپ کے عملے کے ارکان سے جمع کردہ دستاویزات کا جائزہ لیں. اندراج کی غلطیوں یا متضاد معلومات کی جانچ پڑتال کریں. عملے کے اراکین کے ساتھ دوبارہ چیک کریں کہ وہ غلطی یا تنازعات کے بارے میں کافی وضاحت کرتے ہیں.

تصدیق کریں کہ دستاویزات اور طریقہ کار کمپنی کی پالیسی اور دیگر مقامی، ریاست یا وفاقی قواعد کے مطابق ہیں.

کمپنی یا ڈیپارٹمنٹ کے کنٹرول کو کنٹرول کریں. صرف اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو مخصوص ٹرانزیکشن کے لئے دستاویزات کو دیکھتے ہیں - عام طور پر کہیں بھی 24 سے 36 کے پڑوس میں. آپ کی دستاویزات اور انٹرویو میں زیادہ خرابی یا اختلافات، زیادہ اہم یہ ہے. اگر دستاویزات ابتدائی طور پر ظاہر کرتی ہیں کہ کنٹرول اچھی طرح سے کام کر رہے ہیں، آپ کو اس مرحلے میں بہت کچھ کرنے کی ضرورت نہیں ہے. اکاؤنٹس جو کنٹرول کی جانچ نہیں کرتے ہیں وہ کافی نقطہ نظر کی پیروی کرنے کے لئے کہا جاتا ہے.

کمپنی یا ڈیپارٹمنٹ کے بارے میں کچھ ابتدائی رائے تیار کریں اور یہ کیسے کام کر رہی ہے یا بہتر ہوسکتی ہے. کمپنی یا ڈیپارٹمنٹ مینیجرز کو فیڈریشن فراہم کریں اور اپنی سفارشات اور ابتدائی نتائج پر لکھے ہوئے جواب کے لۓ ان سے پوچھیں. یہ جواب دینا چاہئے کہ کس طرح مینیجرز آپ کو الگ الگ مسائل کو حل کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں.

آپ کی آڈٹ رپورٹ کے کسی نہ کسی طرح کا مسودہ بنائیں. رپورٹ میں پس منظر کی معلومات لازمی ہے اور آڈٹ کی گنجائش کا تعین کرنا ہوگا. یہ بھی ضروری ہے کہ آپ کو کیا پتہ چلا ہے اور آپ کی سفارشات ان نتائج کے ساتھ ساتھ، مینیجرز کے ردعملوں کی کاپیاں یا حوالہ پر مبنی تھیں.

مینیجرز سے زیادہ وقت ملیں اور آپ کی کسی نہ کسی رپورٹ پر بحث کریں. ان کو کاپیاں فراہم کریں اور مینیجرز کے پاس کسی بھی سوال کا جواب دیں. اس میٹنگ کا نقطہ نظر یہ ہے کہ منیجروں نے جو کچھ آپ نے کیا ہے اس کو سمجھنے اور انہیں بہتر بنانے کے لئے کیا ضرورت ہے.

حتمی مسودہ تخلیق کرنے کیلئے اپنی رپورٹ کو موافقت اور ترمیم کریں. حتمی مسودہ میں آڈٹ جائزہ لینے کی میٹنگ کے نتائج شامل ہیں. مینیجرز کو حتمی مسودہ تقسیم کریں.

6 سے 12 مہینے کے اندر محکمہ یا کمپنی کے ساتھ عمل کریں تاکہ یہ پتہ چلا کہ کمپنی یا ڈیپارٹمنٹ نے آڈٹ کے دوران شناخت کردہ مسائل کو حل کرنے میں تبدیلیوں کی ہے.

مینیجرز کو ایک رسمی خط لکھیں جو آپ نے سیکھا ہے جو آپ نے سیکھا اور کسی بھی اضافی اضافی کام کے بارے میں کیا سیکھا ہے. اگر کمپنی یا ڈیپارٹمنٹ نے توقعات سے ملاقات کی ہے تو، اس خط اور ریاست میں اس بات کا اشارہ کریں کہ آپ آڈٹ کے مقاصد سے ملاقات کر رہے ہیں جو آپ آڈٹ بند کر رہے ہیں.

تجاویز

• امتحان کے عمل کے دوران کچھ کشیدگی کے لئے تیار رہیں. اکثر لوگ غلطی کے بارے میں اعصابی ہیں جنہیں آپ تلاش کرسکتے ہیں، یہاں تک کہ اگر غلطیاں بے گناہ ہیں، کیونکہ بہت سے غلطیوں کا مطلب یہ ہے کہ ان کی ملازمتیں لائن پر ہوتی ہیں. انہیں یقین ہے کہ یہ آپ کا کام صرف تحقیقات کرنے کے لئے ہے، نہ کسی انعام یا سزا دینا. ہمیشہ عین مطابق وجوہات کی وضاحت کریں کہ آپ مخصوص ڈیٹا کی درخواست کرتے ہیں تاکہ کارکنان آپ کی منطق کو سمجھے.