اجلاس کے منٹ کے بارے میں کیسے لکھیں اور تقسیم کریں

فہرست کا خانہ:

Anonim

چاہے کنڈومیم ایسوسی ایشن یا کثیر کارپوریشن کارپوریشن کے لئے، میٹھی منٹ گروپ کے ذریعہ لے جانے والے کسی بھی اقدام کے لئے قانونی بنیاد بنائے. اختصاص، پالیسیوں، خریداری - کارپوریشن، غیر منافع بخش یا منافع کی کسی بھی سرگرمی - منٹ میں ریکارڈ ہونا ضروری ہے. کچھ تنظیمیں دوسروں کے مقابلے میں زیادہ غیر رسمی ہیں - شاید آپ چرچ کمیٹیو میں ٹیبل پر ایک تحریک ڈالنے کے لئے پڑوسی نہیں سنیں گے - لیکن تمام ان کے گورنمنٹ اداروں کے فیصلوں کے مطابق کام کرنا ضروری ہے. منٹ ان اعمال کے ثبوت فراہم کرتے ہیں اور ان کے ارادے کی وضاحت کرتے ہیں.

تیار رہو

آگے کی منصوبہ بندی میٹنگ سے پہلے ایجنڈا کو اکٹھا کریں اور اراکین کی فہرست یا شرکاء سے ملاقات کریں. اگر آپ کا گروپ کسی ایجنڈا کے ساتھ اپنی مرضی سے کام نہیں کرتا ہے، تو توجہ مرکوز کو برقرار رکھنے کے لئے اسے شروع کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کریں. معلوم کریں کہ کتنے اراکین کو کاروبار کرنے کے لئے ضرورت ہے، لہذا اگر ضروری ہو تو منٹ میں ایک کووروم کی موجودگی کو یاد رکھیں.

اپنے نوٹوں کے لۓ ایک سانچے بنائیں. تاریخ، وقت اور مقام کے لئے جگہیں، اور حاضریوں اور غیر حاضریوں کو دور کرنے کے ارکان کے ایک چیک لسٹ شامل کریں. اگر اجلاس میں عام ان پٹ شامل ہے تو، ناموں کے لئے لائنوں اور ہر پتے کے مسائل شامل ہیں. کئی ویب سائٹس جیسے Meettemplates.com مختلف قسم کے میٹنگ کے لئے آزاد ٹیمپلیٹس پیش کرتے ہیں.

اجلاس میں تاریخ، وقت، جگہ، حاضرین اور کوروم کی معلومات درج کریں. نوٹ جس نے اجلاس اور وقت کے لئے ملاقات کی. اگر ممکن ہو تو، ان کے ناموں کو رجسٹر کرنے کے لئے عوام کے اراکین سے پوچھیں تو آپ کو یہ بتانا نہیں کہ ان کو ہجے کیسے کریں. بڑی رکنیت کے گروہوں میں، اپنی حاضری کی جانچ پڑتال کی جانچ پڑتال کی جانچ پڑتال کرنے کیلئے ایک سائن اپ شیٹ پھیلانا.

درست طریقے سے عمل کریں

ہر مسئلے کو ریکارڈ کریں، اور ہر ایک پر عمل کیا جائے. ہمیشہ اس تحریک کا نام شامل کریں جسے تحریک نے بنایا. عام طور پر پہلی تحریک یہ ہے کہ پچھلے اجلاس کے منٹ کو قبول کرنے کے بعد، کسی کمیٹی کی رپورٹوں کے بعد. سفارشوں میں شامل کریں اور جواب میں لے جانے والے کسی بھی اقدام کو شامل کریں. حتمی منٹ کے ساتھ شامل ہونے کے لئے لکھا کمیٹی رپورٹوں کو محفوظ کریں. بات چیت کو خلاصہ کرنے کی کوشش نہ کریں.

ان لوگوں کے ناموں کو یاد رکھیں جو ہر تحریک کی درست بحالی کے ساتھ ساتھ تعارف، منتقل یا دوسری صورت میں کارروائی کریں. بہت سے اداروں کو اس شخص کو بھی ریکارڈ کرنا پڑتا ہے جو سیکنڈ تحریک ہے. بحالی یا وضاحت کے بارے میں پوچھنے میں ہچکچاہٹ نہ کریں - یہ سرکاری ریکارڈ گروپ کو مخصوص کارروائی پر پابندی دیتا ہے.

آپ کے تنظیم کے نظام کے مطابق ریکارڈ ووٹ. آپ کو کم از کم ایک ووٹوں کا شمار کرنے کی ضرورت ہوگی. کچھ گروہوں نے نام اور ریکارڈ بھی شامل کیا ہے کہ ہر شخص نے ووٹ دیا.

وقت اور اختلاط کا طریقہ ریکارڈ کریں. اپنے نام سیکریٹری منٹ کی حیثیت کے طور پر سائن کریں.

کے ذریعے کی پیروی

منٹ فوری طور پر لکھیں، جبکہ اجلاس آپ کے دماغ میں تازہ ہے. انہیں ایک یا دو کے اندر منظوری کے لئے لیڈر کو حاصل کریں اور رپورٹوں یا نمائش کی فہرست کے ساتھ ساتھ.

ان ارکان اور حاضریوں کے لئے منٹ ارسال کریں جنہوں نے ای میل، فرسٹ کلاس میل، ایک مشترکہ ایپ جیسے مائیکروسافٹ OneNote یا کلاؤڈ پروگرام جیسے Google Drive سے درخواست کی ہے.

ایک سرکاری کاپی تیار کریں اور مستقل ریکارڈ کے لئے اصل رپورٹ اور نمائش منسلک کریں.

تجاویز

  • خلاصہ ٹیمپلیٹ میں آپ کے میٹنگ نوٹوں کو فٹ ہونے کی بجائے اپنے تنظیم کی ضروریات کے لئے ایک ٹیمپلیٹ کو پورا کرنے کی کوشش کریں. بہت سے کاروباری سانچوں تنظیموں یا عوامی اجلاسوں کے لئے بہت غیر رسمی ہیں.

    آپ کی تنظیم میں رابرٹ کے قوانین آرڈر کے استعمال کی حوصلہ افزائی کریں. یہ ایک بڑے پیمانے پر استعمال کی شکل ہے جو رسمی اور غیر رسمی اجلاس میں منسلک کیا جا سکتا ہے.