چاہے وہ ملازم کی میٹنگ یا کسی شخص کو مینیجرز، ملازمین، سی ای او اور سرمایہ کاروں میں شامل ہو، کسی کو میٹنگ ریکارڈ کرنے اور دوسروں کے ساتھ معلومات کا اشتراک کرنے کی ضرورت نہیں ہے جو وہاں نہیں تھے. اور جب سے یادیں مختصر ہوسکتی ہیں، اجلاس کے منٹ بھی ان مسائل کے بارے میں یاد دہانی کے طور پر کام کرتے ہیں جن پر بات چیت کی گئی ہے، فیصلے کئے گئے اور لوگوں کو لے جانے کے اقدامات کئے جاتے ہیں. چونکہ منٹ مستقبل کے کاروباری معاملات کے لئے گائیڈ کے طور پر کام کرتی ہیں، یہ منظم کرنا اور صحیح معلومات شامل کرنے کے لئے ضروری ہے. یہ قابل اعتماد اوزار کے ساتھ شروع ہوتا ہے.
آپ کے اوزار منتخب کریں
جب یہ اوزار منتخب کرنے کے لئے آتا ہے، وہ منتخب کریں جو آپ کے لئے بہترین کام کرتی ہیں اور آپ میٹنگ میں کیا ہو رہا ہے اس کے سب سے اوپر رہیں گے اور قوی نوٹ لے جائیں گے. کچھ لوگوں کے لئے یہ ایک لیپ ٹاپ یا ایک گولی کمپیوٹر ہے. دوسروں کے لئے، یہ نوٹ بک اور قلم ہے. ایک ریکارڈنگ کے آلے کے ساتھ جیسے صوتی ریکارڈر یا ایک ریکارڈنگ ایپ کے ساتھ ایک سمارٹ فون بھی آپ بعد میں میٹنگ کا جائزہ لینے میں مدد کرسکتا ہے. اگر آپ ایک اسمارٹ فون، ٹیبلٹ یا کمپیوٹر استعمال کررہے ہیں تو، کسی بھی آواز، کھیل یا سوشل میڈیا ایپلی کیشنز کو بند کردیں تاکہ آپ میٹنگ کے دوران رکاوٹ نہیں اٹھائیں. وہ ٹولز آپ کو نوٹ تیزی سے لے سکتے ہیں - لیکن آپ بیک اپ کے طور پر ہاتھ پر ایک نوٹ بکس اور چند قلم یا پینسل ہمیشہ رہیں گے.
سانچہ استعمال کریں
ٹیمپلیٹ تیار کرنے سے آپ کو وقت بچانے میں مدد مل سکتی ہے، کیونکہ آپ میٹنگ لکھنے کے دوران قیمتی لمحات خرچ کرنے کی ضرورت نہیں پڑے گی جن پر بات چیت ہوئی تھی. مائیکروسافٹ آفس سمیت کمپیوٹر کے پروگرامز، کاروباری میٹنگ سانچوں کی پیشکش کرتے ہیں جنہیں آپ استعمال کرسکتے ہیں - یا آپ میٹنگ سے پہلے حاصل کرنے والے اجنبی کا استعمال کرتے ہوئے اپنا خالی دستاویز تیار کرسکتے ہیں. ان ٹیمپلیٹس میں عام طور پر ان حصوں میں شامل ہیں جن میں "حاضریوں،" "ایکشن اشیاء،" "نیا بزنس" اور اسی طرح، لیکن آپ کے آجر کے ساتھ چیک کرنے کے لۓ یہ معلوم کرنے کے لئے کہ آیا کسی دوسرے چیز کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے حصص داروں کے نام میں شرکت مہمانوں اور اجلاس کے مقام. ہر سیکشن کے سب سے اوپر، اس میں لفظ "ٹائم" کے ساتھ ایک چھوٹا سا باکس بنائیں، لہذا آپ اس وقت لکھ سکتے ہیں کہ اس حصے کا آغاز ہوا. ایک کمپیوٹر پر، لفظ یا دوسرے قابل تدوین شکل میں ٹیمپلیٹ کو بچانے کے، ہر حصے میں چند خالی خالی جگہوں کو چھوڑ کر. اگر آپ پرنٹ کرنے کے لئے ٹیمپلیٹ تیار کر رہے ہیں اور پھر ہاتھ سے بھرتے ہیں تو، ہر حصے میں کافی جگہ چھوڑ دیں. جب آپ جلدی میں نوٹ لکھتے ہیں، تو آپ اکثر بڑے لکھتے ہیں اور زیادہ سے زیادہ جگہ لے لیتے ہیں اگر آپ زیادہ وقت رکھتے ہیں تو آپ سے کہیں گے.
شامل کیا اور باہر چھوڑنے کے لئے کیا ہے
اجلاس میں منٹ لینے کا مقصد ہر چیز کو ریکارڈ نہیں کرنا ہے جو لوگ بات کرتے ہیں، لیکن اس کی بجائے جو کچھ ہوا وہ ریکارڈ کرنے کے بجائے، "رابرٹ کے قواعد و آرڈر،" کی مختصر کتاب بتاتا ہے جس میں پارلیمان کے اجلاسوں کو کس طرح نمٹنے کے بارے میں بتاتا ہے. یہ کتاب اکثر غیر منافع بخش اور کاروباری اداروں کے ذریعہ چلنے والے اجلاسوں کے رہنما کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے. نوٹوں کی میٹنگ کی شرائط میں، مثال کے طور پر، آپ کے وقت کو کسی بھی کاروباری کارروائی کے لۓ یا کسی بھی خلاف کارروائی کرنے والے ہر دلیل کو لکھنا مت ضائع نہ کریں. جب کوئی تحریک دیتا ہے تو، مثال کے طور پر، تحریک کے صحیح الفاظ لکھتے ہیں، جو اس نے بنایا، اور ووٹ کے حتمی نتائج. تاہم، آپ کو تحریک کے لئے یا اس کے خلاف کسی بھی تبصرے کو لکھنے کی ضرورت نہیں ہے. جب کوئی کوئی رپورٹ کرتا ہے، تو لکھیں کہ کون نے رپورٹ کی، رپورٹ کا نام، رپورٹ کا مختصر خلاصہ، اور کارروائی کی. اور چونکہ آپ "منٹ" کر رہے ہیں، اس وقت بھی فیصلہ کیا گیا تھا، اس وقت بھی جب لوگوں نے اس چیز پر بات چیت شروع کی.
شارتھینڈ کی ترقی
اگرچہ آپ ہر ایک چیز کو لکھنا نہیں لکھ رہے ہیں، کبھی کبھی میٹنگ میں کارروائی آپ کو برقرار رکھنے سے زیادہ تیز ہوسکتی ہے. جب ایسا ہوتا ہے تو، اپنی خود مختاری کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، آپ کو عام کاروبار کے الفاظ، جیسے "mgmt" کے انتظام یا مصنوعات یا پیداوری کے لئے "ترقی" کے اختلاط استعمال کر سکتے ہیں. جان سمتھ کے لئے "جے ایس" میٹنگ میں ملوث لوگوں کے لئے ابتدائی استعمال کریں. سوال نمبر کے طور پر نشان "سوال" کے لئے بھی قابل قدر ہوسکتی ہے. مثال کے طور پر، آپ "JS" لکھ سکتے ہیں. اس بات کا اشارہ کرنے کے لئے کہ جان سمتھ نے ایک سوال پوچھا. اپنا خود مختار تیار کریں، اور پھر شرائط میں اس کا ترجمہ کریں، سب سے آپ کو میٹنگ کے نوٹ شائع ہونے سے پہلے سمجھا جا سکتا ہے.
