چاہے آپ نے رضاکاروں کو ہفتہ وار عملے کے اجلاسوں کے دوران سرگرمیوں کا سراغ لگانا چاہے یا آپ کے ساتھیوں کو خیراتی بنیادوں پر ریکارڈنگ سیکرٹری کے دفتر میں منتخب کیا، یہ لازمی ہے کہ آپ اپنے تنظیموں کے میٹنگوں کے دوران کیا ہوسکتے ہیں. منٹ کے اجلاس میں تبادلہ خیال کردہ معاملات کے ایک سرکاری ریکارڈ کے طور پر کام کرتے ہیں. اس طرح، وہ اکثر تاریخی دستاویزات سمجھے جاتے ہیں. اس کے نتیجے میں، شاندار میٹنگ منٹ لینے کی اہمیت توازن نہیں ہوسکتی ہے اور حاضرین آپ کی تفصیل کے ساتھ ساتھ آپ کی پیشہ ورانہ مہارت کی تعریف کرے گی.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
رابرٹس قواعد آرڈر ہینڈ بک
-
رکنیت روٹر
میٹنگ منٹ ریکارڈ کرنے کے لئے ایک طریقہ منتخب کریں. ٹیپ ریکارڈنگ کے فوائد اور نقصانات، نوٹ ٹائپنگ، اور اجلاس کے دوران ہاتھ سے تفصیلات لکھتے ہیں. ایک ناکام محفوظ طریقہ پر غور کریں، مثلا دو طریقوں میں سے ایک کا مجموعہ. مثال کے طور پر، آپ میٹنگ کو ٹیپ ریکارٹ کرسکتے ہیں اور نوٹ لیتے ہیں کہ آپ کے لیپ ٹاپ یا ٹیبلٹ پر.
"رابرٹ کے قواعد آرڈر" کی نقل حاصل کریں یا پارلیمانی طریقہ کار پر اس پرائمر کی آن لائن سبسکرائب کریں اور اجلاسوں کو منظم کرنے اور ریکارڈ کرنے کے لئے بہترین طریقوں تک رسائی حاصل کریں. میٹنگ کے مباحثے، موشن، سیکنڈوں کے سیکنڈ، بحث اور ووٹنگ ریکارڈ کرنے کے لئے مناسب شکل میں مطالعہ کریں. اگر ممکن ہو تو، میٹنگ کے دوران آپ کے پاس بک کی کتاب یا ویب سائٹ کی ایک نقل ہے. اس واقعے میں یہ قابل قدر ثابت کرے گا کہ آپ کو مناسب حکمران، عمل، سرکاری ریکارڈ اور منٹ پر جوابات کے لۓ نظر آتا ہے.
آپ کے منٹ کے لئے ایک تعارف اور ڈھانچہ تشکیل دیں. مثال کے طور پر، آپ کے تعارف میں میٹنگ کی تاریخ، وقت، افسران کے نام، مقام اور مقصد کی فہرست درج کریں. منٹوں سے ملاقات کرنا وقت کو ملتوی کرنے کے لئے کہا جاتا ہے، اور اس وقت بھی جب تک ملتوی ہو. رسمی اجلاسوں کا مقصد صرف ماہانہ رکنیت کا اجلاس ہو سکتا ہے؛ تاہم، اگر آپ خصوصی رکنیت کے اجلاس کے لئے منٹ ریکارڈ کر رہے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ آپ کے منٹ درست طریقے سے اس بات کی عکاسی کریں کہ یہ ایک میٹنگ ہے جس میں تنظیم عام طور پر اس کے عام کاروبار کے دوران نہیں چلتی ہے. بہت سارے عوامی شعبے کے اداروں کو خفیہ معاملات، جیسے اہلکاروں کے مسائل، جو ریاست ریاست کے سنشین قانون کے بعض شرائط سے مستثنی ہیں، پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے خصوصی ملاقاتیں کر سکتی ہیں.
جب تنظیم یا صدر کے رہنما نے آپ کو متعارف کرایا تو کھڑے ہوجائیں. اگر آپ کو رسمی طور پر متعارف کرایا جاتا ہے، تو اپنے آپ کو گروپ میں متعارف کروانا اور اپنے کردار کو ریکارڈنگ سیکرٹری یا نوٹ لینے والا کے طور پر بیان کریں. گروپ کو بتائیں کہ میٹنگ کے مباحثے پر قبضہ کرنے کے لئے آپ کونسی طریقے استعمال کرتے ہیں. اس طرح، آپ کو تنظیم کے سرکاری دستاویزات کو تشکیل دینے اور برقرار رکھنے کے لئے ذمہ دار افراد کی حیثیت سے آپ کی شناخت ہے، جو خاص طور پر ایسے ارکان کے لئے مفید ہے جو آپ کو نہیں جانتے ہیں یا جو لوگ تنظیم اور اس کے عمل سے واقف نہیں ہیں. اس کے علاوہ، آپ کا تعارف ایک تجویز کے طور پر کام کرتا ہے کہ حاضرین کو آدستہ سے بات کرنا ضروری ہے لہذا آپ کو مؤثر طریقے سے آپ کے نوٹ لینے والے فرائض انجام دے سکتے ہیں.
حاضریوں سے پوچھو کہ خود اپنے آپ کو متعارف کرانے کے لۓ اپنے ناموں کو فوری طور پر نوٹ کریں اور جہاں وہ بیٹھے ہیں. اس طرح، آپ کو مسلسل لوگوں سے ان کی ناموں کو دوبارہ نہیں بھیجنا پڑے گا جب آپ کو موشن، سیکنڈ اور بحث پوائنٹس ریکارڈ کر رہے ہیں. مثال کے طور پر، آپ کو ہمیشہ اس شخص کا نام ریکارڈ کرنا چاہئے جو تحریک، شخص کو سیکنڈ اور جو شخص کسی تحریک پر ووٹ دینے کا مطالبہ کرے. جب کوئی ووٹ طلب کرتا ہے، تو وہ عام طور پر کہتے ہیں، "سوال کے لئے کال کریں." اس گروپ کے رہنما نے ارکان کو ووٹ ڈالنے سے پوچھتا ہے. اگر ووٹنگ سے پہلے بات چیت کی گئی ہے، تو بحث کے اہم حصے اور کسی بھی سرکاری اعتراضات کو نوٹ کریں. موشنوں اور ووٹنگ کے بارے میں آپ کے نوٹوں کو بھی ایز، نیز اور تحائف نامے پر مشتمل ہونا چاہئے.
اپنے نوٹوں میں ذہنی بیانات میں مداخلت سے بچیں. اس کی تشریح نہ کریں کہ اسپیکر اس کے سر، انفیکشن یا غیر معمولی سنجیدگی کا مطلب ہے. منٹوں کا اجلاس حقیقت پسندانہ اور لازمی طور پر ہونا ضروری ہے - شرکاء کے بیانات پر کسی موڑ آپ کے منٹ کی سالمیت کو ختم کرسکتا ہے اور آپ کو منٹوں کو مناسب طریقے سے ریکارڈ کرنے کی صلاحیت میں سوال کرنا چاہئے. مثال کے طور پر، لکھتے ہیں، "جان ڈے نے مندرجہ ذیل تحریک پیش کی: اسکولوں کو بند کریں جہاں نیشنل موسمی خدمت جیکسن، ایڈمز اور میڈیسن کی حیثیت کے لئے پانچ انچ سے زیادہ برف کی پیش گوئی کرتا ہے،" نہیں "جان ڈے نے کہا کہ وہ گروپ چاہتا تھا اس موقع پر ووٹ ڈالیں کہ آیا اسکولوں کو دنوں کو بند کرنا چاہے جب علاقائی موسمی حالات خراب موسم اور ناقابل اعتماد سڑکوں کی نشاندہی کریں."
میٹنگ کے اختتامی ہونے کے بعد جلد از جلد آپ کے منٹ کو حتمی طور پر حتمی طور پر حتمی طور پر حتمی طور پر حتمی طور پر حتمی طور پر حتمی طور پر حتمی طور پر حتمی طور پر حتمی طور پر حتمی طور پر حتمی شکل دی جائے، اپنے نوٹوں کا جائزہ لیں، ٹیپ ریکارڈنگ سن لیں اور اپنے حتمی ورژن کا مسودہ تیار کریں. اگر آپ کے پاس میٹنگ کے دوران کیا ہوا ہے تو اس کے بارے میں سوالات ہیں، کسی افسر یا گروہ کے رہنما سے ملاقات کریں. بعض صورتوں میں، آپ کو اس شخص سے رابطہ کرنے کی ضرورت ہو گی جن کے بیانات آپ کو واضح کرنے کی ضرورت ہے.
اپنے گروپ کے رہنما کو فراہم کریں جو آپ کو پیش کرتے ہیں حتمی منٹ ہیں؛ رائے، سوالات یا اصلاحات کے بارے میں پوچھیں. جب آپ سبز روشنی حاصل کرتے ہیں تو، اپنے حتمی ورژن کو تیار کریں اور ممبروں کو تقسیم کرنے کے لئے منٹ کے بندوبست کریں. منٹوں کی کاپیاں تقسیم کرنے کیلئے اپنے تنظیم کی ترجیحی طریقہ کا استعمال کریں، چاہے ای میل کے ذریعہ، ای میل کے ذریعے یا ذاتی ترسیل آپ حاضریوں کے ساتھ اسی دفتر کی ترتیب میں ہو.
تجاویز
-
اگر آپ کے اجلاس میں ابتدائی رول کال بھی شامل ہے، تو آپ کو اس سے پوچھنا ضروری نہیں ہے کہ ان کے ارکان خود کو متعارف کراتے ہیں. بس لوگوں کے نام پر قبضہ کرتے ہیں اور ان لوگوں کے ناموں کو ریکارڈ کریں جو غیر حاضر ہیں. رول کال عام طور پر اجلاسوں میں معیاری طریقہ کار ہیں، جیسے ڈائریکٹروں کے بورڈز. ایک علیحدہ نوٹ بنائیں جہاں لوگ بیٹھے ہیں. یہ آپ کے "دھوکہ شیٹ" بن جاتا ہے لہذا آپ آسانی سے اپنے منٹوں میں نام سے لوگوں کا حوالہ دیتے ہیں یا ان سے خطاب کرسکتے ہیں جب آپ کسی سے پوچھیں گے کہ اس کی وضاحت کرنے یا اس کے بارے میں کیا کہا ہے.
یہاں تک کہ اگر میٹنگ غیر رسمی ہے تو، آپ کا کردار نوٹ لینے والا نہیں ہے. یہاں تک کہ غیر رسمی ملاقاتوں کے لۓ، نوٹس لینے کی ذمہ داریاں سنجیدگی سے منسلک ہوتی ہیں اور رسمی تحریری نوٹ تیار کرتی ہیں جو میٹنگ کی سرگرمیاں درست طریقے سے اور رسمی طور پر بیان کرتی ہیں. حاضریوں کی تفصیل سے آپ کی توجہ کی تعریف کرے گی.
انتباہ
میٹنگ نوٹس پر قبضہ کرنے کے لئے ایک اسمارٹ فون کی طرح آلہ استعمال کرنے سے انکار کریں - یہ ایک مثبت تصویر نہیں ہے اور وہ لوگ جو اسمارٹ فونز کی صلاحیتوں سے واقف نہیں ہیں شاید آپ اپنے فون پر کھیل رہے ہیں، اس کے بجائے تنظیم کے ارکان بحث کر رہے ہیں.
