رابرٹ کے قواعد و ضوابط ایک بڑے پیمانے پر قبول شدہ ہدایت ہے کہ کس طرح گروپوں کو اجلاسوں کا اندازہ کرنا اور فیصلوں کے ساتھ مل کر کام کرنا ہوگا. جیسا کہ ہر میٹنگ میں کیا ہوتا ہے اس کا سرکاری ریکارڈ کسی بھی گروپ کے فیصلہ سازی کے عمل میں ایک اہم ذریعہ ہے. ایک اجلاس کے منٹ ضروری نہیں ہیں، لیکن انہیں سمجھنے کے لئے واضح اور آسان ہونا چاہئے. رابرٹ کے قواعد کے مطابق منٹ کو برقرار رکھنے کے لئے ایک درست طریقہ ہے؛ اس فارمولا کے مطابق مستقبل کے قارئین کے ساتھ عمل کرنے اور ان کے نتیجے کو سمجھنے کے لۓ آسان بناتا ہے.
رابرٹ کے قواعد آرڈر منٹ شروع
رابرٹ کے قواعد آرڈر کے مطابق، اجلاس کے ہر سیٹ میں، اسی تفصیلات میں شامل ہونا چاہئے، جو قاری کو میٹنگ کے مقصد کے بارے میں عام سمجھ دے گا. ہمیشہ ایک پیراگراف کے ساتھ شروع ہوتا ہے جس میں شامل ہے:
- قسم کی میٹنگ، چاہے باقاعدہ، خصوصی، سالانہ، باقاعدگی سے یا دوسری صورت میں ملتوی ہو.
- اجلاس کی تاریخ، وقت اور مقام. اگر ایک ہی جگہ میں تمام ملاقاتیں منعقد کی جائیں تو، اس تفصیل کو ختم کردیں
- تنظیم کا نام ہے جو ملاقات کر رہا ہے
- اس بات کی توثیق کرتے ہیں کہ اجلاس میں تنظیم کے صدر اور سیکریٹری موجود ہیں. اگر وہ نہیں ہیں تو، ان میں سے ہر ایک کے لئے متبادل افراد کے نام دیں
- ریاست کیا پچھلے اجلاس کے منٹ پڑھ اور منظوری دے دی ہے. اگر پچھلے میٹنگ باقاعدہ میٹنگ نہیں تھی، تو اس میٹنگ کی تاریخ شامل کریں.
منٹس کا مرکزی جسم
باقی ریکارڈ کی اکثریت اجلاس کے بارے میں تفصیلات سے بھرا جائے گا. سیکرٹری لینے والے منٹ میٹنگ ریکارڈ کر سکتے ہیں اور بعد میں ریکارڈ تیار کرسکتے ہیں، تاکہ میٹنگ تفصیلات کے منصفانہ اور مکمل ریکارڈ کو یقینی بنائیں. اگر بنیادی طریقہ کار ناکام ہوجاتا ہے تو ہمیشہ ثانوی ریکارڈنگ کا طریقہ، جیسے لیپ ٹاپ یا نوٹ بک، علاوہ قلم اور کاغذ رکھنا.
اجلاس میں تمام سرکاری بحث پوائنٹس شامل کریں. تفصیلی نوٹ لے لو:
- اجلاس میں کئے جانے والے کوئی موشن، اس تحریک کے نام کے ساتھ ساتھ.
- ملاقات میں جسم سے پہلے ایک سوال لانے کے مقاصد.
- تمام مقاصد کے آخری الفاظ اور موافقت.
- ہر ووٹ کے بارے میں معلومات، رول رول کال ووٹ، گنتی ووٹ یا ووٹ ووٹ شامل ہیں.
- چاہے اسمبلی ایک کمیٹی کمیٹی یا پوری کمی کی گئی، اور اس عمل کا نتیجہ.
- آرڈر اور اپیل کے تمام نقطہ نظر، ان کے موافقت کے ساتھ ساتھ، ہر حکمرانی کے لئے کرسی کی طرف سے دی گئی کسی بھی وجوہات.
- کسی بھی ناپسندی سے متعلق تبصرے کی ریکارڈ ایک ممبر بن سکتی ہے جس کے نتیجے میں کرسی نے اسے ناممکن قرار دیا ہے.
- کمرے میں منعقد تمام دیگر سرکاری بات چیت
ملاقات کے منٹ ختم
آپ کے منٹوں کے حتمی پیراگراف کو کرسی کی طرف سے بنایا جانے والی کسی بھی بندش اور اس وقت بھی جب اجلاس مل کر باقاعدہ طور پر ملتوی ہو. اگر میٹنگ میں کسی مہمان مقررین موجود تھے تو ان کے نام اور اس کے پیش نظارہ کے موضوع کو اس آخری پیراگراف میں درج کریں. میٹنگ منٹ پر دستخط کریں اور اپنے چیئرمین کو بھی اس پر دستخط کریں. ریکارڈنگ سیکرٹری کا دستخط اس دستاویز کی صداقت کا قانونی ثبوت ہے، لہذا یہ ضروری ہے کہ آپ اسے فائل کرنے سے پہلے یا دوسروں کو اس سے گزریں.
