اجلاسوں میں ریکارڈنگ کی تحریک کسی بھی تنظیم کے انتظام کے عمل کا ایک لازمی حصہ ہے. یہ کام محتاط، لیکن اہم ہو سکتا ہے. یہ اس بات کا اعتراف کرنے کے لئے سیکرٹری کے پاس ہے کہ یہ سب کچھ ریکارڈ کرنے کے لئے ضروری نہیں ہے جو کہ کہا گیا تھا، صرف اجلاس میں کیا کیا گیا تھا یا فیصلہ کیا. نقوش خاص طور پر اہم ہیں کیونکہ وہ بعد میں عمل کے لئے ایک مضبوط بنیاد فراہم کرتے ہیں، اور یہاں تک کہ اجلاس میں حصہ لینے والوں کو بھی واپس جانے کی ضرورت ہوسکتی ہے اور یاد رکھنے کے لئے منٹ سے مشورہ کرنی چاہئے جو وہ کرتے ہیں.
اجلاس سے متعلق بنیادی اعداد و شمار کو ریکارڈ کریں، خاص طور پر تاریخ اور حاضرین کے نام. یاد رکھیں کہ جو غیر حاضر تھا اور کسی بھی شخص کی موجودگی پر مبنی ووٹنگ طاقت کے ساتھ کمیٹی کے ان غیر حاضر ارکان کی نمائندگی کرتا ہے.
کمیٹی کے بعد معیاری طریقہ کار ریکارڈ کریں، جس میں عناصر جیسے پچھلے اجلاس کے منٹوں کی توثیق، ایک افتتاحی پیغام (جس نے پیغام کو پیغام بھیج دیا، پیغام کا مواد نہیں)، اور اسی طرح کی تصدیق کی ہے. یہ بھی نوٹ کریں کہ یہ باقاعدگی سے مقررہ میٹنگ تھا، یا اگر یہ غیر معمولی مقصد جیسے ہنگامی بجٹ کی میٹنگ کے لئے ایک خصوصی اجلاس تھا.
اوپری کیس کے حروف میں "MOTION" لفظ رکھنے کی طرف سے ایک تحریک کے آغاز کو نمایاں کریں یا اس کی طرف اشارہ کرتے ہیں، اس کے بعد جس تحریک کی تجویز پیش کی گئی ہے (مثال کے طور پر، "کرنل Mustard کی طرف سے MOTION").
خاص طور پر تحریک کے طور پر بیان کیا گیا ریکارڈ ریکارڈ کریں. تحریک اٹلی میں پیش کی جا سکتی ہے. اگر ووٹ لے جانے سے قبل تحریک کے عین مطابق الفاظ کے بارے میں بحث ہے تو، بحث ریکارڈ نہیں کرتے، صرف تحریک کے حتمی ورژن کی عین مطابق زبان پیش کرتے ہیں (مثال کے طور پر، "کرنل سرکار کی طرف سے MOTION: کمیٹی کا حل مومنین کے ساتھ مسٹر گرین کو دھمکی دینے کے لئے پروفیسر پلاوم رسمی طور پر سنسر. ")
ووٹ کے نتائج ریکارڈ کریں. کمیشنوں کو ریکارڈ کرنے کا انتخاب کیا جا سکتا ہے کہ ہر کمیٹی نے کس طرح ووٹ دیا ہے (ہاں، ہمارا، خلاصہ)، انفرادی فیصلوں کے بغیر نمبر (منظور شدہ 5 سے 3)، یا صرف نتیجہ (منظور).
