میٹنگ کے دوران کئے جانے والی کارروائیوں کو دستاویزی کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ آنے والے سالوں میں اہمیت کے موضوعات اور فیصلوں کو یاد رکھے. ایک اجلاس میں تمام اہم بات چیت ریکارڈ کی جانی چاہیئے، بشمول موثر ہونے پر بھی شامل ہونا چاہئے - اگرچہ تحریک آخر میں ناکام ہوجاتی ہے.
میٹنگ منٹ کا مقصد
منٹ منٹ کے دوران کئے جانے والے فیصلے اور بات چیت کی دستاویز. ایک تحریری ریکارڈ کے طور پر، منٹ بھی کام کر سکتے ہیں قانونی دستاویزات اجلاس کی. کسی بھی قسم کی میٹنگ، رسمی کارپوریٹ بورڈ آف ڈائریکٹروں سے، عوامی پالیسیوں پر کمیونٹی اجلاس میں تنظیم کے عملے کے اجلاس سے منٹ منٹ ریکارڈ کر سکتی ہے.
میٹنگ منٹ لے کر
استعداد سازی، سننے اور نوٹ لینے کی مہارت میٹنگ ریکارڈ کرنے کے لئے اچھی طرح سے قرضے دیتے ہیں. میٹنگ کے دوران سب کچھ نہیں کہا دستاویزی ہونا چاہئے؛ بجائے، اہم نکات پر توجہ مرکوز کریں، جیسے:
- اجلاس کی تاریخ، وقت اور مقام
- حاضریوں کی فہرست
- اہم موضوعات پر تبادلہ خیال
- مقاصد کی بنا پر
- فیصلوں کو حتمی شکل دی گئی
- کارروائی مکمل
- اگلے میٹنگ سے پہلے کسی بھی اقدام کو نافذ کیا جانا چاہئے
ناکام کوششیں
جب ایک اجلاس میں حاضر ہونے کا معاملہ معاملہ متعارف کرنا چاہتا ہے، تو ایک تحریک بنائی جاتی ہے. عام طور پر ایک تحریک کی ضرورت ہوتی ہے - مطلب یہ ہے کہ کسی دوسرے شرکاء کو اس بات پر اتفاق ہے کہ معاملہ پر غور کیا جاسکتا ہے. اگر تحریک دوسری بار نہیں ہےیہ کہا جاتا ہے ناکام تحریک. تاہم، ایک ناکام تحریک بھی منٹ میں مستند ہونا چاہئے. لکھیں جو تحریک نے کیا ہے، اس تحریک کا کیا مقصد ہے، اور یہ ناکام ہے. مثال کے طور پر، اس ریکارڈنگ کا ایک طریقہ شاید اس طرح نظر آسکتا ہے:
- موشن: لائبریری میں تمام کمپیوٹرز کو نئے اور موجودہ ماڈلوں کے ساتھ تبدیل کیا جانا چاہئے. بل سمتھ نے متعارف کرایا. موشن متفق نہیں تحریک ناکام ہوگئی.
اگر وہ کافی ووٹ نہیں لیتے ہیں تو پھر وہ ناکام ہوسکتے ہیں جنہوں نے ابھی تک کامیابی حاصل کی ہے. ایک تحریک کے بعد دوسرا دوسرا مرحلہ جاری ہے اور آگے چلتا ہے، میٹنگ حاضری اس مسئلے پر بحث کرتے ہیں. یہ تحریک ناکام ہوجاتی ہے اگر ووٹروں کی اکثریت مسئلہ کو گزرنے کے حق میں نہیں ہے. اس طرح کے منٹ میں اس طرح کی ریکارڈ درج کی جانی چاہئے.
- موشن: لائبریری میں تمام کمپیوٹرز کو نئے اور موجودہ ماڈلوں کے ساتھ تبدیل کیا جانا چاہئے. بل سمتھ نے متعارف کرایا. باب جونز کی طرف سے دوسرا موشن. ووٹ 5-2 کے خلاف تھا؛ تحریک ناکام ہوگئی.
