کسٹمر سروس کالز ایک عام شکل کی پیروی کریں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ اسکرپٹ کو نمائندے سے پتہ چلتا ہے کہ کس طرح کسٹمر کے لئے احترام کیا جائے اور ضروری معلومات حاصل کریں. دوسری طرف، غیر متوقع آواز کے بغیر گاہک کی ضروریات کو حل کرنے کے لئے نمائندہ لچک کو اجازت دیتا ہے.
سلامتی شامل کریں، کمپنی کی شناخت کریں تاکہ کسٹمر جانتا ہے کہ وہ کہاں بلا رہا ہے، اور نمائندے ریاست کا نام اس کے نام اور گاہک کی مدد کرنے کی پیشکش کرتا ہے. مثال کے طور پر، "ACME ٹولز کال کرنے کے لئے شکریہ. یہ جوناتھن ہے. میں آپ کی مدد کیسے کر سکتا ہوں؟"
فعال سننے کی مہارت کے استعمال کی حوصلہ افزائی کریں. کسٹمر کی ضروریات کو واضح کرنے اور کسٹمر کی ضروریات کو واضح کرنے کے لئے نمائندہ صوابدید کی اجازت دیں. مثال کے طور پر، مشورہ دیتے ہیں کہ ملازم اس طرح کے جملے جیسے استعمال کریں، "اگر میں آپ کو صحیح طریقے سے سمجھتا ہوں، تو آپ کیا کہہ رہے ہیں …." اسکرپٹ میں شامل کریں جس میں کسٹمر سروس کا نمائندہ فائل پر کسٹمر کی معلومات کی تصدیق کرتا ہے. کسٹمر کی معلومات کی توثیق کرنے کے لئے استعمال کرنے کی زبانی بات ہو سکتی ہے، "کیا آپ کا پتہ ابھی تک 1234 مین سٹریٹ ہے؟" یا "براہ کرم اپنے ٹیلی فون رابطہ نمبر کی توثیق کریں."
کسٹمر کی ضروریات کو بحال کرنے کے لئے نمائندے کی ضرورت ہے. وہ الفاظ شامل کریں جو کسٹمر سے پوچھتے ہیں کہ آیا اس کی کوئی دوسری درخواستیں ہیں، کمپنی کو بلا کر گاہک کا شکریہ ادا کرتے ہیں اور پھر رسمی طور پر کال بند کردیتا ہے. مثال کے طور پر مثال کے طور پر مندرجہ بالا الفاظ ہوسکتے ہیں: "مسٹر جونز، آپ کو 1234 مین سٹریٹ، ایپلٹنٹ، آئواوا میں بھیج دیا گیا چار کیٹلاگ کی ضرورت ہے. کیا کچھ اور میں آپ کی مدد کرسکتا ہوں؟ ACME فورمز کو فون کرنے کے لئے شکریہ."
تجاویز
-
کالز کی زیادہ سے زیادہ آنے والے اقسام کو سمجھنے کے لئے کسٹمر سروس ٹیم کے ساتھ کام کریں. اس بات کا یقین کرنے کے لئے گاہکوں اور رولنگ کے نمائندوں پر اسکرپٹ کی جانچ پڑتال کریں کہ یہ الجھن نہیں ہے. وقفے سے کسٹمر سروس کالز کی نگرانی کرتا ہے تاکہ نمائندے تنظیم کے کسٹمر سروس فلسفہ کی تعمیل کرے.
انتباہ
ہر واقعے کے لئے سکرپٹ بنانے کی کوشش نہ کریں. نمائندے کو کچھ لچکدار کی اجازت دیں اور گاہکوں سے معلومات حاصل کرنے اور کسٹمر کی ضروریات کو واضح کرنے کے لئے نمائندہ کے بہترین طریقوں کے لئے تجاویز فراہم کریں.
