اجلاس ہر کاروبار کا ایک لازمی حصہ ہیں. چونکہ ایک اچھی طرح سے منصوبہ بندی کا اجلاس انسانی دارالحکومت کے لۓ کرنے کے لئے ایک فورم ہے، یہ لازمی کاروباری وسائل ہے جو کام فورس کی پیداواری میں بہتری لے سکتی ہے. میٹنگ چلانے کے لئے کوئی عالمگیر طریقہ موجود نہیں ہے. تاہم، آپ کو کچھ سوالات سے زیادہ سے زیادہ میٹنگوں سے آپ کو میٹنگ کے مقاصد کو ٹریک اور پورا کرنے میں مدد کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
اس اجلاس کے مقاصد کیا ہیں؟
اجلاس کے اہداف کو پہچاننے والے سب سے پہلے ہر میٹنگ شروع کریں، جس میں "برف کو توڑنے میں مدد ملتی ہے". سوال پوچھیں جیسے "آج ہم کیا کرنا چاہتے ہیں؟" یا "اس اجلاس کے مقاصد کیا ہیں؟" واضح مقصد کی ترتیب آپ کی مدد کر سکتی ہے اور شرکاء کو ٹریک پر رہنا ہے. اگر میٹنگ کورس کو دور کرتا ہے، تو آپ میٹنگ کے مقاصد کے شرکاء کو ذہن میں یاد دلاتے ہیں.
آخری میٹنگ سے ہم نے کیا پیش رفت کی ہے؟
میٹنگ شرکاء سے پوچھیں، "ہم نے گزشتہ اجلاس سے کیا پیش رفت کی ہے؟" اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. آپ کی پیش رفت پر بحث کرنے کے لئے تیار رہیں، اور ایک میٹنگ ایجنڈا لائیں جس میں اہم موضوعات درج کریں جو آپ نے گزشتہ پچھلے اجلاسوں اور آپ نے کسی بھی بقایا مسائل کو حل کرنے کے لئے کیا ہے.
ہم کیا مسائل ہیں؟
ملاقاتیں آپ کے یا آپ کے ٹیم کے اراکین کو ایک منصوبے، آپ کی کمپنی یا ایک فرد کے ساتھ ہونے والے مسائل پر تبادلہ خیال کرنے کا ایک جگہ ہے. لہذا اس کے ترجمہ میں، "ہم کونسی مسائل کا شکار ہیں؟" تیاری کلید ہے، لہذا اجلاس پوائنٹس کی ایک فہرست کے ساتھ اجلاس کی منصوبہ بندی. جب مسائل پر بات چیت کرتے ہیں، ناراض اور دفاعی نہ کریں؛ پرسکون رہیں اور معروف مسائل کی وضاحت کریں، کھلی دھمکیوں کو بے نقاب اور ان مسائل کو حل کرنے کے طریقوں کو حل کریں.
ہماری اگلی میٹنگ سے پہلے ہم کیا چیزیں چاہتے ہیں؟
پوچھ کر تمام ملاقاتوں کو ختم کریں، "ہماری اگلی میٹنگ سے پہلے ہم کیا کام کرنا چاہتے ہیں؟" ہر ملاقات کے اختتام پر اگلے مرحلے کی ایک فہرست تیار کریں. کیا آپ کی ٹیم کسی تفصیلی میٹنگ نوٹس کو بھیجیں جو آپ کے اگلے مرحلے میں سے ہر ایک کے لئے کرداروں، ذمہ داریاں اور تاریخوں کی فہرست رکھتی ہے. کمرے کے ارد گرد جاؤ اور شرکاء سے پوچھو کہ وہ کیا سوچتے ہیں اگلے اجلاس کے لئے اپنے مقاصد کو حاصل کرنے کے لئے بہترین قدم ہیں.
ہم مستقبل میں اپنے کاروباری اہداف کو کس طرح تسلیم کرتے ہیں؟
میٹنگ شرکاء سے پوچھیں، "ہم مستقبل میں اپنے کاروباری اہداف کو کیسے حاصل کرتے ہیں؟" یہ ضروری ہے کیونکہ تمام اجلاسوں کو کمپنی کے اہداف اور مقاصد کے ساتھ سیدھا ہونا چاہئے. سوال میں شرکاء سے ملاقات میں بڑی تصویر کو ذہن میں رکھنے میں مدد ملتی ہے کیونکہ اس چیز کا یہ ہے کہ اکثر دن میں شفل میں کھو جاتا ہے.
