کسی ایسے شخص کو جو کاروباری خط لکھنا آپ کو نہیں جانتا ہے عام طور پر کسی بھی خط کو لکھنے سے کہیں زیادہ مشکل نہیں ہے جو آپ پہلے سے واقف ہیں. تاہم، اگرچہ خط کی شکل پیشہ ورانہ ہے اور کاروباری طور پر مواصلات کی عکاسی کے مناسب معیار پر عمل کرنا چاہئے. کاروباری خط شروع کرنے سے پہلے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ وصول کنندہ کے نام کو صحیح طریقے سے ہجے کر سکیں اور شخص کا صحیح عنوان اور کمپنی کا پتہ لیں.
ایک نامعلوم شخص کے لئے ایک مناسب کاروباری تعارف کے ساتھ خط شروع کریں، جیسے "پیارے مسٹر سمتھ" یا "محترمہ محترمہ جانسن،" اپنے شخص کا آخری نام استعمال کرتے ہوئے. اگر خط ایک خاتون سے خطاب کیا جاتا ہے جس کی شادی شدہ حیثیت نامعلوم نہیں ہے تو "محترمہ" کا استعمال کریں. ایک عہد کے بجائے ایک کالونی کے ساتھ تعارف ختم کریں اگر خط فطرت میں زیادہ رسمی ہے.
اپنے وصول کنندگان کو متعارف کروانے کے بعد آپ نے ابھی تک ملاقات نہیں کی ہے. وضاحت کریں کہ آپ خط کے پہلے پیراگراف میں کیوں لکھ رہے ہیں.پیشہ ورانہ آواز میں آپ کی انکوائری کا مقصد اور وصول کنندہ سے پوچھنا کیا ہے.
ایک کاروبار مناسب شکل میں خط لکھیں. پیراگراف کا استعمال کریں جو صفحہ کے بائیں طرف بائیں طرف پھینک دیا گیا ہے اور پیراگراف نقطہ نظر سے بچنے کے لۓ. ہر پیراگراف کے بعد ایک ہی جگہ شامل کریں. خط کو ایک کاروباری مناسب دستخط کے ساتھ اختتام کریں جیسے "مخلص" یا "بہترین معنی".
خط کے جسم میں پیشہ ورانہ اور عمدہ آواز کا استعمال کریں. ابھی تک احترام کا اظہار کرتے وقت غیر منصفانہ اور دوستانہ رہیں. اپنے وقت کے لئے شکریہ کا ایک نوٹ شامل کریں.
