استقبالیہ عام طور پر ایک دفتر میں داخل ہونے پر آپ پہلے ہی دیکھتے ہیں، جو ان لوگوں کے لئے کام کرتے ہیں اور دفتر میں دوسرے پیشہ ور افراد کی اہم نمائندگی کرتے ہیں. کاروباری ادبیات کا مشاہدہ ایک استقبالیہ کار کے کام کا ایک بڑا حصہ ہے، لیکن اچھے اخلاق کے مطابق مختلف اور تبدیل نظریات مناسب رویے کا تعین کرنے کے لئے ایک استقبال یا سپروائزر کے لئے مشکل بناتے ہیں.
اہمیت
ایک استقبالیہ پسند کی حیثیت کے طور پر کالرز اور زائرین کے لئے پہلے تاثر کو بچانے والے شخص کو بقایا کرنا مشکل ہے. غریب آداب کے ساتھ ایک استقبالیہ متفقہ گاہکوں میں اعتماد کو متاثر کرنے میں ناکام رہے. دوسری طرف، ایک استقبالیہ کار جو کاروباری تحریر کا مشاہدہ کرتا ہے پیشہ ورانہ اور کارکردگی کا مضبوط احساس دیتا ہے. یہ نہ صرف کمپنی کی تصویر کو باہر نکالتا ہے بلکہ نہ صرف دیگر کارکنوں کو محسوس ہوتا ہے جیسےچہ ان کے دفتر کو کام کرنے کے لئے ایک پیشہ ور جگہ ہے.
اقسام
Receptionists مختلف قسم کے اپنے آجروں کی نمائندگی کرتے ہیں. فون کالز کا جواب دینے اور مہمانوں کو مبارکباد دینے کے استقبالیہ پسندوں کے لئے دو عام کام ہیں، اور دونوں کو مناسب عقل کی ضرورت ہوتی ہے. کمپنی کی پالیسی ممکنہ طور پر مختلف قسم کے گاہکوں کو کال کرنے اور رابطہ کرنے کے بعد پیش وضاحتی ٹیلی فون سکرپٹ کا استعمال کرنے کے لئے استقبال پسندوں کی ضرورت ہوتی ہے. دوسرے معاملات میں، استقبال رکھنے والے افراد کو ہر ایک کے ساتھ مختلف مواصلات کو سنبھالا کرنے کے لۓ اپنے صوابدید کا استعمال کرنے کی اجازت ہے، اگرچہ مناسب، سطحی اور پیشہ ورانہ صلاحیت. انفرادی افراد جو دفتر میں کام کرتے ہیں کبھی کبھی ایک استقبال کرنے والے کو اضافی قواعد پر منتقل کرتے ہیں، جیسے جب اور کس طرح استقبالیہ کار ان سے رابطہ کرسکتے ہیں.
تربیت
جبکہ کچھ دفاتر استقبال پسندوں کو ہائی اسکول یا کالج کی ڈگری حاصل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، نوکری پر بہت سے استقبالیہ کاروں کی تحریر تربیت ہوتی ہے. ریفائسٹسٹس کسی ایسے دفتر میں کام کرنے شروع کر سکتے ہیں جو بات چیت کی ضرورت نہیں ہے، جیسے ڈیٹا انٹری کام یا دفتر اسسٹنٹ. کمپنی کی پالیسیوں پر توجہ دینا اور کس طرح استقبالیہ پسندوں نے سلوک کیا ہے کہ وہ پہلی بار استقبالیہ پوزیشن کے لئے نئے ملازمین کو مسترد کرسکیں، جو اس تجربے کو پیدا کرے گا جو دوسرے استقبالیہ ملازمتوں کے حصول میں مفید ثابت ہوسکتا ہے.
خیالات
ہر صنعت اور دفتر میں استقبال کرنے والے کی عقل کے لئے اپنے قواعد ہیں. کچھ دفاتر لباس اور تقریر کے رسمی موڈ کی ضرورت ہوتی ہے. گاہکوں کو آرام دہ اور خوش آمدید محسوس کرنے کے لۓ دوسروں کی مثال کے لئے زیادہ آرام دہ اور پرسکون شکل عائد ہوتی ہے. نئے استقبال اور سپروائزروں کے درمیان مواصلات ضروری ہے تاکہ ہر چیز کو جانتا ہے کہ متوقع کیا ہے. ایک استقبالیہ کے طور پر، اگر آپ کسی خاص صورت حال کے لئے عقل کی بات نہیں کر رہے ہیں تو، سیاسی طور پر خود بخود عذر کرتے ہیں اور نگرانی یا سینئر استقبالیہ سے پوچھیں کہ آپ کو کیسے جواب دینا چاہئے.
تجاویز
اگرچہ ہر دفتر مختلف ہے، استقبال سازی ابھی بھی کچھ تجاویز سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں. ملٹی ماسٹنگ اچھی ملازمت کی کارکردگی کے لئے ضروری ہے، لیکن جب کوئی دفتر داخل ہوجاتا ہے، تو آپ کو اپنی پوری توجہ دینا ضروری ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ کالوں کو فوری طور پر پکڑنے یا مکمل کرنے، کاغذات کو ترتیب دینے اور براہ راست آنکھ کے رابطے پر کال کریں. ایک استقبالیہ کار کی جگہ کی جگہ کو زیادہ پیشہ ورانہ طرز عمل کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے آزادانہ طور پر ہونا چاہئے اور معلومات کو تلاش کرنے اور کسی فارم کو فارم بھرنے کے لئے قلم کرنے کی طرح آسان کاموں کو آسان بنانے کے لئے بھی آسان ہونا چاہئے. آخر میں جب کسی دفتر میں رہتا ہے، استقبالیہ کار ہمیشہ مہمان کو یقینی بنانا چاہتی ہے کہ اس کی موجودگی کی اجازت دی جائے اور اسے جانے کے لۓ جاننے کے بارے میں شرمندہ نہ ہو.
