ملاقاتیں آپ کے دن کا سب سے زیادہ مؤثر حصہ یا وقت کی مکمل ضائع ہو سکتی ہیں. یہ سب میٹنگ کی ساخت پر منحصر ہے، اور اجلاس منعقد کرنے والے رہنما کی مہارت پر. اگر یہ آپ کا کام ہے تو میٹنگ قائم کرنے کے لۓ، آپ کے سب سے اہم اہداف میں سے ایک ایجنڈا بنانا ہے. میٹنگ کے لئے اجنبی اشیاء کو مناسب طور پر لیبل کرنا ضروری ہے، کیونکہ ان اجنبی اشیاء نے میٹنگ کے لئے سر مقرر کیا اور گفتگو کو ٹریک جانے سے روکنے میں مدد کی.
اجنبی آئٹم کو "معلومات" کے طور پر لیبل کریں اگر اس کا مقصد میٹنگ میں دیگر حاضرین کے لئے ایک پس منظر فراہم کرنا ہے. مثال کے طور پر، پروجیکٹ ٹیم کے ایک رکن کو ابتدائی کک آف میٹنگ میں مجوزہ سافٹ ویئر کی تبدیلیوں کی گنجائش کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہے. اس قسم کی میٹنگ اجنڈا کی چیز معلومات ہے. حاضریوں کو اس شے پر متفق یا متفق ہونے کی ضرورت نہیں ہے. وہ صرف معلومات کو جذب کرنے کی ضرورت ہے.
مباحثہ کی ضرورت ہوتی ہے اس اشیاء کے مشاورتی اجلاس کے اجزاء تخلیق کریں لیکن اجلاس میں حل کرنے کی توقع نہیں کی جاتی ہے. مشاورت ایجنڈا اشیاء شرکاء کو اپنے خدشات کا اشتراک کرنے کا موقع دیتے ہیں اور ان کے خیالات کے بارے میں بات چیت کے بارے میں رائے دیتے ہیں. مثال کے طور پر، ایک تجویز کردہ کمپیوٹر ہارڈویئر اپ گریڈ کے بارے میں ایک اجلاس میں مشورے کے تحت ہارڈویئر کے حل کے بارے میں بحث بھی شامل ہے، کئی مشاورت اجنبی اشیاء شامل ہیں. ممکنہ منصوبے کے رہنما ہر مجوزہ حل کا مختصر جائزہ پیش کرسکیں، اس کے بعد باقی اجلاس کے شرکاء کی جانب سے عام بحث.
میٹنگ اجنبی آئٹم کو "مسئلہ حل کرنے" کے طور پر لیبل کریں اگر اس کا مقصد اصل میں اجلاس کے دوران ایک قرارداد میں آنا ہے. یہ لیبل آپ کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں خاص طور پر اجلاس کے لئے مقصد پر مبنی ہے. ایک ایجنڈا کا شناخت ایک میٹنگ میں مشاورت کے طور پر لیبل کیا جاسکتا ہے اور اگلے ہی اس مسئلے کو حل کرنے کے لۓ اس منصوبے کو شروع کرنے کے لۓ حل کرنے کے لۓ مسئلہ حل ہوسکتا ہے. مثال کے طور پر، ہارڈویئر کے حل کے بارے میں مشاورتی اجنبی شے اگلے میٹنگ میں مسئلے کو حل کرنے میں مدد کرسکتے ہیں، جب شرکاء سے کہا جاتا ہے کہ وہ ہارڈ ویئر کے حل کا انتخاب کریں.
اگر اس مقصد کا مقصد دوسرے میٹنگ کے شرکاء سے پوچھنا ہے تو اس کی میٹنگ ایجنڈا آئٹم "مدد کے لئے درخواست" لیبل بناؤ. یہ اشیاء اگلے میٹنگ کے لئے پیروی کے طور پر کام کر سکتے ہیں، منصوبے کی ٹیم کے ہر رکن کے ساتھ منصوبے کی حیثیت پر باقی ٹیم کی معلومات کو اپ ڈیٹ اور انہیں فراہم کرنے کے لۓ.
