اجلاس میں منعقد کرنے اور کاروباری افراد سے ملاقات کے دوران ساتھی ملازمین کے واقعات کی میزبانی کرنے کے لئے کمپنی کے ایگزیکٹوز کے ذریعے ایک کانفرنس کا کمرہ استعمال کیا جاتا ہے. ایک کانفرنس روم کی سیٹ اپ پر اثر انداز کر سکتا ہے کہ لوگ کس طرح میٹنگ کا تجربہ کرتے ہیں، کیونکہ اس کے پیچھے بیٹھے ہوئے لوگ کمرے کے سامنے ہر چیز سننے کے قابل نہیں دیکھ سکتے یا دیکھ سکتے ہیں. کانفرنس روم کے قیام شروع کرنے سے پہلے، خلا کا تجزیہ کرنے کا تعین کریں کہ مقرر کردہ جگہ کے لئے سیٹ اپ کس طرح کام کرتا ہے. جس طرح سے سب ملوث ہوتے ہیں وہ پیشکشوں یا واقعات کے دوران اسی تجربہ کا حامل ہوں گے.
خلا کو ڈیزائن کرنا شروع کرنے سے پہلے کانفرنس روم کے ارد گرد چلیں. خلا میں تمام برقی دکانوں کو تلاش کریں، کیونکہ کمرے کے سامنے بجلی کے آؤٹ لیٹس کی ضرورت ہوسکتی ہے. پروجیکٹر اور اسکرینز کو بجلی کی ضرورت ہوتی ہے، لہذا اس کمرے کے سامنے سیٹ اپ جہاں دکانیں دستیاب ہیں. یہ منزل پر تاروں کو کم سے کم کرنے کے لئے کیا جاتا ہے، کیونکہ لوگ کانفرنس کے کمرے میں گھومتے ہیں جیسے لوگ ان پر سفر کرتے ہیں.
خلائی سائز کا تجزیہ کریں اور کمپنی کی ضروریات کے سائز کا موازنہ کریں. اگر کمپنی ایک ہی وقت میں 20 لوگوں یا اس سے کم کے ساتھ ملاقات کرنے کے لئے ایک جگہ کی تلاش کر رہی ہے، میزوں اور کرسیاں کی سیٹ اپ ایک ہی وقت میں سینکڑوں افراد کو روکنے کے لئے ایک جگہ سے مختلف ہے. ایک تھیٹر طرز سیٹ اپ کا استعمال کرتے ہوئے صفوں کے ساتھ سلیک لوگوں کے لئے U-shape سیٹ اپ کی مخالفت کے لئے زیادہ موثر ہوسکتا ہے، کیونکہ U-شکل ترتیب 20 افراد یا اس سے زیادہ مناسب ہے. ایک کانفرنس کی میز صرف اس صورت میں استعمال کی جانی چاہئے کہ کمپنی صرف ایک ہی وقت میں 15 سے زائد لوگوں کی میزبانی کرنے کا ارادہ رکھتی ہے، کیونکہ ٹیبل کے ایک اختتام پر واقع کارکنوں کو مخالف اختتام پر بیٹھ کر لوگوں کو سننے کے قابل ہونا ضروری ہے.
میز پر میزیں اور کرسیاں شامل کرنے سے پہلے سامنے پر ایک پریزنٹیشن سکرین یا پروجیکٹر شامل کریں. تمام برقی آلات میں پلگ اور دیواروں کے ساتھ تاروں کو چھپا یا قالین کے نیچے.
میزائل کو مطلوبہ ترتیب میں رکھیں جس نے آپ کو کانفرنس روم کے لئے منتخب کیا ہے. میزیں ایک دوسرے کے قریب رکھنا چاہئے، اگر آپ یو شکل کا طریقہ استعمال کررہے ہیں. تھیٹر سیٹ اپ میزائل والے باکس یا پلیٹ فارم پر ٹیبلز کی ضرورت ہوتی ہے. میزائل کو شامل کرنے سے پہلے پلیٹ فارم کو مطلوبہ جگہ میں رکھیں.
جگہ کے ارد گرد چلیں اور اپنے آپ کو ٹیبل کے پیچھے رکھیں اگر جانچ پڑتال کے بغیر کمرے کے سامنے دیکھنے کے لۓ ہر نشست قابل قبول ہے. کوئی ایسی جگہ میں کسی جگہ نہ رکھو جہاں وہ سامنے نہ دیکھ سکیں. اس سے پہلے کہ کمرے میں کرسیاں شامل ہو جائیں، کیونکہ کمرے میں کرسیاں اور ٹیبلوں کے ساتھ سیٹ اپ کو تبدیل کرنا بہت مشکل ہے.
کانفرنس کے کمرے میں تمام کرسیاں شامل کریں اور فرش کی خلائی کو بچانے کے میزوں کے نیچے کرسیاں ڈالیں. یہ کانفرنس کا کمرہ بڑا اور زیادہ منظم نظر آئے گا.
پانی، قلم، کاغذ کے پیڈ اور ممکنہ طور پر ایک ایونٹ سے پہلے کانفرنس کی میزوں کی بوتلیں شامل کریں.
