ایک معاوضہ پر اطلاع دینے سے آپ کے ادارے موصول ہونے والے ادارے اور گرانڈر وصول کنندہ کے درمیان تعلقات کا ایک اہم پہلو ہے. گرانٹ کی رپورٹ اصل سرگرمی کے پیشکش، نئے نتائج، نقصانات، کامیابیاں اور مالیات میں کئے گئے سرگرمیوں پر معلومات فراہم کرتی ہیں. ایک گریجویٹ رپورٹ میں ایماندار، واضح، اور آنے والے ہونے کی وجہ سے grantmaking ادارے اس کے اثرات کی پیمائش کرتا ہے اور آپ کے تنظیم کے تجربے سے جانتا ہے. اصل پیشکش کی پیشکش میں پیش کردہ مخصوص ڈیلیوریبلائٹس اور سرگرمیوں کی رپورٹ کرنا ضروری ہے. گرانٹ کی رپورٹوں میں عام طور پر ایک کور خط، کور شیٹ، داستان اور مالیاتی سیکشن شامل ہیں.
معلومات اور کاروباری اداروں کو جمع
جب ایک گرانٹ رپورٹ لکھنے کے لۓ، آپ کو پیشکش کی تجویز میں پیش کردہ تفصیلات کے بارے میں کرسٹل واضح کرنا چاہتے ہیں اور اس سہولت کے ذریعے فنڈ پراجیکٹ سے بہت واقف ہوں. گرانٹ پروپوزل اور گراؤنڈ ایوارڈ خط کا حوالہ دیتے ہیں.
رپورٹ کے آخری وقت کے پیش نظر میں، مناسب محکموں کے سربراہوں سے آپ کو مدد فراہم کرنے کی ضرورت ہے جو آپ کو فنانس مکمل کرنے کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، فنانس سے مشورہ اور مالیاتی بیانات کے لئے اکاؤنٹنگ، فیلڈ رپورٹس کے پروگرام پروگرام کے عملے، تصاویر کے لئے دستخط اور مواصلات کے ایگزیکٹو ڈائریکٹر.
مختلف مواد جمع کرو اور اپنی انگلیوں کے تجاویز پر رکھو کیونکہ آپ ان سب کو رپورٹ میں مل کر رکھیں.
کور شیٹ اور داستان سیکشن لکھیں
پہلا سیکشن کا احاطہ کرتا ہے اور بنیادی رابطے کی معلومات اور اعداد و شمار کا مطالبہ کرتا ہے جو آپ کو آپ کی اصل گرانٹ پروپوزل سے متعلق پیشکش کی رپورٹ سے رابطہ کرے گا. اس سیکشن میں آپ کی تنظیم کا قانونی نام، اس منصوبے کی تاریخ کی حد جس میں بیان کردہ، ایگزیکٹو ڈائریکٹر یا آپ کے تنظیم کے صدر کا نام ہے، رابطے والے شخص کا نام ہے جو مالیاتی فنڈز اور مالیاتی رپورٹ سے واقف ہے. اپنے مکمل میلنگ ایڈریس، فون اور فیکس نمبر، ای میل ایڈریس، پروجیکٹ کا نام، گرانٹ کی رقم، گرانٹ کی شناختی نمبر، اور فنانس کا مقصد شامل کریں. اس بات کا یقین کرو کہ یہ سبھی معلومات سے متعلق ہے جو اصلی گراؤنڈ ایپلی کیشنز اور ایوارڈ کے خط میں ہے. آپ کی رپورٹ کے فوٹر میں، اپنی گزارش کی شناختی نمبر اور رپورٹ کا صفحہ نمبر ڈالیں.
داستان سیکشن میں، اس بات کی وضاحت کریں کہ منصوبے کی فنڊ آپ کی کمیونٹی میں یا آپ کے لوگوں کی زندگیوں میں فرق کیسے بنائے گئے ہیں. آپ گریجویشن کی شرح، آمدنی کی سطح یا گریڈ کی طرح مقدار میں اعداد و شمار اور اعداد و شمار فراہم کرسکتے ہیں. آپ کو سروے، انٹرویو یا انفرادی افراد یا خاندانوں کی کہانیاں جو آپ کی خدمات سے فائدہ پہنچے ہیں کوالیفیکی ڈیٹا بھی فراہم کرسکتے ہیں.
اگر آپ کو کسی بھی مالی امداد کے نتیجے کے طور پر نیا پتہ چلا تو گرانمرہ کو بتائیں. اگر کچھ بھی غیر متوقع طور پر ہوا، اچھا یا خراب ہو تو تفصیل میں وضاحت کریں.
اگر آپ دیگر تنظیموں کے ساتھ تعاون میں کام کرتے ہیں اور اس منصوبے کو کس طرح اثر انداز کرتے ہیں تو گرانمرہ کو بتائیں. یہ ضروری ہے کیونکہ مجوزہ افراد تنظیموں کے درمیان تعاون کی قدر کرتے ہیں.
پراجیکٹ سے سیکھا کسی بھی سبق کا اشتراک کریں. آپ کے منصوبے کے دوران پیدا ہونے والے کسی بھی چیلنجوں میں تفصیل بیان کریں اور آپ ان کو کس حد تک ختم کر دیں. اگر آپ یہ اچھی طرح کرتے ہیں تو، آپ کو وصول کنندہ سے بہت احترام ملے گا. جب وہ غیر منافع بخش تنظیموں کو یہ بتاتے ہیں کہ اس کی حیثیت سے اس کی تعریف کی جاتی ہے تو اس صورت حال میں چینی کی صورتحال کو بہتر بنانے کی مخالفت ہے.
گرانڈر ساز کو بتائیں کہ اس منصوبے کے لئے مستقبل کی منصوبہ بندی کیا ہے. اگر منصوبے جاری رکھے تو فنڈز کے ذرائع کو شامل کریں. وضاحت کریں کہ آپ اس منصوبے کو تبدیل کرسکتے ہیں کہ کس طرح نئے سبق سیکھے ہیں.
آپ کے منصوبے میں سرمایہ کاری میں اس کی سخاوت کے لئے grantmaker کا شکریہ. اپنی تشہیر کا اظہار کریں. کسی بھی اضافی متعلقہ تبصرے شامل کریں.
فنڈز شامل کریں
گرانڈرکار کسی خاص آمدنی، نقد بہاؤ اور بیلنس شیٹ جیسے مخصوص مالی بیانات سے پوچھ سکتے ہیں. پروجیکٹ سال کے لئے بیان کردہ بیانات کو جمع کریں. جب آپ رپورٹنگ کررہے ہیں تو اس وقت سے آپ کے مالیاتی صحت میں کسی بھی انتہائی تبدیلی کی وضاحت کریں. یہ بہتر ہے کہ آپ اس کی طرف اشارہ کریں اور ایک اچھی وضاحت حاصل کرنے کے بجائے گزرنے والا خود کو تلاش کریں. آگے بڑھو
مخصوص منصوبوں پر خرچ کردہ گرانٹ سے فنڈز پر تفصیلی رپورٹنگ فراہم کریں. اس سیکشن میں آپ کی تفصیلات فراہم کی جاسکتی ہیں اس میں براہ راست آپ کے بجٹ کے مطابق پیشکش کی تجویز ہے.
اگر آپ کے پاس غیر متوقع اخراجات ہوتے ہیں، تو انہیں رپورٹ میں شامل کیا جاسکتا ہے اور ان کو اس طرح کی شناخت کرتا ہے. گرانٹ رپورٹ کے داستان سیکشن میں ان اخراجات کی وضاحت بھی کریں.
رپورٹ پیکیج
رپورٹ کے مواد کی تفصیل کے بارے میں مختصر احاطہ خط شامل کریں جس میں آپ کا اعزاز ID نمبر شامل ہونا چاہئے. یہ خط آپ کے تنظیم کے ایگزیکٹو ڈائریکٹر یا صدر سے ملنے والی ادارہ میں ان کے برابر ہے. خط کو بطور گرانٹ کے لئے ڈونر کا شکریہ ادا کرنا چاہئے. آپ واقعی کافی شکریہ نہیں کر سکتے ہیں.
ایک دوسرے ساتھی کی مدد سے گرانٹ کی شرح میں ترمیم کریں. فنانس سے فنانس سے حتمی دستخط حاصل کریں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ترمیم کرتے وقت رپورٹ کے فونٹ اور سر کے مطابق مسلسل ہو.
آپ کے منصوبے کی پیمائش کے لئے جمع کردہ سروے، گرافس، نقشے، اعداد و شمار یا معلومات منسلک کریں. آپ نے داستان سیکشن میں سب سے اہم پہلوؤں کا خلاصہ دیا، لیکن ان کو حوالہ کے لئے دستیاب کیا جانا چاہئے. ممکنہ حد تک ممکنہ طور پر تمام اعداد و شمار پیش کریں.
افسوسناک طور پر پروموشنل منسلک استعمال کریں. Grantmakers بہت مصروف ہیں اور آپ کے ایونٹ مسافروں، تصاویر، اور پریس ریلیزز کے ہر ایک کے باوجود موڑنے کے لئے وقت نہیں ہے. دو یا تین تصاویر، ایک شائع کردہ یا نشر کردہ میڈیا ٹکڑا، اور شاید آپ کی تنظیم سے ایک نیوز لیٹر منتخب کریں. اگر آپ اضافی مواد کو منسلک کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ یہ آپ کے کیس میں مدد ملتی ہے اور براہ راست اس منصوبے سے متعلق ہے.
آپ کے تنظیم کے ایک بااختیار نمائندے سے ایک دستخط حاصل کریں - ممکنہ طور پر اسی شخص نے جو گرانٹ ایپلی کیشن پر دستخط کیا ہے.
وقت پر جمع کروائیں
ایوارڈ کے خط میں درج میڈیم اور موڈ میں گرانٹ کی رپورٹ بھیجیں. grantmaking ادارے ای میل کے لئے پوچھ سکتے ہیں، آن لائن پورٹل ہے یا USPS میل کے ذریعہ بھیجے گئے تین کاپیاں کو ترجیح دیتے ہیں. جانچ پڑتال دوہری کرنے کے لئے ہمیشہ محفوظ ہے.
رسید کی توثیق کریں. اگر آپ خود کار طریقے سے توثیق نہیں کرتے ہیں، تو آپ اپنی مالیاتی رپورٹ کی وصولی کی تصدیق کرنے کے لۓ ادارہ ساز ادارے میں مناسب عملے کے فرد سے رابطہ کرسکتے ہیں.
ایک ریکارڈ آپ کے ریکارڈ کے لئے محفوظ کریں. اس صورت میں اگر آپ کی گریجویٹ رپورٹ کی ترسیل کے ساتھ کچھ بھی ہوتا ہے تو، آپ کو ایک اور کاپی فراہم کرنے والے کو جمع کرنے کے لئے تیار ہونا ضروری ہے.
