ڈیٹا کو ہمیشہ آسانی سے قابل رسائی ہونا چاہئے تاکہ ملازمین کسی بھی وقت اور کسی بھی جگہ سے اعداد و شمار پر کام کرسکیں. انٹرنیٹ ڈیٹا بیس تک رسائی میں اضافہ کرنے میں ایک مفید آلہ رہا ہے. رسائی کے لئے آن لائن دستیاب آن لائن ہونے کے بعد - جب ملازم سفر کررہے ہیں، مثال کے طور پر - ایک ایسی ٹیکنالوجی ہے جو بڑے پیمانے پر اعداد و شمار کا انتظام کرنے کے لئے استعمال کرتی ہے.
ڈیٹا انٹری
اعداد و شمار مینجمنٹ کی تکنیکوں کا حصہ اس سے پہلے ہوتا ہے کہ اعداد و شمار ڈیٹا بیس میں داخل ہوجائے. اعداد و شمار کو پہلے داخلہ پر درست ہونا لازمی ہے، جس کا مطلب یہ ہے کہ اصل میں ڈیٹا کو صحیح طور پر درست کرنا ضروری ہے کہ اعداد و شمار کو درست طریقے سے ریکارڈ کرنا چاہیے. مثال کے طور پر، جب ایک گاہک کو فون کے ذریعہ ایڈریس کی تبدیلی کی اطلاع دیتا ہے تو، کسٹمر سروس کے نمائندہ کو کسٹمر کو صحیح طریقے سے سننا چاہیے تاکہ ایڈریس کو صحیح طریقے سے ڈیٹا بیس میں درج کیا جائے. غلطی سے گریز کرنے کے لئے ایک ٹیکنالوجی گاہک کو واپس معلومات کو دوبارہ دیکھنا ہے.
ڈیٹا بیک اپ
آئی بی ایم کے مطابق، گمشدہ اعداد و شمار کو کمپنی کے وقت کی لاگت کرکے کمپنی پر نقصان دہ اثر ہوسکتا ہے. کمپنیاں اکثر بیک اپ کے طریقوں پر انحصار کرتے ہیں جو اہم معلومات جمع کرتے ہیں تاکہ اس معلومات کو اس واقعہ میں بازیافت کیا جاسکتا ہے جو یہ معلومات کھو چکی ہے.
ڈیٹا صفائی
ڈیٹا صفائی غلط اعداد و شمار کو ٹھیک کرنے، ڈیٹا کو مضبوط کرنے اور غیر متعلقہ اعداد و شمار کو حذف کرنے کا عمل ہے. ڈیٹا صاف کرنے کے ڈیٹا بیس کے منتظم سے خود کار سافٹ ویئر پروگرام اور دستی ان پٹ دونوں کا استعمال کرتا ہے. جبکہ ڈیٹا صاف کرنے میں غلطیوں کو ہٹانے اور کمپنی کی پیداوری اور سٹوریج کی جگہ میں اضافہ ہوسکتا ہے، ڈیٹا صاف کرنے کا عمل مہنگا اور وقت سازی ہو سکتا ہے.
متبادل ڈیٹا
ڈیٹا کا کبھی کبھی سافٹ ویئر کی طرف سے بیک اپ کیا جاتا ہے، جیسا کہ پہلے ذکر کیا گیا ہے. جب کسی بھی وجہ سے اعداد و شمار کا ایک ٹکڑا تبدیل ہوجاتا ہے اور ڈیٹا مناسب طریقے سے کام کرتا ہے، ڈیٹا بیک اپ ڈیٹا کی طرف سے تبدیل کیا جا سکتا ہے جو ماضی میں کام کرتا ہے. اس کے بعد، پروگرامر اس بات کا تعین کر سکتے ہیں کہ اعداد و شمار کو خراب کیا گیا ہے اور اس بات کا اندازہ لگایا جاسکتا ہے کہ یہ اعداد و شمار مستقبل میں بہتر اپ ڈیٹ کیسے کرسکتا ہے.
کسٹمر ڈیٹا انٹری
کمپنیاں ویب سائٹ قائم کرسکتی ہیں جو صارفین کو براہ راست اعداد و شمار میں داخل ہونے کی اجازت دیتا ہے. یہ براہ راست ڈیٹا اندراج کمپنی کی رقم کو بچاتا ہے، اس سے لازمی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ملازمین کو عمل کرنے کی ضرورت نہیں ہے. اگر غلطی ہو تو گاہکوں کو بھی خود کو صحیح طریقے سے درست کر سکتے ہیں. تاہم، تمام گاہکوں کو انٹرنیٹ کے ذریعے آن لائن ڈیٹا بیس تک رسائی حاصل کرنے کے بارے میں جاننے کے لئے کافی حد تک تکنیکی مدد نہیں ہے.
ڈبل چیکنگ
بہت اہمیت والا ڈیٹا ہمیشہ دو آنکھوں کی طرف سے جانچ پڑتال کرنا چاہئے. جب کسی ملازم کو ڈیٹا میں ترمیم کرتا ہے، تو اس تبدیلی کو تبدیل کرنے کے لئے مختلف رنگ کا استعمال کرتے ہوئے اس ڈیٹا کو ترمیم کرنا چاہئے. اس کے بعد، دوسرا ملازم اس اعداد و شمار میں ترمیم کو دیکھ سکتے ہیں کہ اس میں کوئی غلطی نہیں ہوئی.
ڈیٹا مینجمنٹ کنسلٹنٹس
کئی کنسلٹنٹس کمپنیوں کو اعداد و شمار کے معیار کے انتظام میں مہارت ہے. یہ کمپنیاں اس بات کا جائزہ لیں کہ کس طرح کاروبار ڈیٹا مینجمنٹ کے عمل کو انجام دیتا ہے اور اس پروسیسنگ کو فراہم کرتا ہے کہ یہ عمل کیسے بہتر ہوسکتا ہے.
