ایک شکایت کا خط فرد یا تنظیم کے ساتھ آپ کی شکایت کا مستقل ریکارڈ کے طور پر کام کرتا ہے. ایک اچھی طرح سے تحریری خط واضح طور پر اس مسئلے کا بیان کرتا ہے جو آپ نے ایک مخصوص مصنوعات یا سروس اور متوقع قرارداد سے منسلک کیا ہے. اپنے خط لکھتے وقت، پرسکون اور پیشہ ورانہ سر کو اپنایا. کسی بھی خطرات سے بچیں، ناپسندیدہ ریتیں، سوراخ یا نامناسب زبان. زیادہ تر مقدمات میں، آپ ایک ایسے فرد کو ایک خط لکھ رہے ہیں جو آپ کی دشواری کے ذمہ دار نہیں تھے، لیکن وہ اسے حل کرنے میں مددگار ثابت ہوسکتے ہیں.
اپنے مخصوص شخص کو اپنا خط بتائیں. "عزیز سر" کا استعمال نہ کریں یا "اس سے کون ہوسکتا ہے." کمپنی سوئچ بورڈ کو فون کریں اور مناسب مینیجر کے نام اور عنوان سے پوچھیں. اس کے نام کی صحیح ہجے کی توثیق کریں. اگر آپ ایک نام کی نشاندہی نہیں کرسکتے ہیں تو، مناسب عنوان کا استعمال کریں جیسے "کسٹمر سروس مینیجر".
قلم اور کاغذ کا استعمال کریں یا آپ کے لفظ پراسیسنگ پروگرام کا مسودہ ورژن آپ کی شکایت سے متعلق تمام تفصیلات ریکارڈ کریں. مصنوعات کا نام اور وضاحت، آرڈر نمبر، برانڈ نام، ماڈل نمبر، خریداری اور خریداری کی تاریخ جیسے معلومات کو شامل کریں. آپ کی شکایت سے متعلق تمام دستاویزات. تمام معلومات کا احترام کریں اور یہ یقینی بنائیں کہ آپ کی شکایت جائز ہے.
ایک مثبت نوٹ پر خط شروع کریں. تنظیم کے کچھ مثبت پہلوؤں پر بحث کرنے کے لئے پہلے پیراگراف کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، آپ کو برانڈ کے نام یا کمپنی اہلکاروں کے ساتھ کسی بھی مخصوص معاملات میں آپ کی وفاداری کا ذکر کر سکتا ہے. مثال کے طور پر، "ماضی میں، میں نے آپ کی دکان کا دورہ کیا ہے. بہت سے فروخت کے ساتھیوں نے مجھے نام سے مبارکباد دی اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ میں اپنی خریداری سے مطمئن ہوں."
دوسری پیراگراف میں آپ کی شکایت کی نوعیت ریاست. تمام تفصیلات شامل کریں کہ قاری آپ کی شکایت پر عمل کرنے کے لئے جاننے کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، "میری 30 دن کی ضمانت کے حالات میں، میں 7 مارچ، 2011 کو 373.89 ڈالر کے لئے مانیٹرنگ واپس کر رہا ہوں. رسید کا ایک فوٹو کاپی ہے." رسیپٹس یا دیگر دستاویزات کی اصل نقل نہیں بھیجیں.
اپنی توقعات کو صاف کرنے کے لئے تیسرے پیراگراف کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، "چونکہ مینوفیکچرر کی طرف اشارہ نہیں کیا جاسکتا ہے، تو مجھے توقع ہے کہ میں مکمل طور پر 47.83 ڈالر کی واپسی اور ڈاک ٹکٹ میں واپس آنے کے لئے ادائیگی کروں. میں آپ کے جواب کے چار ہفتے انتظار کروں گا. آپ سے، میں بہتر بزنس بیورو سے رابطہ کروں گا."
تجاویز
-
اپنا نام، پتہ، ٹیلی فون نمبر اور ای میل ایڈریس شامل کریں. مختصر پیراگراف لکھیں اور خط کی لمبائی ایک صفحے پر رکھیں. اپنے خط کو مسترد کرنے کے قابل اعتماد دوست یا رشتہ دار سے پوچھیں. ہجے اور گرامیٹیکل غلطیوں کی جانچ پڑتال کے علاوہ، اسے اس بات کا یقین کرنا چاہئے کہ خط کا سر مناسب ہے.
