ٹریننگ میمو کو کس طرح لکھتے ہیں

جب آپ ٹریننگ دستی، کاروباری عمل یا ہینڈ بک کو اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہے تو، ایک بہترین ٹریننگ میمو ہے. میمو کی شکل آپ کو اپنے وصول کنندگان کو نشانہ بنانے اور بروقت پیروی کی معلومات میں شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے، اور خاص طور پر اس صورت حال میں مفید ہے جہاں موجودہ قانونی عمل میں نئے قانونی مباحثے یا ضروری اقدامات شامل ہیں. چند آسان قدموں کی پیروی کرتے ہوئے، آپ اس بات کو یقینی بن سکتے ہیں کہ آپ کے میمو عام خیالات سے بچنے کے دوران آپ کے خیالات کو واضح طور پر اور مناسب طریقے سے بات کرتی ہے.

اپنے ناظرین کی شناخت کریں. یہ آپ کو آپ کے میمو کے لئے سب سے زیادہ اہم معلومات شامل کرنے میں مدد ملے گی. مثال کے طور پر، اگر آپ تیسرے منزل پر نئے کاپیئر استعمال کرنے کے بارے میں وضاحت کرنے کے لئے لکھ رہے ہیں تو، عمارت میں ہر ملازم کو میمو نہ بھیجیں. یا اگر ایک نیا قانون اس بات پر اثر انداز کرے گا کہ قانون سازی میں کس طرح پکارا جاتا ہے، آپ کو بحالی کی ٹیم میں شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہے.

اپنا موضوع متعارف کروانا لائنوں کے پہلے جوڑے کو اپنے قارئین کو یہ بتانا چاہئے کہ یہ میمو ان کے لئے کیوں اہم ہے. انہیں بتائیں کہ پرانے عمل کیا تھا، یا کونسی موجودہ عمل اس اپ ڈیٹ پر لاگو ہوتا ہے، اور اس کے ساتھ ساتھ اپ ڈیٹ کی وجہ.

نئے مراحل یا ضروریات کا تعین کریں. صرف ایک ہی سطح کا عنوان استعمال کریں اور آپ کی وضاحتیں جامع اور توجہ مرکوز رکھیں. تازہ کاری کی معلومات کے ساتھ ساتھ کسی بھی پہلے مرحلے یا عمل کو شامل کریں جو ابھی تک عمل یافتہ نہیں ہونا چاہئے.

ایک وقت لائن شامل کریں. واضح طور پر آپ کے ناظرین کو معلوم ہے کہ جب نئی پالیسی اثر انداز ہوگی. اگر یہ فوری طور پر تبدیلی ہے، تو واضح طور پر ریاست بتائے گی کہ اگر کوئی عرصہ مدت یا پہلے طریقہ کار کے لئے ٹرانسمیشن عمل ہے. مثال کے طور پر، اگر غیر موجودگی کی اجازت دینے کے لئے ایک نیا فارم موجود ہے تو، ملازمتوں کو بتائیں کہ پہلے سے ہی عملدرآمد کی درخواستوں میں کیا ہو گا.

فالو اقدامات کے ساتھ بند کریں. آپ کے میمو کے اختتام پر، آپ کے ناظرین کو بتائیں کہ اگر وہ سوالات ہیں جو آپ کے دستاویز میں جواب نہیں دیئے گئے ہیں. اس میں اضافی دستاویزات، یا وہ رابطہ نمبر شامل ہوسکتا ہے جو وہ کال کرسکتے ہیں. اگر آپ کی ٹریننگ میمو اپ ڈیٹس کی ایک سیریز کا حصہ ہے، تو اگلے اپ ڈیٹ جب تیار ہو جائے گا.