ملازمتوں کو بغیر کسی ہدایات کے بغیر خریدنے کی اجازت دی جا سکتی ہے. حکمت عملی خریداری کے عمل کی نگرانی کی اجازت دیتا ہے ایک طریقہ کار بنانے کے بعد بہترین قیمت پر اشیاء کی صحیح مقدار اور معیار کو خریدنے کے ساتھ شروع ہوتا ہے. ایک بجٹ کا استعمال کرتے ہوئے اور معیاری جائزہ لینے کے عمل کو قائم کر سکتے ہیں مارکیٹ کے رجحانات کو ظاہر کرنے کے لئے فائدہ اٹھانے کے لئے اور قیمتوں کا تعین کرنے کے ڈھانچے کو لے سکتے ہیں جو دوسری صورت میں نظر انداز ہوسکتی ہے.
تیاری
کاروبار کی خریداری کرنے کی ضرورت ہے تمام اشیاء اور اشیاء کی وضاحت کرنے والے ایک فہرست لکھیں. گروپ اسی طرح کی چیزوں کو مل کر اور ہر گروہ کو مناسب سرنگ دے. مثال کے طور پر، اشیاء جیسے قلم، قانونی پیڈ اور کاپی کا کاغذ سبھی "آفس سپلائیز" کے زیر اہتمام کرے گا. کافی، چائے، کپ اور پلاسٹک کا چمچ سبھی "باورچی خانے کی فراہمی" کے تحت درج کیا جا سکتا ہے. بینڈرس، ڈی وی ڈی اور ڈی وی ڈی مقدمات جیسے اشیاء "پیکجنگ" کی سرخی کے تحت جا سکتے ہیں.
اس کمپنی میں تمام محکموں یا علاقوں کی شناخت کریں جو سامان خریدنے اور اشیاء کے گروپوں کو دستاویزات سے خریدیں گے ہر ایک علاقے سے خریداری کریں گے. مثال کے طور پر، مارکیٹنگ کے شعبے کو "پیکجنگ" اور "آفس کی فراہمی" عنوانات سے خریدنا ہوسکتا ہے. انتظامی عملے صرف ہوسکتے ہیں "باورچی خانے کی فراہمی" بلکہ "دفتری سامان" خریدیں گے.
کمپنی کے سالانہ بجٹ کو ابتدائی نقطہ کے طور پر استعمال کرتے ہوئے ہر شعبے کے لئے خریداری کے بجٹ کی منصوبہ بندی کریں. ہر محکمہ کی خریداری کے لئے ماہانہ بجٹ مقرر کریں - اس میں حتمی منظوری کے لئے ہر شعبہ کے سربراہ کی شرکت شامل ہوسکتی ہے.
فروور کی معلومات جمع کریں، جیسے کمپنی کا نام، ایڈریس، فون نمبر، رابطہ فرد اور آپ کی کمپنی کا اکاؤنٹ نمبر. ہر چیز کو ایک خاص فروش یا وینڈرز سے خریدا جا رہا ہے. یہ وارث ہے کہ ہر چیز کے لئے ایک فروش کی فہرست موجود ہے جو تین گہرائیوں سے ہوتی ہے تاکہ اگر ترجیح و فروخت اسٹاک سے نکل جائے تو اس کے پاس بیک اپ بیچنے والے ہیں. سے خریداری کرنے کے لئے ایک سے زیادہ فروش ہونے کے بعد تاخیر سے روکتا ہے. یہ خاص طور پر کاروباری اداروں میں اہم ہے جہاں حصوں یا دیگر اشیاء کو حکم دیا جاسکے اور بروقت انداز میں موصول ہونے کے لۓ موصول ہونا ضروری ہے.
فروشوں کے ساتھ قیمتوں کا تعین چھوٹ پر تبادلہ خیال کرنے اور خصوصی احکامات کا انتظام کرنے کے ساتھ تعلقات قائم کریں. بیچنے والے کمپنی کے اندر ایک نامزد سیلز کا نمائندہ ایڈجسٹ اور ہنگامی احکامات کو بہتر بنانے اور مختصر مینوفیکچرنگ کے وقت کو تیز کرسکتا ہے.
لکھیں طریقہ کار
خریداری کے دوران ہر محکمہ کے لئے ایک قدم بہ قدم عمل لکھیں. غور کریں کہ کس طرح خریداری کی درخواست کی جائے گی، اختیار شدہ، حکم دیا گیا ہے، موصول ہوئی ہے، اس کے لئے ترسیل اور ادا کی جائے گی. ملازمتوں اور عملے کے مختلف درجے کے لئے خریداری کے ٹوپیاں قائم کرنے پر غور کریں. اشتھاراتی ہیک خریدنے کے لئے طریقہ کار، ادائیگی کے اختیارات اور خریداری شامل کریں جو دوسرے محکموں سے جواب کی ضرورت ہوتی ہے. مثال کے طور پر، انتظامی شعبہ کے ذریعہ نئے کمپیوٹر خریدنے میں آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کی شمولیت اور ان پٹ تنصیب کے سامان خریدنے کے لئے کی ضرورت ہوگی، جیسے کیبل، موڈیم اور روٹر.
خریداری کے عمل میں کاغذی کام کا انتظام کرنے کے لئے ایک قدم بہ قدم کے عمل کی تشکیل. کاروبار کی ضروریات پر منحصر ہے، کاغذ پر مبنی کسی کی بجائے ایک الیکٹرانک خریداری عمل کی ضرورت ہوسکتی ہے.
ہر خریداری کے لئے ضروری فارموں کو ڈیزائن کریں یا دفتری سپلائی وینڈر سے معیاری معاہدہ فارم خریدیں. فارم میں اجازت دینے کے لئے کمرے کے ذریعہ خریداری کے فارم میں شامل ہوسکتا ہے، ایک آرڈر فارم میں فروغ بھیجنے کے لئے، مرکزی گودام میں اشیاء حاصل کرنے کے لئے ایک فارم اور دوسری درخواست جس میں درخواست دینے والے ادارے کو ترسیل کو تسلیم کیا جاتا ہے.
شکایات اور احتساب کا انتظام، سپلائر رشتوں اور رعایت کے ڈھانچے کا جائزہ لینے، خریداری کے بجٹ کی نگرانی اور خریداری کے عمل کا جائزہ لینے اور بہتر بنانے کے لئے ایک عمل تیار کریں. خریدنے اور خریداری کے عمل میں تبدیلی کو بہتر طریقے سے واپسی پیدا کر سکتا ہے اگر کسی طریقہ کار میں پہنچے. سہ ماہی اور سالانہ جائزے کی کمپنی کے نچلے حصے میں شامل ہوسکتی ہے.
ایک خریداری کے طریقہ کار کے دستی تخلیق کریں جس کے عملے کے عمل کے لئے قدم بہ قدم رہنمائی کا تعین کریں. دستی کو واضح اقدامات فراہم کرنا چاہئے کہ ہر عملے کے رکن کو درخواست دینے، اجازت حاصل کرنے اور خریدنے کے حکم کی جگہ پر عمل کرنا ہوگا. یہ بھی ان لوگوں کی شناخت کرنی چاہئے جو عمل کو منظم کرے گا اور خریداری کی منظوری دینے کے ساتھ ساتھ منظور شدہ فروش کی فہرست اور ایک فارم کی فہرست بھی شامل ہے جو فارم کے جسمانی مقام کو ظاہر کرتی ہے یا وہ کمپنی کے کمپیوٹر نیٹ ورک میں ہیں.
