اگر آپ ایک کمیٹی میں ہیں اور اپنی میٹنگ پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے ایک رپورٹ تیار کرنے کی ضرورت ہے تو یہ ضروری ہے کہ آپ میٹنگ کے لئے تیاری کر رہے ہیں اور ایک کمیٹی کی رپورٹ کو کیسے لکھ سکیں گے. کئی قدموں کے بعد آپ کو شروع سے ختم کرنے کے لۓ لے جا سکتا ہے، اور آپ کو اپنی کمیٹی کے پیش رفت کی نگرانی کرنے والے انفرادی یا گروہ کو دینے کے لئے ایک مکمل رپورٹ تیار ہوگی.
اپنی کمیٹی اجلاس میں آپ کے ساتھ قلم اور کاغذ یا ایک لیپ ٹاپ لے لو. تاریخ، وقت، حاضرین، عنوانات اور میٹنگ کی لمبائی سمیت ریکارڈ کا ریکارڈ بنائیں. اجنبی پر موضوعات لکھیں اور کسی مخصوص وقت کے بغیر کیا بات چیت کی جا سکتی ہے. نوٹ کون سی بات پر اتفاق کرتا ہے اور کون سے اختلافات، اجلاس، اور میٹنگ کے دوران واقع دیگر اہم معلومات. اگر ایک کمیٹی کے موضوع پر اتفاق نہیں کیا گیا اور کمیٹی نے فیصلہ کیا کہ مستقبل کے اجلاس تک میز کو میز کرنے کے لۓ، اس بات کا یقین کر لیں کہ آپ اس موضوع پر غور کریں اور جب کمیٹی دوبارہ موضوع پر ملیں گے.
اپنے نوٹوں سے ایک رپورٹ تیار کریں جو میٹنگ کو زیادہ تفصیل سے جائزہ لیں اور تمام معلومات کو منظم شکل میں پیش کریں. آپ کو ایک کور کے صفحے پر شروع کرنا ہوسکتا ہے جس میں تاریخ، وقت، میٹنگ کی لمبائی، اور کون شامل ہے.
کمیشن کے اجلاس کے بارے میں معلومات سمیت، کمیٹی کے اجلاس کے پہلے موضوعات، ساتھ ساتھ بحث کی بابت کیا خیال کیا گیا تھا اور کیا فیصلہ کیا گیا تھا کے بارے میں تفصیلی معلومات لکھ کر جاری رکھیں. ہر موضوع کے ذریعے جاؤ اور ایسا کرو. کمیشن کی نوعیت اور میٹنگ کے سبب کی بنیاد پر، آپ ممکنہ خطرے کے عوامل شامل کرنا چاہتے ہیں اگر کارروائی کے ذریعے عمل نہیں کیا جاسکتا ہے یا اگر کارروائی کا تعین نہیں کیا جاتا ہے. جب کمیٹی دوبارہ ملیں گے تو لکھیں. ان لوگوں کی ایک فہرست لکھیں جن کو فہرست کے نچلے حصے میں رپورٹ مل جائے گی.
رپورٹ کے ذریعہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ دستاویز کو ضرب اور گرامیٹیکل غلطیوں سے پاک ہے. کمیٹی کی رپورٹ کو چیک کرنے کے لئے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ مواد درست ہے اور اپنے نوٹوں کے ساتھ چیک کریں. دستاویز کو مکمل طور پر مکمل میٹنگ رپورٹ مکمل کرنے کی ضرورت کے طور پر نظر ثانی کریں.
کاپی کریں اور حاضریوں کے ساتھ ساتھ ڈائریکٹر بورڈ، دیگر کمیٹیوں، مینیجرز یا دوسروں کو رپورٹ فراہم کرنے کے لئے.
تجاویز
-
اگر آپ میٹنگ ریکارڈ کرنے کی ترجیح دیتے ہیں تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ میٹنگ کو نل کرنے سے پہلے آپ کے پاس ہر کمیٹی کے رکن کی اجازت ہے.
انتباہ
اس رپورٹ میں معلومات ڈالنے سے بچیں جو فلٹر سے بچنے کے لئے موضوع سے دور ہوسکتے ہیں، اور حقائق پر رہیں. اگر کسی کو کمیٹی نے اپنے بچوں کے بارے میں بات کرنا شروع کردی تو، مثال کے طور پر، اس میں شامل نہ ہوں جب تک کہ کچھ کمیٹی سے کام نہیں کررہا ہے، جیسے بچوں کے لئے پڑھنے کا پروگرام.
