کاروبار میں زیادہ تر افراد دستاویزات کو ای میل منسلک کے طور پر جمع کراتے ہیں. تاہم، پوسٹل میلنگ کے لئے ایک اچھا فولڈر بنانا اچھا ہے. کاروباری مقاصد کے لئے کسی بھی دستاویز لکھنے میں آپ کا مقصد معلومات کو دوسری پیشہ ور زبان میں ضروریات میں شامل کرنا ہے. اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ زبان کو ہائی بھوک یا غیر معمولی ہونا چاہئے. اگر وہ لوگ جو پڑھیں گے کہ دستاویز کو مکمل طور پر سمجھ نہیں پایا جاتا ہے تو، اہم دستاویز کی وضاحت کرنے کے لئے بلبل کردہ معلومات کا علیحدہ صفحہ بنانے پر غور کریں.
اپنی دستاویز کے لئے آپ کی ضرورت کی تمام معلومات جمع کرو. دستاویز میں ایک فونٹ کے سائز میں واضح معلومات دیں دیگر دوسروں کو آسانی سے پڑھ سکتے ہیں. ایک اچھا بصری تاثر پیدا کرنے کے لئے فونٹ سائز اور پرنٹ شیلیوں کے ساتھ استعمال. کسی بھی شخص سے پوچھو کہ اس دستاویز سے پہلے آپ کو بھیجا گیا ہے اس کا جائزہ لینے کے لئے.
انفرادی شخص کا نام، عنوان اور محکمہ رکھو جو دستاویز وصول کرے گا. دستاویز کے مصنف، ای میل ایڈریس اور فون رابطے کی تعداد کا نام شامل کریں. اس قسم کی معلومات کا احاطہ کے صفحے کے اوپری دائیں کونے میں، یا نیچے دیئے گئے اس معلومات کو مرکز کریں.
ایک ایسی ایگزیکٹو خلاصہ لکھیں جو دستاویزات کی فراہمی کی معلومات بیان کرتی ہے. مثال کے طور پر، یہ بتائیں کہ دستاویز معاہدے کی نوکری کے لئے بولی ہے. نصف صفحے یا کم سے کم ایگزیکٹو خلاصہ کو محدود کریں. اس سیکشن کو لکھیں جیسے ریڈر اس دستاویز میں فراہم کردہ کسی بھی معلومات کے بارے میں کوئی اشارہ نہیں رکھتا. خلاصہ کو معلومات فراہم کرنا چاہیے کہ دستاویز کو وصول کرنے والا شخص دوسروں کے ساتھ اشتراک کرنے کی ضرورت ہو.
پہلے سے اہم معلومات کے ساتھ شروع ہونے والے منصوبے کے بارے میں معلومات پیش کریں. قارئین کی دلچسپی کا سراغ لگانا اور ہر پیراگراف کے ذریعہ اسے روکنے کی کوشش کریں. کاروباری دستاویزات بہت زیادہ زبانی سے بور لگ رہے ہیں. مزید دلچسپ فیشن میں معلومات پیش کرنے کے لئے ذیلی سرخیاں بنائیں.
اپنے الفاظ کے ساتھ ایک تصویر پینٹ. ریڈر آپ کی زبان کو استعمال کرتے ہوئے پوائنٹس کو دیکھ کر مدد کریں جو آپ کو زبان کا استعمال کرکے بنانے کی کوشش کررہے ہیں جو بیان کرنے کی ضرورت ہے.
انتباہ
ریڈر کی تعلیم کی سطح پر کوئی کاروباری دستاویز لکھیں. اگر آپ تعمیراتی سائٹ سے گندگی ختم کرنے کے لئے ایک کھدائی کمپنی کو ملازمت کرنے کا ارادہ رکھتی ہے تو زبان کا استعمال کریں کہ کمپنی اس روزانہ آپریشن میں استعمال کرے گی، سائنسی وضاحت نہیں.
