ایک آپریشن کی منصوبہ بندی ایک تحریری وضاحت ہے کہ کاروباری کارروائیوں کا کام کس طرح کیا جاتا ہے. یہ آپریٹنگ سرگرمیوں کے طریقوں، استعمال شدہ عمل اور ہر شعبہ میں کارکنوں کی ذمہ داری کی وضاحت کرتا ہے. کاروباری عمل میں کارکردگی کو بڑھانے کے لئے ان منصوبوں کو پیدا کیا جاتا ہے. زیادہ تر تنظیموں کے کاروباری منصوبوں میں شامل ایک عملی منصوبہ ایک معیاری حصہ ہے. کسٹمر سروس کے لئے ایک آپریٹنگ پلان اس محکمہ میں کارکنوں کے لئے متوقع طریقہ کار کی وضاحت کرتا ہے. یہ منصوبہ کسٹمر سروس میں کارکردگی کو فروغ دیتا ہے اور یہ یقینی بنانا چاہئے کہ یہ مؤثر طریقے سے کام کررہا ہے.
کسٹمر سروس ملازمین کا جائزہ لیں. کسٹمر سروس کے نمائندوں کے ساتھ اچھی کسٹمر سروس شروع ہوتی ہے جو کمپنی کے اثاثے ہیں. ایک کسٹمر سروس کے نمائندہ بننے کے لئے، ایک شخص کو حوصلہ افزائی کرنا چاہئے اور باہر جانے اور دوستانہ ہونا چاہئے. اسے بھی دشواری حل کرنے کی مہارت حاصل کرنا چاہئے اور گاہکوں کے ساتھ ہمدردی ہونے میں کامیاب ہوسکتے ہیں. ایک آپریشن کی منصوبہ بندی پر مشتمل کارکن جو ان ضروریات کو پورا نہیں کرتے وہ ممکنہ حد تک ممکن نہیں ہوسکتے. کسٹمر سروس کا بنیادی مقصد گاہکوں کو خوش رکھنا ہے. اس کے لئے آپریشن کی منصوبہ بندی کو بہتر بنانے کے لئے، کسٹمر سروس ملازمین کا جائزہ لینے کے لئے ضروری ہے.
تربیتی پروگرام بنائیں. مؤثر کسٹمر سروس نمائندوں کے لئے مناسب تربیت کی ضرورت ہے. ضروری تربیتی کلاسوں کو تخلیق اور نافذ کرنے کے لۓ، ملازمین کو صارفین کے کالوں، سوالات اور شکایات کو سنبھالنے کے لئے مناسب طریقہ کار میں تربیت دی جاتی ہے. علمی ملازمین بہتر نتائج حاصل کرتے ہیں. کمپنی کی آپریٹنگ پلان میں دستیاب تربیتی پروگراموں اور کارکنوں کی ضروریات کے بارے میں تفصیلات پر مشتمل ہونا چاہئے. اگر منصوبہ نہیں ہے تو، یہ تمام کسٹمر سروس کے نمائندوں کی کارکردگی کو بہتر بنانے کی کوشش کے طور پر شامل کیا جانا چاہئے.
بعض ملازمین کی طرف سے کئے جانے والے فیصلوں کا اختیار. نہیں تمام ملازمین کو لازمی طور پر انتہائی سخت فیصلے کرنے کے لئے اختیار کیا جانا چاہئے، لیکن ان میں سے کچھ اس اختیار کی اجازت دیتے ہیں، ملازمین کو خود اعتمادی حاصل ہوتی ہے. ملازمتوں کو محسوس کرنا چاہئے کہ ان کے فیصلے اہم اور قیمتی ہیں. ایک آپریشن کی منصوبہ بندی میں ملازم انعامات کے بارے میں ایک طریقہ کار ہونا چاہئے. جب کسٹمر سروس کے نمائندے کسی گاہک کے ساتھ اچھے فیصلے کرتے ہیں، تو ملازم کو مبارک باد یا تسلیم کرنا چاہئے کہ وہ ملازمت کی حوصلہ افزائی کرنے کے لئے گاہکوں کے ساتھ اچھے فیصلے کی کوشش جاری رکھیں.
کسٹمر کی رائے کو تیار کریں. گاہکوں سے تاثرات ایک اہم موقع ہے جس کے کاروبار کو فائدہ اٹھانا چاہئے. آپریشن کی منصوبہ بندی کا کہنا ہے کہ کس طرح رائے حاصل کیا جاسکتا ہے اور اس بات کی وضاحت کرنا چاہئے کہ رائے کس طرح عملدرآمد ہے. بہت سے کمپنیاں تمام آراء کو ریکارڈ اور نگرانی کرتی ہیں. فیڈریشن کا تجزیہ کیا گیا ہے اور تنظیم میں بہتری کے لئے استعمال کیا جاتا ہے.
