ٹیلی فون کالز پر متفق نہ ہوں آپ کو آپ کے نتائج حاصل کرنے کے لۓ. کسٹمر سروس کے ساتھ ٹیلی فون پر بات کرتے وقت، انشورنس کمپنیاں، کاروباری اداروں، یا ایک اہم موضوع کے بارے میں کسی اور کے بارے میں، آپ مستقبل کے استعمال کے لئے تحریری ریکارڈ تیار کرنے کے لئے ایک توثیقی خط کے ساتھ عمل کرنے کی ضرورت ہے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
لفظ پروسیسر
-
کاغذ
-
لفافے
-
ڈاک ٹکٹ
ایک توثیق کا خط ٹیلی فون کی بات چیت کے ایک تحریری ریکارڈ بنانے کا ایک طریقہ ہے جو اس بات کا ثابت کرنے کے بعد بعد میں استعمال کیا جاسکتا ہے. توثیقی خط تین چیزوں کو پورا کرتی ہے: 1) پارٹیوں کو ذمہ داریوں کا سراغ لگانے میں مدد ملتی ہے؛ 2) پتا چلتا ہے کہ بات چیت نہیں بھول جائے گی؛ اور 3) واقعات کے اپنے ورژن ثابت کرنے کے لئے عدالت کے عمل میں ثبوت کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے.
بات چیت کرنے کے لئے چیزوں کی جانچ پڑتال کرکے اپنے ٹیلی فون کی بات چیت سے پہلے اپنے خط کی منصوبہ بندی کریں. ہر بحث کے شے کے لئے، اس بات کا تعین کریں کہ کون کون ذمہ دار ہے اور جب سامان مکمل ہوجائے گا. اگر کوئی تنازعات موجود ہیں تو ان کی شناخت کریں.
آپ کے ٹیلی فون کی بات چیت کے بعد، اپنا خط لکھنا شروع کرو. ایک تاریخ، ایڈریس اور ایک موضوع لائن شامل کریں. واضح طور پر اور لکھا لکھیں. خط درست اور درست ہونا چاہئے. تبصرہ، احتیاط اور جذبات کو چھوڑ دو. ایک قاعدہ کے طور پر، تقرری پوائنٹس کا استعمال نہ کریں. دھمکی یا دھمکی دینے کی کوشش مت کرو. یاد رکھو، یہ خط جج یا جوری کو پڑھ کر ختم ہوسکتا ہے، اور آپ کو ناخوش یا غیر مناسب طور پر بھرنے کے لئے نہیں آنا چاہئے.
خط کے ساتھ شروع کریں "یہ خط ہمارے متعلق ٹیلی فون کی بات چیت کی تصدیق کرنا ہے تاریخ ___"اس کے بعد اس بات کا واضح طور پر بیان کیا گیا ہے کہ اس بات کا اشارہ کیا گیا ہے کہ کون نے کہا. کیا آپ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو تمام اہم معلومات شامل ہیں، بشمول عمل شے کے ذمہ دار کون ہے، جب یہ مکمل ہو جائے گا، اور کسی بھی امتیازات. اگر اوپر بیان کردہ کسی چیز غلط ہے تو مجھے لکھ کر جلد ہی لکھنے میں مطلع کریں. "پھر اس خط پر دستخط کریں.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو دستخط کئے جانے والے خط کا ایک نقل رکھیں اور پھر اسے میل کریں. اگر خط کا موضوع اہم ہے اور آپ کو یقین کرنے کا سبب ہے کہ ایڈریس کو خط وصول کرنے سے انکار کر دیا جائے تو، توثیق کردہ میل کے ذریعہ خط بھیجیں. اگر آپ کا ایڈریس کا ای میل پتہ ہے تو، ای میل ٹھیک ہے.
