ایک کسٹمر کو کھونے میں ایک بدقسمتی سے متعلق حالات ہے جو ہر روز کاروباری اداروں میں ہوتا ہے. جب ایک کاروبار ایک کسٹمر کو کھو جاتا ہے تو، کاروبار اکثر اسے اسے معافی کا خط لکھنا پڑتا ہے. گاہکوں کو پیسہ کھو جاتا ہے جب گاہکوں کو پیش کردہ سامان اور خدمات کی خریداری روکنا ہے. اگر آپ کے کاروبار کو عدم استحکام کی وجہ سے گاہک کھو جاتا ہے، تو اسے ایک خط لکھنے کی کوشش کریں. خط ذاتی، قسمت اور مختصر بنائیں. معافی پیش کرتے ہیں اور کہتے ہیں کہ مناسب الفاظ اپنی وفاداری اور کاروبار کو حاصل کرنے کے لۓ.
کمپنی کے خطوط کا استعمال کریں. جب آپ ایک کسٹمر واپس لینے کے لئے ایک خط لکھتے ہیں تو، کمپنی کے خط کا نشان استعمال کریں اور اسے لفظ پراسیسنگ پروگرام کے ذریعے استعمال کریں. کسٹمر کے نام اور پتہ کے ساتھ ساتھ خط کے سب سے اوپر کی تاریخ شامل کریں.
خط کا پتہ لگائیں. خط کو ذاتی طور پر لکھیں، کسٹمر کا نام اور سلامتی میں "عزیز" کا لفظ استعمال کریں. کسٹمر کو بتائیں کہ آپ انفرادی طور پر خط رکھنا ذاتی طور پر اسے اور ان کے کاروبار کی قدر کرتے ہیں.
خط کے آغاز میں اپیل کریں. جب ایک کسٹمر کو کسٹمر کھو جاتا ہے، تو اکثر یہ ہے کہ گاہک کسی وجہ سے مطمئن نہیں ہے. یہ کسٹمر سروس کے مسائل، سامان اور خدمات کی قیمت یا قیمتوں کا تعین کے خدشات کی وجہ سے ہو سکتا ہے. عین مطابق سبب شامل کریں، اگر آپ جانتے ہیں کہ اس نے گاہک کو اپنے کاروبار کا استعمال روک دیا ہے. مخلص رہیں اور کسٹمر کو یہ بتائیں کہ آپ واقعی میں معذرت کر رہے ہیں اور یہ آپ کے عام کاروباری معیار کی عکاسی نہیں ہے. اگر کوئی واضح وجہ نہیں ہے کہ گاہک آپ کے کاروبار کا استعمال روکتا ہے، تو معافی کی کوئی ضرورت نہیں ہے. اس کے بجائے، کسٹمر کو بتائیں کہ آپ اسے یاد کرتے ہیں اور آپ امید کرتے ہیں کہ وہ مستقبل میں اپنی خدمات دوبارہ استعمال کریں گے.
پیشکش پیش کرتے ہیں. حالات کو صحیح بنانے کے لئے کسٹمر کو کچھ تجویز کریں. آپ ایک مفت سروس پیش کرتے ہیں، فروخت سے فی صد، فری شپنگ یا مفت تحفہ پیش کر سکتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ یہ پیشکش ایسی چیز ہے جو گاہک کو نمایاں طور پر متاثر کرے گا.
کسٹمر کا شکریہ. اس سال کے گاہکوں کو آپ کی کمپنی کے ساتھ کاروبار کر کے شکریہ ادا کرتے ہیں. کسٹمر کو بتائیں کہ آپ امید کرتے ہیں کہ وہ اپنے فیصلے پر نظر ثانی کرے اور اسے یقین کرے گا کہ مستقبل میں آپ کے سامان اور خدمات کو اس کی تکلیف ملے گی. اپنا فون نمبر، براہ راست توسیع اور ای میل ایڈریس چھوڑ دو اور اس سے پوچھیں کہ اگر آپ کی کوئی رائے، خدشات یا سوالات ہیں.
خط بند کرو اپنے نام کے بعد "مخلص" کے خط پر دستخط کریں.
