میمو اکثر ایک وقت میں بہت سے لوگوں کو بھیجا جاتا ہے اور ایک کاروباری خط کی طرح ذاتی طور پر ذاتی طور پر نہیں ہونا چاہئے. کاروباری میمو ہدایات دینے یا سامعین کو مطلع کرنے کے لئے لکھا جاتا ہے. یہ سامعین آپ کی تنظیم یا کسی تیسری پارٹی کے ممبر ہوں، جیسے گاہک. کلائنٹ میمو لکھتے وقت، آپ کے میمو بھر میں پیشہ ورانہ رہنے اور کافی معلومات فراہم کرنے کے لئے یہ بھی اہم ہے. اضافی مواد، جیسے آپ کی کمپنی کے متعلق معلومات، کلائنٹ میمو کے ساتھ شامل ہوسکتی ہے.
اپنے کلائنٹ میمو کے لئے سرخی بنائیں. عنوان کی اقسام، سے، تاریخ، تاریخ اور موضوع ہیں. اس سیکشن میں تمام گاہکوں کو شامل کرنا چاہئے جن کو آپ میمو بھیج رہے ہو. آپ کا نام سیکشن میں جاتا ہے. جس تاریخ کو آپ میمو بھیج رہے ہیں "تاریخ" کے بعد لکھا جائے، اور میمو کے موضوع کو واضح طور پر اس مقصد کی وضاحت کرنا چاہیے، جیسے "ویب سائٹ پراجیکٹ کے لئے اضافی معلومات کی ضرورت ہے."
اپنے کلائنٹ کے ساتھ ذہن میں پہلا پیراگراف لکھیں. پہلا پیراگراف چند الفاظ ہونا چاہئے جو مختصر طور پر میمو کے لئے اپنے مقصد کی وضاحت کرتا ہے. ویب سائٹ پروجیکٹ کی مثال کا استعمال کرتے ہوئے، آپ اس منصوبے کی وضاحت کریں گے جو آپ کلائنٹ کے لئے کام کررہے ہو، آپ کو اضافی معلومات کی ضرورت ہے اور اس کی کیا معلومات ہے. یہ ایک خلاصہ ہے، لہذا ابھی تک کوئی تفصیلات شامل نہیں ہونے کی ضرورت ہے.
میمو کے جسم کو لکھیں، جو عام طور پر چند پیراگراف کی لمبائی ہے. اس میں آپ کلائنٹ کے حوالہ جات کے بارے میں تفصیلات شامل کریں گے. مثال کے طور پر، آپ اس ویب سائٹ کے اس منصوبے کے بارے میں بات چیت کرسکتے ہیں جن سے آپ کو مصیبت ہو رہی ہے اور کلائنٹ سے آپ کو کیا مخصوص معلومات کی ضرورت ہے.
کلائنٹس کو لے جانے کے لۓ اقدامات، شامل ہونے والے پیراگراف میں، اگر قابل اطلاق ہو تو شامل کریں. معلوماتی یادیں، جیسے کہ نئی کمپنی کی پالیسی پر کلائنٹ کو اپ ڈیٹ کرنا، اس سیکشن کی ضرورت نہیں ہوگی. اگرچہ ویب سائٹ پروجیکٹ کی مثال میں، آپ کو کلائنٹ کو اس بات کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کس طرح اضافی معلومات آپ کو بھیجے جائیں گے. اگر کلائنٹ کی کوئی کارروائی نہیں ہوتی، تو آپ اپنی رابطہ کی معلومات دے سکتے ہیں. اپنے وقت کے لئے ان کا شکریہ ادا کرنا مت بھولنا.
