دستاویزیشن کسی بھی نظام کے عمل درآمد کے لئے اہم ہے، اور اکاؤنٹنگ نظام کی کوئی استثنا نہیں ہے. دستاویزی عام طور پر کاغذ یا آن لائن پر وضاحت کے ساتھ کیا جاتا ہے جیسا کہ کسی خاص فیصلے کا فیصلہ دوسروں پر کیا گیا تھا. دستاویزی عام طور پر ایک فرم کے اندر اندر معیاری ہے اور ہر طرح ایک نیا نظام لاگو کیا جاتا ہے اسی طرح کیا جاتا ہے، کسی بھی مسئلے کو پڑھنے اور تحقیق کرنے میں آسان بنانا.
خرابیوں کا سراغ لگانا
اکاؤنٹنگ نظام کی دستاویزات کی اہمیت واضح طور پر ظاہر ہوتی ہے جب کچھ غلط ہوجاتا ہے اور لوگوں کو یہ پتہ چلتا ہے کہ اسے کس طرح ٹھیک کرنا ہے. مثال کے طور پر: ایک اکاؤنٹس سستا نظام بعض وینڈرز کے لئے عجیب ٹیکس شامل کر رہا ہے. اس مسئلے کا سبب تلاش کرنے کا سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ یہ دیکھنے کے لئے دستاویزیوں کا جائزہ لیں کہ کس طرح نظام قائم کی گئی تھی اور کیوں. یہ ضروری ہے کہ جب نظام سب سے پہلے استعمال کیا جائے اور لوگوں کو غیر متوقع مسائل مل رہے ہیں. شاید ایک رپورٹ ایسی معلومات سے پوچھ رہا ہے جو موجود نہیں ہے. دستاویزات کی تلاش میں اس مسئلہ کو حل کرنے میں مدد ملے گی جس سے ظاہر ہوتا ہے کہ یہ معلومات نظام کے اندر کہاں کی گئی ہے.
فیصلے
اکاؤنٹنگ سسٹم کے دستاویزی کو فیصلے کو پیش کرنا چاہئے جیسا کہ ایک نظام کو لاگو کیا جاتا ہے. بہت سارے نظاموں کو لچکدار کی اجازت دی جاتی ہے، اور لچکدار کے ساتھ، فیصلے آتے ہیں. مثال کے طور پر، دستاویزات یہ بتائیں گے کہ کونسا فیصلہ کیا گیا تھا کہ کتنے ہندسوں کا اکاؤنٹ ہونا چاہئے، اور اس کا سبب بن گیا ہے. یہ بہت اہم ہے جب ایک فرم بڑی اہم تبدیلیوں سے آگاہ کرتا ہے اور نیا مینجمنٹ لوگوں کو ابھی تک وہاں سے فیصلوں کو سمجھنا چاہتا ہے. شاید ان کے فیصلے وار تھے؛ شاید نہیں. لیکن کم سے کم فرم کے لئے فیصلے کے کچھ دستاویزات موجود ہیں.
تبدیلیاں
جب کسی نیا ورژن یا نیا ماڈیول کے ساتھ کسی اپ ڈیٹ کی ضرورت ہوتی ہے، تو مناسب دستاویزات ہوسکتے ہیں کہ اس عمل کو تیزی سے چلے جائیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. جب کوئی دوسرے سافٹ ویئر کے ساتھ مطابقت اور پروگرام کے لئے ضروری تبدیلیوں پر کسی بھی تکنیکی تفصیلات بہت اہم ہے. مثال کے طور پر، آپ کو مقررہ اثاثہ ماڈیول کی ضرورت ہوسکتی ہے اور آپ چاہتے ہیں کہ ماڈیول جنرل لیجر کو معلومات کو منتقل کرنے کے لۓ. دستاویزات کو آپ کو یہ بتانا چاہئے کہ آیا آپ ایسا کرسکتے ہیں، اور اگر ایسا ہو تو کیا کرنا ہوگا. عام طور پر، معلوماتی ٹیکنالوجی (آئی ٹی) افراد تکنیکی معلومات کے لئے دستاویزات استعمال کرتے ہیں.
شکل
اکاؤنٹنگ کے نظام کے لئے اچھی دستاویزات عام طور پر بہاؤ اور ٹیکسٹ کا ایک مجموعہ ہیں. کئی بار، ایک ڈیٹا ڈایاگرام ظاہر کرتا ہے کہ کس طرح ایک نظام کو تیار کیا گیا تھا اور ٹیکسٹ سے بہتر عمل درآمد کیا گیا تھا. یہ سمجھنے کے لئے تھوڑا پیچیدہ ہوسکتا ہے، اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ کی دستاویزات ایک افسانوی ہے لہذا آپ تصورات پر عمل کر سکتے ہیں.
دستاویزات کے لئے دیگر فارمیٹس سوالنامے کی شکل میں ہیں، جہاں مخصوص سوالات پوچھے گئے ہیں اور جوابات مستند ہیں. جوابات، رپورٹس اور دیگر اکاونٹنگ سسٹم کے مسائل پر مبنی حل ہو چکا ہے. دستاویزات میں کئی بار بہاؤ اور سوالنامہ ہیں.
خیالات
بہت سے اداروں کا دستاویز دستاویزات اور دوسروں کے بجائے ایک مخصوص اکاؤنٹنگ نظام کیوں منتخب کیا گیا تھا. اس سے صارفین کو یہ سوچنا اچھا لگتا ہے کہ کیا سوچ رہا تھا، یہاں تک کہ اگر فیصلہ ساز سازوں کے سوالات کے سوا کوئی بھی سوال نہیں ہے. ایک نظام کے عمل درآمد مہنگا ہوسکتا ہے، اس وقت کے فیصلے کے عمل کو دستاویز کیلئے دستاویزات عام طور پر دستیاب ہوتے ہیں. شاید مفت ٹریننگ ایک وینڈر کی پیشکش کی گئی تھی جو دوسرے سے زیادہ کشش تھی. لہذا، کسی بھی نظام کے عمل درآمد سے پہلے بھی، دستاویزات بھی دستیاب رہیں.
