اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم (AIS) نے عالمی نقطہ نظر پر کاروبار کیا ہے جس طرح انقلاب کی ہے. مالیاتی معلومات AIS میں درج ہونے کے بعد، مالیاتی رپورٹوں اور بیانات کو کئی کاروباری سطحوں پر پیدا ہونے کے لۓ منافع بخش بنانے کے لۓ پیدا کیا جاسکتا ہے.
AIS سافٹ ویئر کے لئے درست مالیاتی رپورٹوں اور بیانات پیش کرنے کے لئے، اکاؤنٹنگ معلومات کو درست طریقے سے اور مؤثر طور پر AIS میں داخل ہونا ضروری ہے.
حقائق
اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم (AIS) صرف نظام کے طور پر درج کردہ معلومات کے طور پر صرف اچھے ہیں. کمپیوٹرائزڈ ای آئی ایس سافٹ ویئر نے اکاؤنٹنگ گھنٹوں کو ریکارڈ کرنے اور ٹیبلولیٹ کرنے کی ضرورت کو کم کر دیا ہے، سافٹ ویئر اب تک جانچ پڑتال اور مالی ٹرانزیکشنز کو روزانہ رکھنے کے لئے روزانہ رکھنا چاہیے.
تمام مالی لین دین میں کاروباری آپریٹنگ کے مناسب اکاؤنٹنگ کو یقینی بنانے کے لئے تین بنیادی ضروریات ہیں: وقت کی اہلیت، درستگی، اور جائزیت. اگر مالی ٹرانسمیشن ان ہدایات کو پورا کرنے میں ناکام ہو تو، AIS سافٹ ویئر میں درج کردہ معلومات کو غلط طور پر تیار مالیاتی بیانات اور AIS ناکامی کا سبب بنائے گا.
تسلسل
تمام مالی ٹرانزیکشن بروقت ہونا چاہئے؛ آمدنی اور متعلقہ اخراجات اسی عرصے میں ہوتی ہیں، انوائس ان مہینے میں درج کی جاتی ہیں جو انھیں موصول ہوئی ہیں، اور آیس میں اکاونٹنگ کی مدت کو بند کرنے سے پہلے ماہانہ قریبی اندراج کیے جاتے ہیں.
مالیاتی معلومات کو مختلف اکاؤنٹنگ دوروں میں یا AIS میں داخل ہونے کی اجازت دینے کے لئے، AIS کی طرف سے تیار مالی رپورٹوں کو خراب کرے گا. یہ مالیاتی بیانات بھی تشکیل دے گی جو اکاؤنٹنگ مدت کے دوران ہونے والی آمدنی اور اخراجات کو مناسب طریقے سے عکاسی نہیں کرتی.
درستگی
بروقت فیشن میں مالی لین دین موصول ہونے کے بعد، انہیں درستی کے لئے معائنہ کیا جانا چاہئے. ملازمت کی لاگت کی رپورٹوں، نقد رقم، اور نقد رسیدوں کو یہ جائزہ لینے کی ضرورت ہے کہ یہ کاغذات کا کام درست ہے. مالی معاملات کا جائزہ لینے کے بارے میں مطابقت پذیری غلطی کی بناء پر دوسرے اکاؤنٹنگ افعال کا جائزہ لے سکتا ہے.
اگر AIS میں غلط معلومات شائع کی جاتی ہے تو، مالی معاملات کے ساتھ غلطیاں ڈھونڈنے کے لئے اکاؤنٹ مینیجرز کو انجام دینے کی ضرورت ہوگی.
درست
جب AIS میں معلومات کی ریکارڈنگ کی توثیق کی توثیق کے لئے معاوضہ کے لئے مالی لین دین کا ایک اہم قدم ہے. تاخیر کی ضروریات مطمئن ہیں جب ایک ٹرانزیکشن کو درست، قابل اعتماد، اور کاروبار کے عمل سے متعلقہ ہونے کے لئے مقرر کیا جاتا ہے. باہر اکاؤنٹنگ فرموں سے آڈٹ عام طور پر AIS میں درج مالی معلومات کی درستیت پر توجہ مرکوز کرتے ہیں؛ ریکارڈنگ غلط معلومات ایک اہم غلطی ہے اور آڈٹ رپورٹوں پر اکاؤنٹنگ کی کمی کے طور پر درج کیا جائے گا.
اکاؤنٹنگ ورک فلو
تجزیہ، درستگی اور اعتبار کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے مالیاتی معلومات مناسب اقدامات کی پیروی کرنا ضروری ہے. ہر اکاؤنٹنگ آفس کو ایک ورک فلو ہونا چاہئے تاکہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ تمام مالیاتی لین دین AIS میں درج کی جاسکتی ہے اور اکاؤنٹنگ مدت ختم ہونے سے پہلے چلتی ہے. موثر کام کے بہاؤ میں ہر دستاویز کو ہر عمل کے دوران صرف ایک بار سنبھال لیا جائے گا، مالی معاملات سے زیادہ ہینڈلنگ کی طرف سے بڑھتی ہوئی کام کو ختم کرنا.
قابل اعتماد فراڈ
اگرچہ مالی ٹرانزیکشنز کو وقت کی اہلیت، درستگی اور درستی کی اکاؤنٹنگ کی ضروریات کو پورا ہوسکتا ہے، کچھ کاروباری اداروں کو ان کی کمپنی کی مالی صحت کو فروغ دینے کے لئے مستحکم دھوکہ دہی میں ملوث ہے. اس سافٹ ویئر کو کمپیوٹرائزڈ ریکارڈ کے طور پر ہونا تھا جس میں جوڑتوڑ کرنا مشکل ہے، لیکن یہ ابھی تک کیا جا سکتا ہے. خصوصی اکاؤنٹس کا استعمال کرتے ہوئے جو ٹرانزیکشنز کو چھپاتے ہیں، قرض کو چھپانے کے لئے علیحدہ اداروں کو تشکیل دیتے ہیں، اور کمپنی کے AIS کو ڈیزائن کرنے کے سابق سابق آڈیٹروں کا استعمال کرتے ہوئے، AIS کے ساتھ دھوکہ دہی کے بارے میں معلومات پیدا کرنے کے تمام طریقے ہیں.
