جب آپ صوتی میل چھوڑ رہے ہیں تو، پیشہ ورانہ طور پر خود کی نمائندگی کرنا ضروری ہے. اگر آپ سنجیدگی سے لینا چاہتے ہیں، تو آپ کو یہ پتہ ہونا ضروری ہے کہ کس طرح پیغام کو صحیح طریقے سے چھوڑنے کے لۓ، کیا کہنا اور آپ کا پیغام کیسے ختم کرنا ہے.
وائس میل چھوڑنے کے لئے کس طرح
آپ ممکنہ طور پر کالبر بیک کی درخواست کرنے والے ایک پیغام کو چھوڑ رہے ہیں، لہذا جس طرح آپ اپنے آپ کو فون پر پیش کرتے ہیں وہ واپس آنے والے شخص کا موقع پر اثر انداز کرے گا. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو بھی فون کال کرنے سے پہلے کہو کہ آپ کیا کہہ رہے ہو. آپ کا نام اور آپ کی کمپنی کا نام یا جس کمپنی سے آپ بلا رہے ہیں کہہ کر شروع کرو. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا فون نمبر دو مرتبہ دو تاکہ اس کے پاس وصول کرنے والے کو کافی وقت ملے.
اگر آپ کے پاس ایک منفرد نام ہے تو، اس کے طور پر آپ کو اپنا فون نمبر پہلی دفعہ دے دو. یہاں تک کہ اگر آپ اعصابی ہیں، تو آہستہ آہستہ بات کریں جیسے آپ معلومات کو نیچے لکھ رہے تھے. تیزی سے بات کر کے اس شخص کو الجھن دے سکتا ہے جو آپ رابطہ کرنے کی کوشش کررہے ہیں. ایک وائس میل 30 سے 45 سے زائد سیکنڈ تک محدود نہیں ہونا چاہئے. براہ راست آپ کے کال کے نقطہ نظر پر جائیں.
فون پیغام کے اختتام کے طور پر عملدرآمد پیشہ ورانہ عمل
اگرچہ یہ فون پیغام کے نقطہ نظر کو حاصل کرنے کے لئے اچھا ہے، آپ کبھی بھی آپ کا نام، نمبر نہ صرف کہنا چاہتے ہیں اور اس شخص کو کہنے کے لئے کہتے ہیں. مزید معلومات کی ضرورت ہے. آپ کو ایک مختصر انداز میں بیان کرنا ہوگا کہ آپ کیوں بلا رہے ہیں. آپ اپنی معلومات کو چھوڑنے کے بعد، آپ اس شخص کو یہ بتا سکتے ہیں کہ جب تک آپ دستیاب ہو جائیں گے، لیکن اسے بھی بتائیں کہ وہ اپنی سہولت میں کال کرسکتے ہیں.
پیغام کے اختتام پر اپنا نمبر چھوڑ دو، کال کی درخواست کرو لیکن یہ بھی بتائیں کہ آپ کل دوبارہ کوشش کریں گے. دوبارہ کوشش کرنے کے بجائے کچھ بھی زیادہ اعتراف نہیں دکھاتا ہے.
ہمیشہ تعریف کے ساتھ ختم کریں جیسے کہ آپ کا شکریہ. ایک اور راستہ جسے آپ کو کال ختم ہوسکتا ہے وہ اسے بتانا ہے کہ آپ جانتے ہیں کہ وہ مصروف ہے لیکن آپ کال کی تعریف کرتے ہیں. جو بھی آپ اپنے صوتی میل کو ختم کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اس بات کو مسکرا دیں جیسے آپ اسے کہتے ہیں. مسکراہٹ کا ایک منہ مسکرانے والا منہ سے مختلف آواز ہے. اگر کوئی شخص کسی دوسرے کی خوشحالی اور دوسری لائن پر مسکرا رہا ہے تو لوگ سمجھ سکتے ہیں، لہذا آپ کو کالبر بیک کے زیادہ امکانات کا سامنا کرنا پڑا.
صوتی میل سلامتی کا خاتمہ کیسے کریں
جیسا کہ آپ اپنے دفتر کے بند وائس میل پیغام کے لئے اپنے صوتی میل سلامتی کی ترتیب دے رہے ہیں، اس سے زیادہ پرائیویسی الفاظ سے بچیں جیسے "آپ کا فون میرے لئے اہم ہے." آپ کو ان کے کال کو یاد کرتے ہوئے معذرت کرنا شروع کردیتے ہیں، ایک متوقع وقت کا وقت دیتے ہیں جب کالر کو کال بیک بیک کی توقع ہو سکتی ہے اور کچھ بھی جاننے کے لئے ضروری ہے. اپنی سلامتی کو مختصر اور نقطہ نظر رکھیں، لہذا آپ کے کالروں کو ایک پیغام چھوڑنے کا امکان زیادہ ہے. اوسط سلامتی تقریبا 25 سیکنڈ ہونا چاہئے.
ایک صوتی میل سلامتی کا ایک مثال ہو سکتا ہے، "ہیلو، آپ (کاروباری نام) پہنچ گئے ہیں. مجھے افسوس ہے کہ میں نے آپ کا فون چھوڑا. برائے مہربانی اپنا نام چھوڑ دیں اور آپ کے پاس بہترین فون نمبر تک پہنچ جائے. 24 گھنٹے. شکریہ."
