پراجیکٹ کی حیثیت کی رپورٹوں کو کسی منصوبے کو منظم کرنے کی کوشش کرنے والے دستاویزات کو کنٹرول کرنے میں مدد ملتی ہے، چاہے یہ ایک ہی شخص کا کام ہے یا ایک سے زیادہ مقامات پر سینکڑوں لوگ شامل ہو. پروجیکٹ کی حیثیت کی رپورٹ منصوبے کی ترقی کے جامع خلاصے کے طور پر کام کرتی ہے، اس کی متوقع تکمیل کی تاریخ اور آخری منصوبے کی حیثیت کی رپورٹ مرتب کی گئی ہے کے بعد اس پر کیا کارروائی کی گئی ہے. اس سے مینیجرز کو باہمی حل پیدا کرنے کیلئے ٹریک پر کاموں کو برقرار رکھنا اور ابتدائی مسائل کو شناخت میں مدد ملتی ہے.
پروجیکٹ کا خلاصہ
پروجیکٹ اسٹیٹ رپورٹ عام طور پر اس منصوبے کے اہم عناصر کی مختصر وضاحت سے شروع ہوتی ہے. یہ پیراگراف یا بلاک اس منصوبے کا نام، رپورٹ کی تاریخ، جو اس منصوبے یا اس کے انتظام کے سیکشن کے لئے ذمہ دار ہے اور منصوبے کے مقصد کا ایک بیان کی شناخت کرتا ہے. اس میں رابطے کی معلومات، جیسے کلیدی پروجیکٹ ٹیم کے ارکان کے فون نمبر یا ای میل پتے شامل ہیں. یہ سیکشن اس منصوبے کے دوران بہت زیادہ تبدیل کرنے کا امکان نہیں ہے اور اکثر ایک حیثیت کی رپورٹ سے اگلے اگلے دن کی تازہ کاری کی جاتی ہے.
ڈیلیوربلز
پروجیکٹ ڈیلیوریبلائٹس کی تشریح کا ایک حصہ منصوبے کی حیثیت کی رپورٹ کی کلید ہے. اس سیکشن کو ڈیلیوریبلیز کی فہرست اور ان کی موجودہ حیثیت کو ایک لفظ یا دو میں دینا چاہئے. مثال کے طور پر، ایک پروڈکٹ لانچ پروجیکٹ شیٹ میں پرنٹ ایڈورٹائزنگ، وینڈر لانچ پارٹی، تجارتی شو بوٹ ڈسپلے اور قیمت شیٹ کی تخلیق کے طور پر اس طرح کی ترسیلات حاصل ہوسکتی ہے. ہر قابل ہونے کے بعد، پروجیکٹ مینیجر کو ایسی چیزیں لکھ کر "مکمل" یا "حکم دیا" یا "پرنٹر پر" لکھنا چاہئے. یہ ٹائم لائن سیکشن میں درج تفصیلی تفصیلی کاموں کے ساتھ اس منصوبے کا ایک خلاصہ ہے.
ٹائم لائنز
ٹائم ٹائم لائن ایک پروجیکٹ اسٹیٹ کی رپورٹ کے عنصر ہے جو اکثر سب سے زیادہ جانچ پڑتا ہے. اس سیکشن کو آخری کام کی حیثیت کی رپورٹ کے بعد سے مکمل کیا گیا کام کی تفصیل کرنا چاہئے، اگلے عرصے اور تاریخوں میں کیا کام ہے جب کام مکمل ہونے کی توقع کی جاتی ہے. بہت سے پراجیکٹ کی حیثیت کی رپورٹوں کو یہ ایک گرڈ میں پیش گوئی کے ساتھ فراہم کردہ تاریخوں اور اصل تکمیل کے لئے پیش کیا گیا ہے. بہت سے پراجیکٹ مینیجرز اس حصے کو رنگ کوڈ کو منتخب کرتے ہیں جو مختلف رنگوں کے ساتھ شیڈول، شیڈول سے پہلے، شیڈول کے پیچھے، مکمل یا ہولڈ پر کام کرتے ہیں.
نوٹس، سفارشات اور وضاحت
پروجیکٹ کی حیثیت کی رپورٹ کو بھی کسی بھی سرخ جھنگوں، تبدیلی کی درخواستیں یا چیلنجوں کی فہرست کی ضرورت ہے جو اس منصوبے کا سامنا ہے. یہ ایسی جگہ ہے جہاں اضافی وسائل کی ضرورت ہو سکتی ہے یا جہاں ترسیل کی تاریخ تبدیل ہوجائے گی. یہ سیکشن یہ بھی بیان کرسکتا ہے کہ غیر متوقع واقعات نے اس منصوبے کو متاثر کیا ہے، جیسے سافٹ ویئر کے مسائل، فروغ یا بیچنے والے سامان کی دیر سے ترسیل. کچھ پروجیکٹ مینیجر اس سیکشن کو رپورٹ سے علیحدہ کریں گے اور اس کو انکوائری دستاویز میں درج کریں گے کہ وہ پروجیکٹ اسٹیٹ رپورٹ سے منسلک ہیں.
