ٹیکنالوجی کی مسلسل پیش رفت کے ساتھ، 21st صدی کے زیادہ حالیہ رجحانات میں سے ایک نام نہاد کاغذی دفتر کا نام ہے. ایک کاغذ بیک آفس اصل میں مکمل طور پر کاغذات نہیں ہے، بلکہ کم سے کم کاغذ کا استعمال کرتا ہے اور ڈیجیٹل فارم کو ممکن حد تک ممکن دستاویزات بدلتا ہے. کاغذی ادارے کے دفتر میں فوائد اور نقصانات دونوں ہیں، جن میں سے دونوں روایتی ریکارڈ رکھنے سے متعلق منتقلی پر غور کرنے والے ایک تنظیم کی طرف سے غور کیا جانا چاہئے.
زیادہ کمپیکٹ اور موثر
ڈیجیٹل فائلوں کو کاغذ کی فائلوں کے مقابلے میں بہت کم جسمانی جگہ کی ضرورت ہوتی ہے، اور منظم رکھنے کے لئے بہت آسان ہے. اس کے علاوہ، آرکائیو کردہ ڈیجیٹل فائلیں آرکائیو کاغذ کی فائلوں کے مقابلے تک رسائی حاصل کرنے میں بہت آسان ہیں. ڈیجیٹل فائلوں کو آسانی سے بہت سے صارفین کے درمیان مشترکہ طور پر اشتراک کیا جا سکتا ہے، اور دور دراز مقامات تک رسائی حاصل، کام کی کارکردگی میں اضافہ.
ہم آہنگی پریشان ہیں
کم کاغذ فائلوں کا مطلب یہ ہے کہ نقل و نسق کا نسخہ اور عام ریکارڈ رکھنے کے لئے کم کاغذ استعمال کیا جاتا ہے. یہ عنصر زیادہ تر صورتوں میں ایک بے مثال ماحول کے بارے میں جانتا ہے. آن لائن میگزین اور دیگر اشاعتوں کے لئے، ڈیجیٹل طور پر سیاہی کا مطلب ہے کہ سیاہی کے خاتمے کا مطلب ہے جس میں بھاری دھاتیں، سالوینٹس اور دوسرے مادہ شامل ہیں جو ماحولیاتی نقصان دہ ہیں.
سافٹ ویئر اور ہارڈ ویئر کے خدشات
ایک کاغذی ادارے دفتر صرف اس طرح سے مؤثر ہے جیسے ریکارڈ کاروں کو ذخیرہ کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا سافٹ ویئر اور ہارڈ ویئر کارکنوں کو ہونے کی اجازت دیتا ہے. سافٹ ویئر کے کیڑے اور سامان کی خرابی ایک کاغذی دفتر کے کاموں کو بڑے رکاوٹوں کا سبب بن سکتی ہے. ایک کاغذی دفتر کے سافٹ ویئر اور ہارڈ ویئر کی دیکھ بھال بھی ایک تشویش ہے؛ انفارمیشن ٹیکنالوجی (آئی ٹی) کا عملہ یا کنسلٹنٹس اکثر ضروریات اور تکنیکی ماہرین کو باقاعدہ بنیاد پر ہارڈ ویئر کی خدمت کرنے کے لئے اکثر ضرورت ہوتی ہے.
ڈیٹا انٹری کی خرابیوں اور سیکھنے کے منحنی خطوط
کسی بھی منتقلی کے ساتھ، ایک کاغذی ادارے کے دفتر میں منتقلی اکثر سیکھنے والی وکٹ میں شامل ہے، خاص طور پر ایک دفتر کے ماحول میں جہاں ملازمت پہلے سے ہی کمپیوٹر پر مبنی نہیں ہیں. ڈیٹا اندراج کی غلطی مہنگی ہوسکتی ہے اور اس کے نتیجے میں بڑے مسائل پیدا ہوسکتے ہیں. اس کے علاوہ، اعداد و شمار کے اندراج اور فائلوں کی غلطیاں غلط قسم کے ریکارڈوں کے نتیجے میں ہوسکتی ہیں، جو بعد میں انہیں تلاش کرنے کے لئے مشکل یا ناممکن بنا سکتے ہیں.
سیکورٹی اندراج
ڈیجیٹل ریکارڈز غیر مجاز رسائی کے لۓ کمزور ہوسکتی ہے، یا تو ہیکنگ یا عملے کے حصے پر قابو پانے کے ذریعہ. خاص طور پر سنجیدگی سے قانونی اور طبی ریکارڈ کے ساتھ، اعداد و شمار کے نقصان میں ملوث کمپنی کے لئے اہم ذمہ داری کا نتیجہ ہوسکتا ہے، خاص طور پر اگر غفلت سے نمٹا جاتا ہے. ڈیجیٹل ریکارڈز کو ڈسپوز کرنا ایک خصوصی مشکل پیش کرتا ہے، خاص طور پر ایک مشترکہ نیٹ ورک ماحول میں. صرف ایک فائل کو حذف کرنے سے ڈیجیٹل ریکارڈ کو مکمل طور پر ختم نہیں کیا جاسکتا ہے، جیسا کہ کسی بھی دستاویز کو ٹریش میں ڈالنا ہو سکتا ہے بعد میں کسی کاغذ کو دوبارہ حاصل کرنے سے روک نہ سکے.
