بہت سے اداروں میں مسائل ہیں، اور ایک مسئلے کو حل کرنے کے بارے میں ایک میمو لکھتے ہیں جو آپ کو مخصوص مراحل پر عمل کرنا چاہئے.. آپ میمو لکھ سکتے ہیں اس سے پہلے کہ آپ کو اس مسئلے سے متعلق معلومات اور ساتھ ہی ان افراد سے متعلق تمام معلومات کی ضرورت ہے. کبھی کبھی ایک مسئلہ کو حل کرنے کے مواصلات کو بہتر بنانے کا معاملہ ہے.
مسئلہ کا تعین یا وضاحت کرنا ہے. آپ کے میمو کو ایک مسئلہ بیان کے ساتھ شروع ہونا چاہئے. یہ کیا مسئلہ ہے اس کا فوری خلاصہ ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ یہ معلومات آسان ترین شرائط میں ڈالیں تاکہ ہر شخص اس مسئلے کو سمجھے.
مسئلہ کے ممکنہ وجوہات کو تلاش کریں. آپ کے عمل کی منصوبہ بندی کے سببوں کو ختم کرنے کی کوشش کی جاسکتی ہے.
کون سے اور اس مسئلے سے متاثر کیا ہے کو لکھیں. تمام لوگوں اور محکموں کو متاثر کیا اور ان کی وضاحت کریں. مثال کے طور پر، ناکافی کمپیوٹر سسٹم کسٹمر سروس ڈیپارٹمنٹ کو متاثر کرے گا کیونکہ یہ کال کو فوری طور پر نہیں لے سکے گا. یہ ایک کمپنی کی منافع کو کم کر سکتا ہے کیونکہ غریب کسٹمر سروس مارکیٹ میں حصہ لینے کا نقصان بن سکتا ہے.
مسئلہ کے ممکنہ حل کی فہرست بنائیں. ایک حل کمپیوٹر سسٹم میں مکمل اپ گریڈ ہوسکتا ہے. ایک اور ممکن حل یہ ہے کہ زیادہ کسٹمر سروس کے نمائندوں کو غریب نظام کی وجہ سے کالز سے زیادہ ہینڈل کرنے کے لۓ. جب تک آپ آسکتے ہیں اس مسئلے کے حل کے لۓ بہت سارے حل لکھیں.
ممکنہ حل کا مشورہ دیں. وضاحت کریں کہ آپ نے جو طریقہ منتخب کیا ہے سب سے بہتر ہے. اس کا تعین کرنے میں کون کون مدد کرے گی. آپ کی سفارش میں اس اخراجات کو شامل کرنا لازمی ہے جس میں خرچ کیا جائے گا. اس بات کو یقینی بنائیں کہ حل کا آغاز وقت اور اختتامی وقت ہے. ان افراد یا محکموں کو حل کریں جو حل میں حصہ لیں گے.
