عوامی شعبوں میں عام طور پر استعمال کیا جاتا ہے، بریفنگ کے کاغذات ایسے مختصر دستاویزات ہیں جن میں ایک مخصوص مسئلہ کی خلاصہ اور اس کے ساتھ ساتھ جانے کے لئے تجویز کردہ نصاب شامل ہیں. کاروباری ماحول میں، ایک ایگزیکٹو اسسٹنٹ کی طرف سے ایک بریفنگ کا کاغذ استعمال کیا جاسکتا ہے کہ اس معاملے کے بارے میں سی ای او کو مطلع کرنے کے لۓ اگلے بورڈ کے اجلاس میں تبادلہ خیال کیا جائے گا. اس صورت میں، سی ای او شاید اس مسئلے کے پس منظر اور تناظر کو اور کسی دوسرے مرحلے کو جاننا چاہتی ہے تاکہ وہ بورڈ کے ممبران کے ساتھ تفصیلات پر تبادلہ خیال کرسکیں. اگر آپ اپنے کاروبار میں کسی کے لئے بریفنگ کا کاغذ لکھتے ہیں تو، اس کو درست اور سنجیدگی سے رکھنے کے لئے یقینی بنائیں.
بریفنگ کاغذ کی شکل
جیسا کہ نام سے پتہ چلتا ہے، بریفنگ کے کاغذات مختصر ہوتے ہیں. عموما، آپ کو اپنے کاغذ کو دو صفحات کے تحت رکھنے کی ضرورت ہوگی لہذا یہ پڑھنا اور جذب کرنا آسان ہے. ایک بریفنگ کاغذ کا مقصد وصول کنندہ کو ایک پیچیدہ مسئلہ کے بارے میں مطلع کرنا ہے، اس سلسلے میں اعلی سطح پر سیاحت فراہم کریں اور اگلا کرنے کے لئے سفارشات شامل کریں. اس سے کوئی ضروری فیصلے کرنے یا کسی بھی متعلقہ کاموں کو پورا کرنے کے لئے اس سے نمٹنے کے بارے میں آگاہ کرنے میں مدد ملتی ہے. بریفنگ کاغذات واضح، سادہ زبان میں لکھے گئے ہیں، اور اکثر گھنے پیراگراف کے بجائے بلٹ پوائنٹ بھی شامل ہیں لہذا وہ اسکین کرنا آسان ہے.
بریفنگ دستاویز کی شروعات
اس کا نام شامل کریں جسے آپ بریفنگ دستاویز لکھ رہے ہیں، موجودہ تاریخ اور سب سے اوپر کی بریفنگ کے موضوع کا. بہت سے بریفنگ نوٹ ایک "مقصد" سیکشن کے ساتھ شروع ہوتی ہے، جو نوٹ کے سبب کی شناخت کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. اس سے قاری مطلع کرنے میں مدد ملے گی کہ یہ معلومات کیوں ان کے لئے ضروری ہے.
اس دستاویز کا مقصد ستمبر کو ہمارے سینٹ لوئس آفس میں پولیس واقعہ سے متعلق تفصیلات کے بارے میں معلومات فراہم کرنا ہے. اس طرح کے واقعات قومی خبر بن گئے ہیں، صدر میڈیا کے ارکان سے سوالات حاصل کرسکتے ہیں.
متبادل طور پر، کچھ بریفنگ نوٹس ایک "مسائل" کے سیکشن کے ساتھ شروع ہو چکا ہے، جہاں آپ کو اس مسئلے کو حل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے.
بریفنگ کاغذ کا مرکزی جسم
بریفنگ کاغذ کے جسم میں "کلیدی غور و فکر،" پر مشتمل ایک حصہ شامل ہونا چاہئے جس میں آپ اس مسئلے کے تناظر یا پس منظر کو نوٹ کرسکتے ہیں، اور کسی بھی متعلقہ معلومات کو قاری سے آگاہ ہونا چاہئے.
غور کرنے والے چیزیں: مرتکب نہیں ہے، اور اس کمپنی کا ملازم کبھی نہیں ہوا ہے. اس نے ہماری سہولت میں کسی کی مدد کے بغیر اکیلے کام کیا. ملازمین نے کھلے محفوظ دروازے کیے ہیں، تو انہوں نے اتنی سختی کے تحت اور حفاظتی طریقہ کار کے مطابق کیا. سینٹ لوئس پولیس ڈیپارٹمنٹ نے مجرموں کو کم کرنے میں مدد کے لئے اپنی بہادر کے لئے تین ملازمین کو سجایا جائے گا.
اگلا، "اگلے مرحلے" سیکشن میں تجویز شدہ کورس کی کارروائی کی وضاحت کریں. یہاں، آپ دستیاب حل کے مطابق ممکنہ نتائج اور نظریات شامل کرسکتے ہیں.
جواب دینے میں مدد
کچھ بریفنگ کے کاغذات میں "بولنگ نوٹ" بھی شامل ہے. اس میں آپ کو مخصوص پوائنٹس شامل کر سکتے ہیں کہ قارئین کو یہ بتانا چاہئے کہ آیا وہ بولی کر رہے ہیں یا ہاتھ سے موضوع سے متعلق میٹنگ رکھتے ہیں. ایک تقریر کو لکھنے کے بجائے انہیں پڑھنا چاہیے، اس سے بہتر ہونا ضروری ہے کہ وہ مختصر موضوعات میں شامل موضوعات کے ساتھ مختصر پوائنٹس شامل کریں. یہ ان معاملات کو ان کے اپنے الفاظ میں وضاحت کرنے میں مدد کرے گی.
اپنے بریفنگ کے کاغذ کے اختتام میں، آپ کے رابطے کی معلومات شامل ہیں تاکہ قارئین آسانی سے آپ تک پہنچ سکیں.
