دستاویز ڈسٹریبیوٹر میٹرکس کیسے بنائیں

ایک دستاویز تقسیم میٹرکس آپ کو ایک بصیرت حوالہ فراہم کرتا ہے کہ کس طرح وسیع پیمانے پر لوگوں کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے. یہ ریاضی کاروباری، اسکول اور دیگر تنظیموں میں مفید ہیں جو طباعت یا کمپیوٹرائزڈ دستاویزات کے ذریعہ بات چیت کرتے ہیں. کمپیوٹرائزڈ اسپریڈ شیٹ کے اوزار، جیسے ایکسل، نمبرز، 1-2-3 یا کیلک، دستاویز تقسیم میٹرکس بنانے کے لئے بہترین اوزار ہیں، لیکن آپ کسی بھی سافٹ ویئر کا استعمال کرسکتے ہیں جو آپ میزیں بناتے ہیں. اگر آپ کا تنظیم چھوٹا ہے تو، آپ اپنے میٹرکس کو ہاتھ سے نکالنے کے قابل ہوسکتے ہیں.

اپنے سپریڈ شیٹ پروگرام میں ایک نیا ورکشاپ شروع کریں یا ایک لفظ پروسیسنگ پروگرام میں ایک نئی ٹیبل قائم کریں. سپریڈ شیٹ پروگرام میزیں سے زیادہ اعداد و شمار کو سنبھال سکتے ہیں، لہذا اگر آپ کا اختیار ہے تو اس شکل کو منتخب کریں.

ہر دستاویز کی قسم درج کریں جو آپ اپنی تنظیم کے لئے آپ کے سپریڈ شیٹ کے سب سے اوپر قطار میں استعمال کرتے ہیں، دوسری کالم میں شروع ہوسکتے ہیں. عام میٹرکس کے لئے دستاویز کی اقسام کیلنڈرز، میٹنگ منٹ، آمدنی کی رپورٹوں اور خصوصی بلٹائنز میں شامل ہوسکتے ہیں. اگر آپ کا میٹرکس کسی خاص منصوبے کے لئے ہے تو، دستاویز کی زمرے کے بجائے اس منصوبے سے متعلقہ انفرادی دستاویزات درج کریں. مثال کے طور پر، تعمیراتی پراجیکٹ دستاویز میٹرکس ممکنہ طور پر الیکٹریکل ڈرائنگ، آرکیٹیکچرل ڈرائنگ، اونچائی اور مخصوص اجازت ناموں کی کاپیاں شامل کرسکتے ہیں.

آپ کے کاروبار کے تمام اراکین کو فہرست یا اپنی اسپریڈ شیٹ کے بائیں جانب پہلے کالم کو نیچے دیئے گئے، دوسری قطار میں شروع ہو جائیں. لوگوں کو زمرے میں توڑ دیں، اگر قابل اطلاق ہو. مثال کے طور پر، چھوٹے کاروباری میٹرکس میں، زمرہ جات "مینجمنٹ" ہوسکتے ہیں، اس کے تمام حروف کے ساتھ درج کردہ حروف تہجی اور "مارکیٹنگ" کے ساتھ "کلائنٹس" درج ذیل عنوانات کے ساتھ، "ملازمین" کے عنوان کے عنوان سے، "ملازمین" کے عنوان سے عنوانات کے نیچے حروف تہجی میں درج تمام انتظامی اہلکاروں کے ساتھ درج ہیں. آپ کے بیرونی مارکیٹنگ کے رابطے درج ہیں.

اپنے ہیڈر قطار اور کالم کو چیک کریں تاکہ دونوں فہرستیں مکمل ہوجائیں. اگر یہ میٹرکس کو آسان بنا دیتا ہے تو، اراکین کی قطار میں شیڈنگ شامل کریں تاکہ آپ کی دستاویزات وصول کرنے والوں کے درمیان وقفے ہوں.

اپنا پہلا دستاویز کالم کام کریں، جو سب سے زیادہ سپریڈ شیٹ کے پروگراموں میں کالم بی ہو گی، اور کسی بھی شخص کے نام کے آگے کسی بھی شخص کے نام سے "ای" کی جگہ رکھنا چاہیے جو اس دستاویز کو الیکٹرانک طور پر حاصل کرے. کسی بھی شخص کے ساتھ سیل میں ایک "پی" کی جگہ رکھیں جو اس دستاویز کا کاغذ کاپی حاصل کرنا چاہئے. اگر کسی شخص کو اس دستاویز کو نہیں ملنا چاہئے، اس کے نام کو خالی جگہ کے آگے چھوڑ دیں. اگر آپ کی ضروریات زیادہ پیچیدہ ہیں تو، آپ کی تنظیم کو مناسب بنانے کے بارے میں تدوین کو تبدیل کریں. مثال کے طور پر، آپ ایک سے زیادہ کاپیاں ظاہر کرنے کے لئے "2 کاغذ کاپی" یا "پی -2" ٹائپ کرسکتے ہیں. جب تک کہ آپ کے ادارے میں ہر کسی کو نوٹیفیکیشن سمجھتا ہے، جب تک آپ کے لئے کوئی طریقہ استعمال نہ ہو.

ہر کالم کے لئے عمل کو دوبارہ کریں، کاغذ اور الیکٹرانک کاپیاں نشان زد کرنے کی فہرست میں کام کر رہے ہیں. یہ آپ کے دستاویز تقسیم میٹرکس مکمل کرتا ہے.

اگر ممکن ہو تو آپ کے دستاویز کی تقسیم میٹرکس ورکشاپ سے آپ کے رابطہ معلومات ڈیٹا بیس میں ہائپر لنکس بنائیں. یہ آپ کو اس شخص کی رابطے کی معلومات کو کھولنے کے لئے اپنے میٹرکس میں ایک نام پر کلک کرنے دیں گے تاکہ آپ آسانی سے الیکٹرانک یا کاغذ کی کاپیاں بھیج سکتے ہیں. یہ کرنے کا طریقہ سیکھنے کیلئے اپنے "اسپریڈ شیٹ" کی "مدد" فائل کو چیک کریں.

تجاویز

• آپ دستاویزات کو تقسیم کرنے والی میٹرٹریوں کا استعمال بھی کرسکتے ہیں جہاں آپ کے دستاویزات کو ذخیرہ کیا جاتا ہے. اس صورت میں، اپنے دستاویزات کو پہلی کالم میں اور آپ کے اسٹوریج کے مقامات پر سب سے اوپر، جیسے "ویب سرور،" "مین آفس فائلنگ کابینہ 1،" "استقبال کمپیوٹر" اور اس سے آگے. سیل میں ایک "X" کی جگہ رکھیں جہاں دستاویزی عنوان قطار اور اسٹوریج محل وقوع کا کالم ملیں.