ایک نمی آفس دائر کرنے کا نظام کیسے تشکیل دیں

اچھی طرح سے منظم آفس فائلنگ نظام رکھنے کی اہمیت کبھی بھی واضح نہیں ہے جب ایک اہم دستاویز لاپتہ ہو جاتا ہے. ناکافی فائلوں کے نظام کے نتیجے میں ضائع وقت، پیسے اور غریب فیصلہ سازی کے نتیجے میں ہو سکتا ہے اگر لاپتہ دستاویز میں معلومات کا لازمی حصہ شامل ہو تو آپ کو اس کے بغیر فیصلہ کرنا ہوگا. افراتفری سے آرڈر کرنے کا ایک طریقہ عددی آفس فائلنگ سسٹم قائم کرنا ہے، جہاں آپ ریکارڈوں میں نمبرز پیش کرتے ہیں، خریداری کے احکامات، انوینٹری اشیاء اور تخمینوں، اور ابھرتی ہوئی آرڈر میں فائل کی معلومات، یا سب سے کم سے زیادہ نمبر پر.

آپ کی ضرورت ہو گی

نمبر نظام
فائل رکھنے کی دراز
فائل تقسیم کرنے والے ہدایات
فائل تقسیم شدہ ٹیبز
فائل فولڈر، مختلف رنگوں
لیبل

زمرہ جات اور گنتی نظام قائم کریں

فائل کے زمرے قائم کریں اور کنٹرول نمبر تفویض کریں. اپنی تنظیم کے اندر الگ الگ اداروں کی فہرست الگ الگ کریں. ہر شعبے کے لئے ایک اہم کنٹرول نمبر مقرر کریں. مثال کے طور پر، ایک چھوٹا سا کاروبار زمرہ جات قائم کرنے کا انتخاب کرسکتا ہے، جیسے "مالی،" "سیلز،" "خریداری،" "انسانی وسائل" اور "آلات". ہر اہم قسم کی شناخت کے لئے ایک کنٹرول نمبر مقرر کریں، جیسے 100 سے مالی؛ 200، سیلز؛ 300، خریداری؛ 400، انسانی وسائل؛ اور 500، آلات.

فائل ذیلی زمرہ جات کو اپ ڈیٹ کریں اور ہر ذیلی زمرہ کی وضاحت اور شناخت کے لئے ذیلی ذیلی نمبروں کو تفویض کریں. مثال کے طور پر، سیلز زمرے میں، آپ سیل کی رپورٹس کے لئے 10 شامل کر سکتے ہیں؛ 20، سیلز کا تخمینہ؛ اور 30، فروخت کی رسیدیں.

ذیلی زمرہ کے اندر اندر انفرادی دستاویزات کی شناخت کرنے کے لئے ہر قسم کے اندر اندر ایک گنتی نظام قائم کریں. یہ آپ کو دستاویز میں خود بخود پرنٹ نمبر بن جائے گا. مثال کے طور پر، اگر آپ فروخت کے تخمینہ سے پہلے تخمینہ شدہ تخمینہ کے تخمینے کے لئے ایک آرڈر میں بھیجتے ہیں، تو آپ کو پہلے سے ہی 200-20-01، یا 200 20 01 کے طور پر درج کریں گے، اگر آپ چاہیں گے. ہر ایک مسلسل دستاویز میں اضافہ ہوتا ہے. مثال کے طور پر، آپ کو دوسری فروخت کے تخمینہ فارم پر "200-20-02" پرنٹ کریں گے.

آپ کی فائل کی منصوبہ بندی کا ماسٹر انڈیکس بنائیں. یہ آپ کی فائل کی کابینہ کے لئے مواد کی ایک میز کے طور پر کام کرے گا.

کابینہ قائم کریں

بنیادی اور ذیلی زمرہ جات کی شناخت کرنے کے لئے رنگ کوڈنگ کا نظام قائم کریں. مثال کے طور پر، آپ ایک ایسے اصول قائم کرسکتے ہیں جو اہم زمرے کی شناخت کے لئے ایک نیلے رنگ فائل تقسیم شدہ لیبل کا استعمال کرتا ہے. اس وقت رنگ فولڈر فائل فولڈر ذیلی زمرہ جات کی شناخت کرسکتے ہیں، سیل سیل رپورٹس کے لئے ریڈ فولڈرز، فروخت کے اندازوں کے لئے سبز فولڈرز اور سیلز رسید کے لئے پیلے رنگ فولڈرز کی حیثیت سے. فائل فولڈرز پر لیبلز اس کے مواد کی شناخت کریں گے، جیسے لیبلز 01-100، 101-200 اور اسی طرح.

فائل کی کابینہ میں اہم قسم کے تقسیم کے ٹیبز اور جگہ بنائیں. فلبل کابینہ میں ابتدائی ذیلی فائل فائل فولڈر لیبل کریں اور ضروری طور پر شامل کریں.

مناسب عددی حکم میں فائل دستاویزات.

تجاویز

اپنے کاروبار کی ضروریات کی شناخت کے لئے کچھ وقت لگیں اور ایک ایسے قسم اور نظام کے نظام پر فیصلہ کریں جو آپ کے کاروبار کیلئے مفاد رکھتی ہے.

اگر آپ کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم کا استعمال کرتے ہیں اور اپنی اپنی شکلیں پرنٹ کریں تو، آپ کو فائلوں کی ضروریات کی عکاسی کرنے کے لئے تعداد میں نظام تبدیل کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. مثال کے طور پر، فروخت کی تخمینہ فارموں میں شمار 200-20-01 سے شروع ہوسکتا ہے اور ہر ایک کے تخمینہ میں ہر ایک کا اضافہ ہوتا ہے.

تمام دستاویزات کے لئے ایک خاص جگہ اور کنٹینر فراہم کریں جو ابھی تک درج نہیں کی جاتی ہے، اگر آپ انمقدم میں ان تک رسائی کی ضرورت ہوتی ہے.

آپ کو فائلوں کی ضروریات کے مطابق رکھنے کا یقین کرنے کا بہترین طریقہ شیڈول قائم کرنا ہے، جیسے روزانہ یا ہفتہ وار.