چاہے وہ پوسٹل سروس یا ای میل کے ذریعہ بھیجے جاتے ہیں، کاروباری خط ہمیشہ ایک مخصوص شکل اور انداز کی پیروی کریں. فارمیٹ کے بعد تیزی سے نقطہ ہو جاتا ہے اور آپ کے قارئین کو اضافی متعلقہ دستاویزات کے بارے میں بتاتا ہے جن میں آپ نے شامل کیا ہے جیسے دوبارہ شروع، ایک دستخط کردہ معاہدے یا پیسہ انوائس کی کاپیاں. آپ کے خط کے جسم میں منسلکہ منسلکات اور آپ کے خط کے نچلے حصے میں ان کا اشارہ ایک پیشہ ورانہ طریقہ ہے جس کو وصول کنندہ کو سمجھنے میں مدد ملتی ہے کیوں کہ آپ لکھ رہے ہیں اور آپ کو کونسی اضافی مواد بھیجا ہے.
ریڈر کو بتائیں کہ آپ کیوں لکھ رہے ہیں
ایک تحریر کاروباری خط ایک ہی جملہ کے ساتھ شروع ہوتا ہے جس کی وضاحت آپ کیوں لکھ رہے ہیں. وصول کنندہ کو بتائیں کہ آپ کتنے دستاویزات منسلک ہیں اور آپ ان میں کیوں شامل ہیں. آپ کو اس جملے کے ساتھ شروع کرنا چاہئے جیسے "میں معاون مینیجر کی حیثیت سے اپنی دوبارہ شروع کر رہا ہوں،" یا "منسلک اس خط کی ایک نقل ہے جسے میں نے اپنے حالیہ ادائیگی کی تصدیق کی ہے."
بہت ہی ناممکن ہونے سے بچیں
آپ کے کاروباری خط لکھنے میں مزید رسمی فقرہ شامل نہیں ہونا چاہئے. "برائے مہربانی تلاش کریں …" اگرچہ یہ گرامیکیٹ غلط نہیں ہے، رسمی تحریری زبان کی قسم زیادہ تر تعلیمی جریدوں، رسمی دستاویزات اور مقامات پر استعمال کیا جاتا ہے جہاں سنگین اضافہ کی ضرورت ہوتی ہے. عام اصول کے طور پر، آپ کے روزمرہ کے کاروباری خطوط اور ای میلز میں زیادہ سے زیادہ رسمی زبان سے بچنے کے.
آپ کے دستخط کے نیچے منسلک منسلکات یا ملفوظات کی فہرست
دستخط لائن کے بعد خط کے نچلے حصے میں منسلک کرنے کے لئے مناسب جگہ ہے. اگر آپ ای میل بھیج رہے ہیں تو، دستخط کے بعد دوہری جگہ اور اس کے بعد منسلک مختصر بیان کے ساتھ منسلک کریں جیسے "منسلک: جین K. کی دو کے لئے دوبارہ شروع کریں." اگر آپ پوسٹل سروس کے ذریعہ ایک خط بھیج رہے ہیں تو آپ مختصر طور پر بیان کرتے ہیں دستخط دستخط کے تحت دو لائنیں. آپ لفظ "باڑ" لفظ لکھ سکتے ہیں (مثال کے طور پر: "ملفوظات: ماہانہ مارکیٹ کا خلاصہ") یا عام کاروباری نگارخانہ "این." ("Enc: جان کیو کے لئے دوبارہ شروع کریں) کا استعمال کریں.
کاروباری ای میل کے لئے اضافی تجاویز
نام کو کیسے شامل کریں: کاروباری ای میل بھیجنے پر فارمیٹنگ اہم ہے. منسلکہ کے نام کا نام آپ کے ای میل سے متعلق ہونا چاہئے. اپنے نام، موضوع کی مختصر وضاحت اور ای میل کی تاریخ شامل کریں. اگر آپ کے منسلک میں ایک سے زائد صفحات موجود ہیں تو اس کا اشارہ بھی کریں.
تصاویر کو موثر طور پر منسلک کریں: اگر آپ تصاویر بھیج رہے ہیں تو، اس بات کا یقین کریں کہ آپ اپنی تصاویر کو فصلوں میں تقسیم کرنے کے لئے صرف متعلقہ اور چھوٹے یا درمیانے درجے میں دکھا سکتے ہیں جو اپنے وصول کنندہ کے کمپیوٹر یا آلہ پر جلدی ڈاؤن لوڈ کریں گے.
سب کچھ شامل کرنے کے لئے یقینی بنائیں: آپ لفافے مہر کرنے سے پہلے یا بھیجنے والے بٹن کو دبائیں، اس بات کا یقین کریں کہ آپ کے باطن لفافے میں ہیں یا آپ نے اپنے ای میل کو اپنے دستاویزات سے منسلک کیا ہے. بہت سے ملازمین اور دیگر کاروبار ایسے خطوط کو مسترد کرسکتے ہیں جن میں شامل کردہ منسلکات شامل نہیں ہیں. یہ تاثر بھی دیتا ہے کہ مرسل بے گھر ہے.
