بہت سے لوگوں کے لئے، بڑی تعداد میں فون نمبرز یاد رکھنا ناممکن کام ہے. جب کوئی آپ کے دفتر کو فون کرتا ہے تو، آپ کو ابھی ابھی ہاتھ پر صحیح نمبر حاصل کرنے کی ضرورت ہے، اور ایسا کرنے کا بہترین طریقہ دفتر فون ڈائریکٹری رکھنے کے لئے ہے. جبکہ بڑے دفاتر ہو سکتا ہے الیکٹرانک ڈائریکٹریز کے ساتھ پیچیدہ فون کے نظام، زیادہ سے زیادہ دفاتر اس وسیع پیمانے پر کسی بھی چیز کی ضرورت نہیں ہے. بہت کم کوشش کے ساتھ، آپ اپنی انگلیوں کی تمام ضروری معلومات کو ڈالنے کے لئے سادہ دفتر ڈائریکٹری بنا سکتے ہیں.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
کمپیوٹر
-
سپریڈ شیٹ سافٹ ویئر یا Google Docs اکاؤنٹ
ایک نئی سپریڈ شیٹ بنائیں اور اسے "آفس ڈائرکٹری" کا نام دیں. سپریڈ شیٹ کا استعمال کرتے ہوئے ایک دفتر کے لئے ایک ٹیلی فون ڈائریکٹری قائم کرنے کا ایک آسان طریقہ ہے جو مرکزی فون ڈائرکٹری کے نظام کو کافی نہیں ہے.
تین کالم ہیڈر اپنے اسپریڈ شیٹ میں شامل کریں: نام، آفس # اور ٹیلی فون. اگر آپ چاہتے ہیں تو، اسپریڈ شیٹ میں مزید کالمز شامل کریں اور آپ آسانی سے ٹریک کرسکتے ہیں، مثال کے طور پر، ای میل پتے اور فیکس نمبر.
اپنے شریک کارکنوں کو ڈائرکٹری (یا اگر آپ آن لائن سپریڈ شیٹ کا استعمال کرتے ہوئے) اس ڈائریکٹری کو بھیجیں اور پوچھیں کہ وہ اپنی صحیح معلومات میں بھریں اور اسے واپس بھیجیں. اس دفتر میں انتظامی اسسٹنٹ ہو سکتا ہے اس معلومات میں سے کچھ جو آپ فوری طور پر آپ کو فوری طور پر معلومات کو بھرنے کے لئے کہہ سکتے ہیں.
اس پر تمام تبدیلیوں کے ساتھ نتائج کو ایک ہی اسپریڈ شیٹ میں ملائیں. آپ کے پاس اب آپ کے دفتر کے لئے ایک کام کرنے والے فون ڈائریکٹری ہے.
فون ڈائرکٹری پرنٹ کریں، یا عام استعمال کے لۓ اپنے دفتر کے باقی حصوں میں اسے ای میل کریں. کم مصیبت کے ساتھ فون ڈائرکٹری کو تقسیم کرنے کے لئے آسان طریقہ کے لئے ذیل میں تجاویز ملاحظہ کریں.
تجاویز
-
چونکہ دفتری فون نمبر نسبتا اکثر تبدیل ہوتے ہیں، آن لائن اسپریڈ شیٹ کا استعمال کرتے ہوئے جیسے جیسے Google Docs آپ کو وقت اور کوشش کو بچاتا ہے. آپ کے دفتر میں ہر کسی کے ساتھ فون ڈائرکٹری سپریڈ شیٹ کا اشتراک کریں اور انہیں ضروری طور پر تبدیلیوں کو تبدیل کرنے دیں، اور ڈائرکٹری آن لائن ہو، آپ ڈائرکٹری کو اپ ڈیٹ ہونے پر نئی کاپیاں ای میل کے بارے میں فکر نہیں کریں گے.
