کامیاب ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم کو محفوظ طور پر ریکارڈ ذخیرہ کرنے اور ریکارڈ، تعمیر، استعمال اور ریکارڈ کے ضائع کرنے کے لئے تنظیم سازی کا طریقہ بنانا. نظام کے سالمیت کو برقرار رکھنے کے لئے ریکارڈ مینجمنٹ ہدایات کی تخلیق اور مسلسل اپ ڈیٹ کرنا ضروری ہے. معلومات کی ضروریات، ان پٹ کے طریقوں، اسٹوریج ٹائم لائنز اور بیک اپ، سیکیورٹی کے قواعد و ضوابط اور درست رپورٹنگ کے لئے ہدایات کے ساتھ، آپ ایک مؤثر ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم بنا سکتے ہیں.
معلومات
آپ کی کمپنی چاہتا ہے اور اسٹور کرنے کی کیا ضرورت کی قسم کی معلومات کے لئے ہدایات تیار کریں. اس میں معاہدے، ملازم کی فائلیں، شامل کرنے کے دستاویزات، کسٹمر ریکارڈز، ریگولیٹری ڈیٹا، مالی ریکارڈ اور کاروباری ادارے کی ضرورت ہوتی ہے کسی دیگر متعلقہ معلومات میں شامل ہونا چاہئے. اس فہرست کو متعدد محکموں سے مشاورت کرکے ہر فعالی ضرورت کی تکمیل اور تعمیل کو یقینی بنائیں. اپنی کمپنی کے قانونی وکیل کے ساتھ حتمی فہرست کا جائزہ لیں اس بات کی تصدیق کرنے کے لئے کہ آپ کو قانونی ذمہ داریوں کو پورا کرنے کے لئے ضروری معلومات آپ کے ریکارڈ مینجمنٹ اسٹوریج ہدایات میں شامل ہیں.
ان پٹ کے طریقوں
ہر ریکارڈ کی قسم کے لئے ریکارڈ ان پٹ کے لئے ایک طریقہ کار بنانا. ریکارڈز دستی طور پر ان پٹ ہوسکتے ہیں، جن میں مکمل طور پر مکمل طور پر نظام یا اسکرین سے اسکیننگ سسٹم کے ذریعہ درآمد ہوسکتا ہے. ان پٹ طریقوں کو قابل اعتماد اور محفوظ ہونا چاہئے. الیکٹرانک ایکسچینج کے لئے، بے ترتیب چیک میں ڈالیں جو درست ٹرانسفر کو یقینی بنائیں. دستی ان پٹ کے لئے، درستگی کو یقینی بنانے کیلئے معیار کی جانچ کا نظام شروع کریں.
اسٹوریج
سسٹم میں داخل ہونے والے ہر قسم کی ریکارڈ کے لئے نامزد اسٹوریج ٹائم لائنز. ٹائم لائنز کو قانونی ذمہ داریوں، ڈیٹا سسٹم کی رکاوٹوں اور فعالیت کے بارے میں غور کرنا چاہئے. کم از کم تک رسائی حاصل شدہ ریکارڈوں کے لئے، ایک تکمیل اسٹوریج سسٹم پر غور کریں جو ریکارڈوں میں کبھی کبھار رسائی کی اجازت دیتا ہے. ذخیرہ کی ضروریات کو کم سے کم کرنے کے لئے یہ ریکارڈ مرتب کیا جا سکتا ہے. آپ کے بنیادی ریکارڈ کے نظام سے متعلق ریکارڈوں کو ذخیرہ کرنے کی اجازت دیتا ہے اکثر استعمال شدہ ریکارڈ تیزی سے نکالا جا سکے. آپ کے ریکارڈ مینجمنٹ کے رہنما اصولوں میں معمول کے ریکارڈ کے معمولی بیک اپ کے طریقہ کار اور ترجیح سے متعلق ویب سائٹ کا ڈپلیکیٹ اسٹوریج شامل ہونا چاہئے.
سیکورٹی
ایک گہرائی سیکورٹی منصوبہ آپ کے ریکارڈ مینجمنٹ پلان کا ایک لازمی حصہ ہے. گروپ کو سلامتی سے متحرک گروپوں میں ریکارڈ اور مناسب ملازم گروہوں کو محفوظ، پاس ورڈ محفوظ رسائی فراہم کرنا. اس سیکورٹی کی جانچ پڑتال بھی جو ان پٹ کے اعداد و شمار تک پہنچنے، بحالی کو انجام دینے، ریکارڈوں کو استعمال کرنے یا تباہ کرنے پر لاگو کرتی ہے. کمپنی اور ریگولیٹری ذمہ داریوں کے مطابق تعمیل کو یقینی بنانے کے لۓ سیکیورٹی کی منظوری کا جائزہ لیں. نئے ملازم کے طریقہ کار اور ختم شدہ ملازم کے طریقہ کار میں داخلہ سیکورٹی کی منظوری.
رپورٹیں
معمول کی رپورٹنگ آپ کے ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم کا حصہ بننا چاہئے. ان رپورٹس میں صارفین کی فہرست شامل ہیں جن میں سنجیدہ ڈیٹا تک رسائی حاصل ہے، سیکورٹی کلیئرنس میں کسی بھی تبدیلی، نامکمل ریکارڈنگ کی غلطی، اور ریکارڈز کو ضائع کرنے کے تابع ہیں. کسی بھی اہم اعداد و شمار کے لئے رپورٹ شامل کریں.
